Създаване и редактиране на класификации

Класификация може най-лесно да бъде описана като папка , в която вмъквате документите от същия тип. В наши дни електронната документация се сортира с помощта на класификации и Схема на класификацията.

Класификацията на документите ви позволява да сортирате и групирате документи в зависимост от техните свойства и маркира групата на документите, към която принадлежи. Когато класификациите са определени, документите са по-лесни за сортиране и следователно за намиране.

Освен сортиране на документи, класификацията също така определя обработката на документи. Тя определя в коя Склад документите ще бъдат съхранявани (електронна документация, сертифицирана електронна документация, местна електронна документация, без склад), колко дълго ще бъдат съхранявани и така нататък.

Ако искате да използвате конкретна класификация (папка) и да поставите документи в нея, можете или да коригирате съществуващата класификация, или да създадете нова в зависимост от вашите нужди и да определите необходимите настройки. По-долу вижте инструкциите за създаване и редактиране на класификации.

СЪВЕТ След успешно прехвърляне на предварително подготвената Схема на класификацията чрез уеб услуга в регистъра, можете да продължите със създаването и редактирането на класификации в зависимост от нуждите на вашата компания. За техническите инструкции и описания на полета, вижте главата Схема на класификацията.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Компанията Текта извършва проекти за сглобяване на палатки. Компанията иска да съхранява правилно проектната документация, тъй като тази документация е основата за фактуриране. С тази цел компанията издаде вътрешен документ за съхранение на проектната документация и подходящо допълни Схемата на класификацията. Отговорното лице създаде нови допълнителни класификации и определи необходимите настройки, както следва: Създаване на нова класификация Въвеждане на общи данни за класификацията Метаданни

СЪВЕТ За съхранение на проектната документация важат срокове, определени от възложителя, както и срокове, определени от законодателството. Ако възложителят например определи, че определена документация трябва да се съхранява за 8 години, а законодателството определя, че документацията трябва да се съхранява за 10 години, документацията трябва да се съхранява за 10 години. За повече информация вижте главата Законодателство и актове.

1. Създаване на нова класификация

Отговорното лице в компанията Текта иска да добави нова класификация за съхранение на проектната документация в Схемата на класификацията, прехвърлена чрез уеб услуга.

СЪВЕТ За повече информация относно процеса на прехвърляне на Схемата на класификацията чрез уеб услуга, вижте случая Прехвърляне на предварително подготвена Схема на класификацията.

Отговорното лице избира Настройки | Документация | Схема на класификацията меню.

За да създадете нова класификация, отговорното лице кликва на (Вмъкване на запис) бутона в лентата с инструменти.

В таблицата с класификации, се създава нов запис.

След това отговорното лице въвежда данни в полетата.

2 Въвеждане на общи данни за класификацията

В Общите данни на класификацията, отговорното лице въвежда данни.

Отговорното лице поставя новата класификация в Схемата на класификацията, като въвежда кода. В този случай отговорното лице въвежда 5531 в полето ID .

Отговорното лице определя надкласфикацията на класификацията, като избира 553 - Проекти от падащия списък в полето Надклас .

СЪВЕТ За да навигирате по-лесно в Схемата на класификацията, използвайте Намери класификации полето.

След избиране на надкласфикацията, класификацията се поставя в Схемата на класификацията.

В съответствие с вътрешния документ на компанията, отговорното лице въвежда името на класификацията в Тип на материала полето.

В този случай класификацията ще се използва за съхранение на проектната документация за сглобяване в рамките на ЕС.

Според вътрешния документ на компанията, отговорното лице определя Тип на материала и неговата валидност за съхранение.

В полето Тип на материала отговорното лице избира опцията: Архивен материал от падащия списък, тъй като това е материал, който има трайно значение за бизнеса дълго след създаването си.

СЪВЕТ За повече информация относно разликите между документален и архивен материал, вижте статията Какво е архивен материал (на словенски). Правилата за архивиране или съхранение на материал за специфична дейност или тип материал са регламентирани с Закон за защита на документите и архивите и архивните институции.

Отговорното лице определя Валидност: 10, и в полето Тип избира опцията: Години от падащия списък, така че документацията ще бъде съхранявана за 10 години.

Отговорното лице за класификацията ще бъде Адела Администратор.

За да направи това, отговорното лице избира: Адела Администратор от падащия списък в полето Отговорно лице . Това позволява по-лесно търсене в електронната документация.

Отговорното лице задава броя на дните за ескалация в Ескалация (дни) полето на 8; отговорното лице иска задачата да бъде изпълнена в този срок, в противен случай тя ще бъде прехвърлена на друг потребител.

В полето Работен поток определете подразбиращия се електронен работен поток , който автоматично се стартира при архивиране на нов документ с тази класификация. Ако електронният работен поток не е определен, оставете полето празно.

В този случай искате проектният мениджър да потвърди тези документи, така че отговорното лице избира електронен работен поток Потвърждение на документа.

Тъй като този тип проектна документация не изисква специално съхранение, предписано от закона, а поставянето в цифровия архив е предназначено основно за по-бърз достъп, отговорното лице определя по-евтиното, редовно съхранение (електронна документация) в полето Склад .

Промените в настройките на класификацията се потвърдиха с кликване на (Пост редактиране) бутона в лентата с инструменти.

В съответствие с вътрешния документ за съхранение на проектната документация, отговорното лице създава друга класификация: "Проектна документация за сглобяване извън ЕС" по същия начин.

След това отговорното лице въвежда метаданни.

3. Метаданни

В стъпка три, отговорното лице задава ключови данни или метаданни за класификацията. Метаданните позволяват по-лесно търсене и работа с документация. Отговорното лице също така задава задължителен запис на метаданни.

Отговорното лице иска да копира метаданни от създадената класификация "Не класифициран", която е избрана в полето Категория .

С кликване на Копиране бутона, метаданните се копират.

По класификацията, отговорното лице иска да използва метаданни от полетата на документа за предмет и класификация.

За да направи това, отговорното лице маркира квадратчето в редовете на избраните метаданни в полето Видимо , или Име за показване: Предмет и Класификация.

Отговорното лице също така иска записът на метаданни за Предмет и Класификация да бъде задължителен. С тази цел отговорното лице оставя отметките за редовете Предмет и Класификация в колоната Задължителен отбелязани.

Към класификацията, отговорното лице иска да добави нови метаданни за ръчно въвеждане на данни: Номер на проектния договор.

Отговорното лице избира последния ред и натиска клавиша надолу на клавиатурата.

В полето Име за показване и полето Променлива отговорното лице въвежда: Номер на проектния договор.

СЪВЕТ Полето Име за показване и полето Променлива са задължителни полета.

Отговорното лице проверява квадратчетата Задължителен и Видим .

Промените се запазват с кликване на (Пост редактиране) бутона в лентата с инструменти.

СЪВЕТ Вкладката Документи в класификацията позволява бърз преглед на запазените документи от избраната класификация. Документите в документацията се достъпват чрез Настройки | Документация | Документи меню.