Crearea și editarea clasificărilor

Clasificare poate fi descrisă cel mai ușor ca un dosar în care introduceți documentele de același tip. În zilele noastre, documentația electronică este sortată folosind clasificări și Schema de Clasificare.

Clasificarea documentelor vă permite să sortezi și grupezi documentele în funcție de proprietățile lor și marchează grupul de documente căruia îi aparține. Când clasificările sunt determinate, documentele sunt mai ușor de sortat și, prin urmare, de găsit.

Pe lângă sortarea documentelor, clasificarea determină și manipularea documentelor. Aceasta determină în ce Depozitare vor fi stocate documentele (eDocumentație, eDocumentație Certificată, eDocumentație Locală, Fără Depozitare), cât timp vor fi stocate și așa mai departe.

Dacă doriți să utilizați o clasificare (dosar) specifică și să plasați documente în ea, puteți ajusta clasificarea existentă sau crea una nouă conform nevoilor dvs. și să determinați setările necesare. Mai jos, vedeți instrucțiunile pentru crearea și editarea clasificărilor.

SUGESTIE După ce ați transferat cu succes Schema de Clasificare pre-pregătită prin Web Service în registru, puteți continua cu crearea și editarea clasificărilor conform nevoilor companiei dvs. Pentru instrucțiunile tehnice și descrierile câmpurilor, consultați capitolul Schema de Clasificare .REZUMAT CAZ

Compania Tecta desfășoară proiecte de asamblare de corturi. Compania dorește să stocheze corect documentația proiectului, deoarece această documentație este baza pentru facturare. În acest scop, compania a emis un document intern pentru stocarea documentației proiectului și a completat corespunzător Schema de Clasificare. Persoana responsabilă a creat noi clasificări suplimentare și a determinat setările necesare astfel: Crearea unei noi clasificări Introducerea datelor generale ale clasificării Metadate SUGESTIE

Pentru stocarea documentației proiectului, se aplică limitele de timp stabilite de autoritatea contractantă, precum și limitele de timp stabilite de legislație. Dacă autoritatea contractantă de exemplu, determină că anumite documentații trebuie să fie stocate timp de 8 ani și legislația determină că documentația trebuie să fie stocată timp de 10 ani, documentația trebuie să fie stocată timp de 10 ani. Pentru mai multe informații, consultați capitolul Legislație și Acte. 1.

Crearea unei noi clasificări Persoana responsabilă din compania Tecta dorește să adauge o nouă clasificare pentru stocarea documentației proiectului în

Schema de Clasificare ,transferată prin Web Service. SUGESTIE

Pentru mai multe informații despre procesul de transfer al Schemei de Clasificare prin Web Service, consultați cazul de utilizare Transferul Schemei de Clasificare Pre-pregătită .Persoana responsabilă selectează

Setări | Documentație | Schema de Clasificare din meniul. Pentru a crea o nouă clasificare, persoana responsabilă face clic pe

( Inserare înregistrare) butonul din bara de instrumente.În

tabelul clasificărilor , se creează o nouă înregistrare.Următorul pas, persoana responsabilă introduce date în câmpuri.

2

Introducerea datelor generale ale clasificării În

Date generale ale clasificării, persoana responsabilă introduce date. Persoana responsabilă plasează noua clasificare în Schema de Clasificare prin introducerea codului. În acest caz, persoana responsabilă introduce 5531 în câmpul

ID . Persoana responsabilă determină clasificarea superioară a clasificării selectând 553 - Proiecte din lista derulantă în câmpul

Superior . SUGESTIE

Pentru a naviga mai ușor în Schema de Clasificare, utilizați câmpul Găsește clasificări . După selectarea clasificării superioare, clasificarea este plasată înSchema de Clasificare

. În conformitate cu documentul intern al companiei, persoana responsabilă introduce numele clasificării în câmpulTip de Material

. În acest caz, clasificarea va fi utilizată pentru stocarea documentației proiectului pentru asamblare în cadrul UE. Conform documentului intern al companiei, persoana responsabilă determină

