Kreiranje i uređivanje klasifikacija

Klasifikacija se najlakše može predstaviti kao registrator u koji odlažemo/smještamo dokumente istog tipa. Danas, elektronsku dokumentaciju razvrstavamo pomoću klasifikacija i klasifikacijskog plana.

Klasifikacija dokumenata omogućava sortiranje i grupisanje dokumenata prema njihovim svojstvima i ukazuje na grupu dokumenata kojoj dokumenti pripadaju. Kada se definišu klasifikacije, dokumente je lakše razvrstavati i, shodno tome, pronaći.

Pored razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa dokumentima. Dakle, određuje u kojem Skladištu će se dokumenti čuvati (eDokumentacija, Lokalna eDokumentacija, Bez skladišta), koliko dugo će se čuvati i slično.

Ako želimo koristiti određenu klasifikaciju (registator) i u nju smještati dokumente, možemo ili prilagoditi postojeću ili, na osnovu vlastitih potreba, kreirati novu klasifikaciju i definisati njene postavke. U nastavku možete naći uputstva za kreiranje i uređivanje klasifikacija.

SAVJET Nakon uspješnog prijenosa unaprijed pripremljenog klasifikacijskog plana preko Web servisa, u šifrantu možete dalje kreirati i uređivati klasifikacije shodno potrebama vaše kompanije. Tehnička uputstva i opise polja možete pronaći i pročitati u poglavlju Klasifikacijski plan.

Opis primjera Kompanija Tecta izvodi projekte montaže šatora. Također, preduzeće želi da uredno vodi projektnu dokumentaciju jer je projektna dokumentacija osnova za fakturisanje. U tu svrhu je izrađen interni dokument za čuvanje projektne dokumentacije i skodno tome, dopunjen je Klasifikacijski plan. Odgovorna osoba je kreirala nove, dodatne klasifikacije i definisala odgovarajuća podešavanja prema sljedećim koracima: Kreiranje nove klasifikacije Unos osnovnih podataka klasifikacije Meta podaci

SAVJET Za čuvanje projektne dokumentacije postoje rokovi koje je šef finansija odredio u tenderu, kao i rokovi utvrđeni zakonom. Ako šef finansija, na primjer, utvrđuje da se određena dokumentacija treba čuvati 8 godina, ali je zakonski propisan rok za čuvanje istih dokumenata 10 godina, dokumentaciju treba čuvati 10 godina. Više informacija možete pronaći u poglavlju Zakoni i propisi

1. Kreiranje nove klasifikacije

Odgovorna osoba u preduzeću Tecta želi da u Klasifikacijski plan, koji je prenijela putem Web servisa, doda novu klasifikaciju koja će biti namijenjena čuvanju projektne dokumentacije.

SAVJET O postupku prijenosa klasifikacijskog plana putem Web servisa pročitajte u korisničkom primjeru Prijenos unaprijed pripremljenog Klasifikacijskog plana.

Odabere meni Postavke | Dokumentacija | Klasifikacijski plan.

Za kreiranje nove klasifikacije, na alatnoj traci klikne na (Novi zapis).

U tabeli klasifikacija se kreira novi zapis.

Nastavlja sa unosom podataka u unosna polja.

2. Unos osnovnih podataka klasifikacije

U Osnovne podatke klasifikacije unosi podatke.

Novu klasifikaciju unosi u klasifikacijski plan upisom šifre. U našem primjeru, u polje Šifra unosi: 5531.

Klasifikaciji dodjeljuje nadređenu klasifikaciju tako što sa padajuće liste bira Nadređeni: 553 - Projekti.

SAVJET Za lakšu navigaciju u Klasifikacijskom planu koristite Pretragu klasifikacije.

Nakon odabira nadređene klasifikacije, klasifikacija se smješta u Klasifikacijski plan.

U skladu sa internim dokumentom kompanije, upisuje naziv klasifikacije u polje Vrsta gradiva.

