Kreiranje in urejanje klasifikacij

Klasifikacijo si najlažje predstavljamo kot fascikel, v katerega vlagamo/vstavljamo dokumente istega tipa. Danes elektronsko dokumentacijo razvrščamo s pomočjo klasifikacij in klasifikacijskega načrta.

Klasifikacija dokumentov omogoča sortiranje in združevanje dokumentov glede na njihove lastnosti in označuje skupino dokumentov v katero spada. Ko opredelimo klasifikacije, dokumente lažje razvrščamo in posledično tudi najdemo.

Klasifikacija poleg razvrščanja dokumentov določa tudi ravnanje z dokumenti. Določa v kateri Hrambi se bodo dokumenti hranili (eDokumentacija, Certificirana eDokumentacija, Lokalna eDokumentacija, Brez hrambe), koliko časa se bodo hranili in podobno.

Če želimo uporabljati določeno klasifikacijo (fascikel) in vanjo umeščati dokumente, bodisi prilagodimo obstoječo ali pa glede na lastne potrebe kreiramo novo in opredelimo ustrezne nastavitve. V nadaljevanju boste našli navodila za kreiranje in urejanje klasifikacij.

Namig Po uspešnem prenosu pred pripravljenega klasifikacijskega načrta preko Spletne storitve v šifrant, lahko nadaljujete s kreiranjem in urejanjem klasifikacij po meri našega podjetja. Tehnična navodila in opise polj preberite v poglavju Klasifikacijski načrt.

Opis primera Podjetje Tecta izvaja projekte montaže šotorov. Projektno dokumentacijo želi ustrezno hraniti, saj je projektna dokumentacija osnova za fakturiranje. V ta namen je izdelalo interni dokument za hranjenje projektne dokumentacije ter ustrezno dopolnilo Klasifikacijski načrt. Odgovorna oseba je kreirala nove dodatne klasifikacije in opredelila ustrezne nastavitve po korakih: Kreiranje nove klasifikacije Vnos osnovnih podatkov klasifikacije Metapodatki

Namig Za hrambo projektne dokumentacije veljajo tako roki, ki jih v razpisu določi financer, kot tudi roki, ki jih določa veljavna zakonodaja. Če financer npr. določi, da je treba določeno dokumentacijo hraniti 8 let, zakonodaja pa za iste dokumente določa rok hrambe 10 let, je treba dokumentacijo hraniti 10 let. Za več informacij najdete v poglavju Zakonodaja in predpisi.

1. Kreiranje nove klasifikacije

Odgovorna oseba podjetja Tecta želi v Klasifikacijski načrt, ki ga je prenesla preko Spletne storitve, dodati novo klasifikacijo, ki bo namenjena hranjenju projektne dokumentacije.

Namig Postopek prenosa klasifikacijskega načrta preko Spletne storitve preberite v uporabniškem primeru Prenos predpripravljenega Klasifikacijskega načrta.

Izbere meni Nastavitve | Dokumentacija | Klasifikacijski načrt.

Za kreiranje nove klasifikacije v orodni vrstici klikne na gumb  (Vnesi zapis).

V tabeli klasifikacij se kreira nov zapis.

Nadaljuje z vnosom podatkov v vnosna polja.

2. Vnos osnovnih podatkov klasifikacije

V Osnovne podatke klasifikacije vnese podatke.

Novo klasifikacijo umesti v klasifikacijski načrt z vpisom šifre. V našem primeru v polje Šifra vnese: 5531.

Klasifikaciji določi nadrejeno klasifikacijo tako, da s spustnega seznama polja Nadrejeni izbere: 553 - Projekti.

Namig Za lažjo navigacijo v Klasifikacijskem načrtu uporabite Iskanje klasifikacij.

Po izbiri nadrejene klasifikacije se klasifikacija umesti v Klasifikacijski načrt.

Skladno z internim dokumentom podjetja, vpiše naziv klasifikacije v polje Vrsta gradiva.

V našem primeru se bo klasifikacija uporabljala za hrambo projektne dokumentacije montaž znotraj EU.

Glede na interni dokument podjetja, za klasifikacijo določi za kakšen Tip gradiva gre in njegovo veljavnost hrambe.

V polju Tip gradiva s spustnega seznama izbere možnost: Arhivsko gradivo, saj je to gradivo, ki ima trajen pomen za poslovanje še zelo dolgo po njegovem nastanku.

Namig Več o razlikah med dokumentarnim in arhivskim gradivom preberite v članku Kaj je arhivsko gradivo.  Pravila o arhiviranju oz. hrambi gradiva za posamezno dejavnost oz. vrsto gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA).

Določi Veljavnost: 10 in v polju Tip s spustnega seznama izbere možnost: Leta, saj želijo to hraniti 10 let.

Odgovorna oseba za klasifikacijo bo Adela Administracija.

V ta namen v polju Odgovorna oseba, s spustnega seznama izbere uporabnika: Adela Administracija, kar omogoča lažje iskanje v eDokumentaciji.

Število dni eskalacije v polju Eskalacija (dni) določi 8, saj želi da se v tem času uredi opravilo, če ne se premakne na drugega uporabnika.

V polju Poslovni proces določimo privzeti eProces, ki samodejno zažene ob arhiviranju novega dokumenta s to klasifikacijo. Če eProcesa nimamo definiranega, potem polje pustimo prazno.

V našem primeru, želimo, da te dokumente potrdi vodja projektov, zato izbere eProces Potrjevanje dokumenta.

Ker taka projektna dokumentacija ne zahteva posebnih zakonsko predpisanih hranjenj, ampak je vnos v digitalni arhiv namenjen predvsem hitrejšemu dostopu, v polju Hramba tej klasifikaciji določimo cenejšo običajno hrambo (eDokumentacija).

Spremembe nastavitev klasifikacije potrdi s klikom na gumb  (Shrani spremembe) v orodni vrstici.

Skladno z internim dokumentom za hranjenje projektne dokumentacije, na enak način kreira še Klasifikacijo: Projektna dokumentacija montaže izven EU.

Nadaljuje na vnos metapodatkov.

3. Metapodatki

V tretjem koraku, nastavi ključne podatke oz. Metapodatke za klasifikacijo. Slednji omogočajo lažje iskanje in delo z dokumentacijo. Nastavi tudi obvezen vnos Metapodatkov.

Metapodatke želi kopirati iz kreirane klasifikacije »Ni klasificirano«, kar izbere v polju Klasifikacija.

S klikom na gumb Kopiraj se metapodatki prekopirajo.

Na klasifikaciji želi uporabiti metapodatke iz polj dokumenta o subjektu in klasifikaciji.

V ta namen na seznamu metapodatkov v stolpcu Vidno označi izbirno polje v pozicijah izbranih metapodatkov oz. Prikazano ime: Subjekt in Klasifikacija.

Prav tako želi, da je vnos metapodatkov za Subjekt in Klasifikacija obvezen. V ta namen v stolpcu Obvezno, ohrani označeni izbirni polji, za poziciji Subjekt in Klasifikacija.

Na klasifikacijo želi dodati še nov metapodatek, za ročni vpis podatkov: Št. pogodbe projekta.

Izbere zadnjo vrstico in pritisne smerno tipko navzdol, na tipkovnici.

V polji Prikazano ime in Variable name vpiše: Št. pogodbe projekta.

Namig Prikazano ime in Variable name (ime spremenljivke) sta obvezni polji.

Obkljuka še izbirni polji Obvezno in Vidno.

Spremembe potrdi s klikom na gumb  (Shrani spremembe) v orodni vrstici.

Namig Zavihek Dokumenti na klasifikaciji omogoča hiter pregled shranjenih dokumentov izbrane klasifikacije. Do dokumentov v dokumentaciji dostopamo preko menija Nastavitve | Dokumentacija | Dokumenti.