Krijimi dhe redaktimi i klasifikimeve

Klasifikimi mund të përshkruhet më lehtë si një dosje në të cilën futni dokumentet e të njëjtit lloj. Në ditët e sotme, dokumentacioni elektronik renditet duke përdorur klasifikime dhe Skema e Klasifikimit.

Klasifikimi i dokumenteve ju mundëson të renditni dhe gruponi dokumentet sipas karakteristikave të tyre dhe shënon grupin e dokumenteve, në të cilin i përket. Kur klasifikimet përcaktohen, dokumentet janë më të lehta për t'u renditur dhe, për rrjedhojë, për t'u gjetur.

Përveç renditjes së dokumenteve, klasifikimi gjithashtu përcakton menaxhimin e dokumenteve. Ai përcakton në cilin Ruajtje do të ruhen dokumentet (eDokumentacion, eDokumentacion i Certifikuar, eDokumentacion Lokal, Pa Ruajtje), sa kohë do të ruhen, dhe kështu me radhë.

Nëse dëshironi të përdorni një klasifikim (dosje) specifik dhe të vendosni dokumente në të, mund të rregulloni klasifikimin ekzistues ose të krijoni një të ri sipas nevojave tuaja dhe të përcaktoni cilësimet e kërkuara. Më poshtë, shihni udhëzimet për krijimin dhe redaktimin e klasifikimeve.

KËSHILLË Pas transferimit të suksesshëm të Skemës së Klasifikimit të përgatitur paraprakisht përmes Shërbimit Web në regjistër, mund të vazhdoni me krijimin dhe redaktimin e klasifikimeve sipas nevojave të kompanisë suaj. Për udhëzimet teknike dhe përshkrimet e fushave, shihni kapitullin Skema e Klasifikimit.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Kompania Tecta kryen projekte për montimin e çadrave. Kompania dëshiron të ruajë saktë dokumentacionin e projekteve, pasi ky dokumentacion është baza për faturimin. Për këtë qëllim, kompania ka lëshuar një dokument të brendshëm për ruajtjen e dokumentacionit të projekteve dhe ka plotësuar në mënyrë të përshtatshme Skemën e Klasifikimit. Personi përgjegjës krijoi klasifikime të reja shtesë dhe përcaktoi cilësimet e kërkuara si më poshtë: Krijimi i një klasifikimi të ri Futja e të dhënave të përgjithshme të klasifikimit Metadata

KËSHILLË Për ruajtjen e dokumentacionit të projekteve, zbatohen kufizimet kohore të përcaktuara nga autoriteti kontraktues, si dhe kufizimet kohore të përcaktuara nga legjislacioni. Nëse autoriteti kontraktues p.sh. përcakton që një dokumentacion i caktuar duhet të ruhet për 8 vjet dhe legjislacioni përcakton që dokumentacioni duhet të ruhet për 10 vjet, dokumentacioni duhet të ruhet për 10 vjet. Për më shumë informacion, shihni kapitullin Legjislacioni dhe Aktet.

1. Krijimi i një klasifikimi të ri

Personi përgjegjës në kompaninë Tecta dëshiron të shtojë një klasifikim të ri për ruajtjen e dokumentacionit të projekteve në Skema e Klasifikimit, e transferuar përmes Shërbimit Web.

KËSHILLË Për më shumë informacion mbi procesin e transferimit të Skemës së Klasifikimit përmes Shërbimit Web, shihni rastin e përdorimit Transferimi i Skemës së Klasifikimit të Përgatitur Paraprakisht.

Personi përgjegjës zgjedh menunë Cilësimet | Dokumentacioni | Skema e Klasifikimit .

Për të krijuar një klasifikim të ri, personi përgjegjës klikon butonin (Shto regjistrim) në shiritin e mjeteve.

Në tabelën e klasifikimeve, krijohet një regjistrim i ri.

Më pas, personi përgjegjës fut të dhëna në fusha.

2 Futja e të dhënave të përgjithshme të klasifikimit

Në Të dhënat e përgjithshme të klasifikimit, personi përgjegjës fut të dhëna.

Personi përgjegjës vendos klasifikimin e ri në Skemën e Klasifikimit duke futur kodin. Në këtë rast, personi përgjegjës fut 5531 në fushën ID .

Personi përgjegjës përcakton klasifikimin superior të klasifikimit duke zgjedhur 553 - Projekte nga lista rënëse në fushën Superior .

KËSHILLË Për të naviguar më lehtë në Skemën e Klasifikimit, përdorni fushën Gjej klasifikimet .Pas zgjedhjes së klasifikimit superior, klasifikimi vendoset në

Skema e Klasifikimit .Në përputhje me dokumentin e brendshëm të kompanisë, personi përgjegjës fut emrin e klasifikimit në fushën

Lloji i Materialit . Në këtë rast, klasifikimi do të përdoret për ruajtjen e dokumentacionit të projekteve për montim brenda BE-së.