U našem primjeru, za klasifikaciju će se koristiti skladište projetkne dokumentacije montaže u EU.

Na osnovu internog dokumenta preduzeća, klasifikacija određuje o kakvoj se Vrsti gradiva radi i koliko je važenje čuvanja.

U polju Vrsta gradiva, sa padajuće liste bira opciju: Arhivsko gradivo, jer je riječ o gradivu koje ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka.

SAVJET Više o razlikama među dokumentarnom i arhivskom građom pročitajte u Zakonu o arhivskoj građi. Pravila arhiviranja, odnosno, čivanja gradiva za pojedinačnu djelatnost ili vrstu gradiva uređuje Zakon o arhivskoj građi Bosne i Hercegovine

Navodi Važenje: 10 i u polju Tip, sa padajuće liste bira opciju: Godina, pošto dokument želi čuvati 10 godina.

Odgovorna osoba za klasifikaciju bit će Adela Administrator.

U tu svrhu, u polju Odgovorna osoba, sa padajuće liste bira korisnika: Adela Administrator, što omogućava lakšu pretragu u eDokumentaciji.

Broj dana eskalacije u polju Eskalacija (dani) određuje na 8, jer želi da se zadata odradi tokom ovog vremena ako se ne premjesti na drugog korisnika.

U polju Poslovni proces navodi zadato eProces, koji se automatski pokreće kada se arhivira novi dokument sa ovom klasifikacijom. Ako nemamo definisani eProces, polje ostavljamo prazno.

U našem primjeru želimo da ove dokumente odobri projektni menadžer, stoga odgovorna osoba biraeProces za potvrđivanje dokumenta.

Kako ovakva projektna dokumentacija ne zahtijeva posebno, zakonom propisano, skladište, već je ulazak u digitalnu arhivu prvenstveno namijenjen bržem pristupu, u polju Skladište za ovu klasifikaciju, navodimo oPADMS baza podataka.

Odgovorna osoba potvrđuje promjene postavki klasifikacije klikom na dugme  (Sačuvaj promjene) na alatnoj traci.

U skladu sa internim dokumentom za čuvanje projektne dokumentacije, na isti način se izrađuje i Klasifikacija: Projektna dokumentacija.

Nastavlja sa unosom metapodataka.

3. Metapodaci

U trećem koraku postavlja ključne podatke, odnosno, Metapodatke za klasifikaciju. Ovaj posljednji korak olakšava pronalaženje i rad sa dokumentacijom. Također, podešava obavezan unos Metapodataka.

Metapodatke želi kopirati iz kreirane klasifikacije »Nije klasificirano«, koju bira u polju Klasifikacija.

Klikom na dugme Kopiraj, metapodaci se prekopiraju.

Na klasifikaciji želi koristiti metapodatke iz polja dokumenta subjekt i klasifikacija.

U tu svrhu, na listi metapodataka u koloni Vidljiv označi izborno polje u poziciji izabranih metapodataka, odnosno Prikazan naziv Subjekt i Klasifikacija.

Također, želi da unos metapodataka za Subjekt i Klasifikaciju bude obavezan. U tu svrhu, u koloni Obavezno, označava izborno polje za potvrdu, za pozicije Subjekt i Klasifikacija.

Želi još dodati nove metapodatke u klasifikaciju, za ručni unos podataka: Br. ugovora projekta.

Bira posljednji red i klikne na taster sa strelicom nadolje na tastaturi.

U polju Prikazan naziv i Variable name upisuje: Br. ugovora projekta.

SAVJET Prikazan naziv i Variable name (ime promjenljive) su obavezna polja.

Označava polja za potvrdu Obavezno i Vidljivo

Promjene potvrđuje klikom na dugme (Sačuvaj promjene) na alatnoj traci.

SAVJET Tab Dokumenti na klasifikaciji omogućava brži pregled sačuvanih dokumenata izabrane klasifikacije. Do dokumenata u dokumentaciji dolazimo putem menija Postavke | Dokumentacija | Dokumenti.