Tipul de Material

și valabilitatea stocării acestuia. În câmpul Tip de Material

, persoana responsabilă selectează opțiunea: Material Arhivistic din lista derulantă, deoarece acesta este materialul care are o semnificație durabilă pentru afaceri mult timp după crearea sa. SUGESTIE Pentru mai multe informații despre diferențele dintre materialul documentar și materialul arhivistic, consultați articolul

Ce este materialul arhivistic (în slovenă). Regulile pentru arhivare sau stocarea materialului pentru o activitate specifică sau un tip de material sunt reglementate prin Legea privind Protecția Documentelor și Arhivelor și Instituțiilor Arhivistice. Persoana responsabilă determină Valabilitatea

: 10, iar în câmpul Tip, selectează opțiunea: Ani din lista derulantă, astfel încât documentația să fie stocată timp de 10 ani. Persoana responsabilă pentru clasificare va fi Adele Administrator. Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă selectează: Adele Administrator din lista derulantă în câmpul

Persoana Responsabilă

. Acest lucru permite o căutare mai ușoară în eDocumentație. Persoana responsabilă setează numărul de zile de escaladare în câmpul Escaladare (zile)

la 8; persoana responsabilă dorește ca sarcina să fie realizată în acest timp, altfel va fi mutată la un alt utilizator. În câmpul Flux de lucru

, determinați eFlux de lucru implicit care rulează automat la arhivarea unui nou document cu această clasificare. Dacă eFluxul de lucru nu este definit, lăsați câmpul gol. În acest caz, doriți ca managerul de proiect să confirme aceste documente, astfel încât persoana responsabilă selectează eFlux de lucru Confirmarea Documentului

. Deoarece acest tip de documentație de proiect nu necesită o stocare specială prescrisă de lege, dar plasarea în arhiva digitală este destinată în principal pentru acces mai rapid, persoana responsabilă determină stocarea mai ieftină, regulată (eDocumentație) în câmpulDepozitare

. Modificările setărilor unei clasificări sunt confirmate făcând clic pe (

Post edit ) butonul din bara de instrumente.În conformitate cu documentul intern pentru stocarea documentației proiectului, persoana responsabilă creează o altă Clasificare: "Documentație proiect pentru asamblare în afara UE" în același mod.Următorul pas, persoana responsabilă introduce metadate.

3.

Metadate

În pasul trei, persoana responsabilă setează datele cruciale sau Metadate

pentru clasificare. Metadatele permit o căutare și o utilizare mai ușoară a documentației. Persoana responsabilă setează, de asemenea, introducerea obligatorie a Metadatelor. Persoana responsabilă dorește să copieze metadatele din clasificarea creată " Neclasificat

", care este selectată în câmpulCategorie. Făcând clic pe Copiere

butonul, metadatele sunt copiate. Pe clasificare, persoana responsabilă dorește să utilizeze metadate din câmpurile documentului despre subiect și clasificare. Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă marchează caseta de selectare în liniile metadatelor selectate în câmpul

Vizibil

sau Nume Afișat : Subiect și Clasificare. Persoana responsabilă dorește, de asemenea, ca introducerea metadatelor pentru Subiect și Clasificare să fie obligatorie. În acest scop, persoana responsabilă păstrează casetele de selectare pentru liniile Subiect și Clasificare marcate în coloanaObligatoriu

. La clasificare, persoana responsabilă dorește să adauge noi metadate

pentru introducerea manuală a datelor: Nr. contract proiect. Persoana responsabilă selectează ultima linie și apasă tasta săgeată în jos de pe tastatură. În câmpurile

Nume Afișat

și Nume Variabil , persoana responsabilă introduce: Nr. contract proiect. SUGESTIE

Nume Afișat și Nume Variabil sunt câmpuri obligatorii. Persoana responsabilă verifică casetele de selectare Obligatoriu

și Vizibil . Modificările sunt salvate făcând clic pe (

Post edit ) butonul din bara de instrumente.SUGESTIE

Documente fila de pe clasificare permite o vizualizare rapidă a documentelor salvate ale clasificării selectate. Documentele din documentație sunt accesate prin meniul Setări | Documentație | Documente . TEME CONEXE: Schema de Clasificare