Sipas dokumentit të brendshëm të kompanisë, personi përgjegjës përcakton

Llojin e Materialit të klasifikimit dhe vlefshmërinë e ruajtjes së tij. Në

Lloji i Materialit fushë, personi përgjegjës zgjedh opsionin: Material Arkivor nga lista rënëse, pasi ky është materiali që ka një rëndësi të qëndrueshme për biznesin shumë kohë pas krijimit të tij. KËSHILLË

Për më shumë informacion mbi dallimet midis materialit dokumentar dhe atij arkivor, shihni artikullin Çfarë është materiali arkivor (në sllovenisht). Rregullat për arkivimin, ose ruajtjen e materialit për një aktivitet specifik, ose lloj materiali, rregullohen me Ligjin për Mbrojtjen e Dokumenteve dhe Arkivave dhe Institucioneve Arkivore. Personi përgjegjës përcakton

Vlefshmërinë : 10, dhe në fushënLloji , zgjedh opsionin: Vite nga lista rënëse, kështu që dokumentacioni do të ruhet për 10 vjet. Personi përgjegjës për klasifikimin do të jetë Adele Administrator.

Për ta bërë këtë, personi përgjegjës zgjedh: Adele Administrator nga lista rënëse në fushën

Personi Përgjegjës . Kjo mundëson kërkimin më të lehtë në eDokumentacion. Personi përgjegjës vendos numrin e ditëve të përshkallëzimit në fushën Përshkallëzim (ditë)

në 8; personi përgjegjës dëshiron që detyra të përfundohet brenda kësaj kohe, përndryshe do të kalojë te një përdorues tjetër. Në fushën Fluksi i Punës

, përcaktoni eFluksi i Punës që automatikisht ekzekutohet kur arkivohet një dokument i ri me këtë klasifikim. Nëse eFluksi i Punës nuk është i përcaktuar, lëreni fushën bosh. Në këtë rast, dëshironi që menaxheri i projektit të konfirmojë këto dokumente, kështu që personi përgjegjës zgjedh eFluksi i Punës Konfirmimi i Dokumentit

. Meqenëse ky lloj dokumentacioni të projekteve nuk kërkon ruajtje të veçantë të përcaktuar me ligj, por vendosja në arkivin digjital synohet kryesisht për qasje më të shpejtë, personi përgjegjës përcakton ruajtjen më të lirë, të rregullt (eDokumentacion) në fushënRuajtje

. Ndryshimet në cilësimet e klasifikimit konfirmohen duke klikuar butonin (

Posto redaktimin ) në shiritin e mjeteve.Në përputhje me dokumentin e brendshëm për ruajtjen e dokumentacionit të projekteve, personi përgjegjës krijon një tjetër Klasifikim: "Dokumentacioni i projekteve për montim jashtë BE-së" në të njëjtën mënyrë.Më pas, personi përgjegjës fut metadata.

3.

Metadata

Në hapin e tretë, personi përgjegjës përcakton të dhënat thelbësore, ose Metadata

për klasifikimin. Metadata mundësojnë kërkimin dhe punën më të lehtë me dokumentacionin. Personi përgjegjës gjithashtu përcakton futjen e detyrueshme të Metadata. Personi përgjegjës dëshiron të kopjojë metadata nga klasifikimi i krijuar " Jo i Klasifikuar

", i cili zgjidhet në fushënKategoria. Duke klikuar butonin Kopjo

, metadata kopjohet. Në klasifikim, personi përgjegjës dëshiron të përdorë metadata nga fushat e dokumentit për subjektin dhe klasifikimin. Për ta bërë këtë, personi përgjegjës shënon kutinë e zgjedhjes në rreshtat e metadata të zgjedhura në fushën

E dukshme

, ose Emri i Shfaqjes : Subjekti dhe Klasifikimi. Personi përgjegjës gjithashtu dëshiron që futja e metadata për Subjektin dhe Klasifikimin të jetë e detyrueshme. Për këtë qëllim, personi përgjegjës mban të shënuara kutitë e zgjedhjes për rreshtat Subjekti dhe Klasifikimi në kolonënDetyrueshme

. Në klasifikim, personi përgjegjës dëshiron të shtojë një metadata të re

për futjen manuale të të dhënave: Nr. i kontratës së projektit. Personi përgjegjës zgjedh rreshtin e fundit dhe shtyp çelësin poshtë në tastierë. Në fushat

Emri i Shfaqjes

dhe Emri i Ndryshueshëm , personi përgjegjës fut: Nr. i kontratës së projektit. KËSHILLË

Emri i Shfaqjes dhe Emri i Ndryshueshëm janë fusha të detyrueshme. Personi përgjegjës shënon kutitë e zgjedhjes Detyrueshme

dhe E dukshme . Ndryshimet ruhen duke klikuar butonin (

Posto redaktimin ) në shiritin e mjeteve.KËSHILLË

Tabi Dokumentet në klasifikim mundëson një pasqyrë të shpejtë të dokumenteve të ruajtura të klasifikimit të zgjedhur. Dokumentet në dokumentacion aksesohen përmes menusë Cilësimet | Dokumentacioni | Dokumentet . TEMA TË LIDHURA: