O eDokumentaciji

U ovom poglavlju ćemo vam pojasniti osnovne pojmove i podijeliti s vama osnovne upute i informacije vezane za eDokumentaciju.

UPOZORENJE Navedene dvije funkcionalnosti, eDokumentacija i eProces, su uključene u sve PANTHEON licence! Uslugu eDokumentacija je potrebno aktivirati prije korištenja.

1. Šta je eDokumentacija?

eDokumentacija je usluga elektronskog skladišta dokumenata i dio je PANTHEON DMS (Document Management System - sistema za upravljanje sa dokumentima).

To je centralno skladište SVE dokumentacije koja se upotrebljava i nastaje unutar kompanije, nju primamo i razmjenjujemo sa našim poslovnim partnerima i drugim subjektima.

2. Koje vrste eDokumentacije poznajemo?

Na osnovu načina skladištenja dokumenata, možemo razlikovati:

1. »Običnu« eDokumentaciju, koja čuva dokumente u oblaku i predstavlja zadati oblik skladištenja dokumenata u PANTHEON-u.
2. Lokalna eDokumentacija, koja čuva dokumente u lokalnoj bazi podataka.

Koji dokument će se čuvati u kojem skladištu određeno je vrstom dokumenta, odnosno dodeljenom klasifikacijom.

3. Šta se može čuvati u eDokumentaciji?

U eDokumentaciji se mogu čuvati:

1. Svi primljeni i izdati elektronski dokumenti (npr. e-fakture, e-narudžbe, e-otpremnice,..)
2. primljenu i izdatu poštu (zajedno sa vođenjem poštanskih knjiga),
3. svu računovodstvenu dokumentaciju (izvode računa, zaključke godine, opomene, ...),
4. komercijalnu dokumentaciju (npr. ugovori, aneksi, ...),
5. marketinšku dokumentaciju (npr. katalog proizvoda, brošure, ugovore, ...),
6. tehničku dokumentaciju (npr. uputstva za upotrebu, garantne listove, ...),
7. elektronsku poštu (npr. elektronska pošta i prilozi iz elektronske pošte) i drugo.

U eDokumentaciji možete čuvati SVE elektronske dokumente koji su prethodno bili čuvani na različitim mjestima i u različitim oblicima (papirna dokumentacija - u fasciklama, elektronska - u različitim lokalnim arhivama i slično).

4. Integracija eDokumentacije

eDokumentacija je čvrsto integrisana sa svim PANTHEON funkcijama. U nastavku vam predstavljamo nekoliko primjera integracije:

1. Forma Dokumenti - odgovorne osobe mogu pristupiti svim dokumentima u eDokumentaciji putem Dokumenata, koji se nalaze u meniju Postavke | Dokumentacija. >>Pogledajte primjer.
2. Komercijala/Prodaja - Ukoliko odgovorna osoba u komercijali/prodaji želi da pregleda poslovanje sa pojedinačnim poslovnim partnerom, može pristupiti vezama sa dokumentima u modulu proizvoda, dostupnog preko taba Dokumentacija i Veze u Šifrantu Subjekata. >>Pogledajte primjer.
3. Kadrovska služba - Svaki kadrovski službenik ili službenik drugog odjela može opremiti dokument metapodacima u skladu sa potrebama svog rada. Recimo da su potrebni metapodaci o datumu zaključenja ugovora. U tom slučaju, službenik ne mora tražiti podatke u dokumentu koji ima više stranica, već ih može pogledati u fascikli Personalna mapa, na tabu Metapodaci, u Dokumentaciji. >>Pogledajte primjer.
4. U Proizvodnji - među detaljima radnog naloga, na tabu Dokumenti, odgovorna osoba u proizvodnji može pregledati koja se dokumentacija odnosi na radni nalog. >>Pogledajte primjer.
5. Računovodstvo - računovođa može pristupiti svim dokumentima i povezanim informacijama koje su nastale u procesu njihove obrade. Na primjer, u slučaju da računovođa dobije poziv od dobavljača koji želi provjeriti gdje se zastalo sa plaćanjem njegove fakture. Računovođa to provjerava u Log komentara u Dokumentaciji. Računovođa može pristupiti informacijama: ko, kada i koji zadatak je u vezi sa tim dokumentom pokrenut. >>Pogledajte primjer.

5. Povezivanje eDokumentacije sa ostalim modulima

eDokumentacija je korisna sama po sebi, kao brzo dostupna elektronska arhiva kojojm se lako upravlja. Međutim, elektronsko upravljanje dokumentima svoju punu vrijednost postiže tek kada su uključena i drugi PANTHEON moduli kao npr - eProcesi.

Uz pomoć eProcesa upravljamo operacijama uvoza, izvoza i obrade dokumenata- Evo nekoliko primjera:

• Dokument primljen preko regularne elektronske pošte je skeniran, uvezen u eDokumentaciju i proces potvrđivanja i potpisivanja je započet.
• U eDokumentaciju možemo uvoziti e-fakture ili najčešće skeniranu primljenu fakturu. Proces uvoza e-faktura odvija se putem unaprijed priprepremljenog e Procesa.
• U eDokumentaciju možemo da uvozimo sve vrste dadoteka iz različitih lokacija. Jedan od načina uvoza je uvoz dokumenata iz lokalnog skladišta na vašem računaru ili dokumenata iz foldera vašeg kompanijskog servera. Program provjerava koje dadoteke još nisu uvezene i uvozi ih preko sandučića za razmjenu i eProcesa - Uvoz i prema tome ih klasifikuje, itd.

6. Šta omogućava eDokumentacija?

Sa eDokumentacijom, vaši dokumenti se čuvaju u sigurnom skladištu u oblaku i dostupni su bez obzira na lokaciju na kojoj se nalazite. Omogućava:

1. Pretragu dokumenata i podataka - Kompanija svakodnevno prima i izdaje mnogo dokumentacije. Dakle, omogućena je Pretraga dokumenata u Dokumentaciji.
2. Sledljivost - Preko Veza vidimo informacije o povezanim dokumentima. Veze dokumenata možemo otvoriti dvostrukim klikom na broj povezanog dokumenta gdje su nam odmah dostupne dodatne informacije koje su nam potrebne.
3. Prijemom dokumenta, na primjer fakture, primamo i njegove osnovne podatke: datum i mjesto izdavanja, iznos, pošiljalac itd. Potom, kada faktura prođe kroz proces likvidacije, možemo je opremti dodatnim metapodacima, koji nam pomažu pri logičnom postavljaju dokumenata unutar organizacije. Metapodaci pojedinačnog dokumenta su povezani za dokument i vidljivi na svim formama u PANTHEON-u. To posljednje se utvrđuje na osnovu pojedinačne klasifikacije dokumenata u Klasifikacijskom planu.
4. Dodavanje datoteka - U eDokumentaciju se mogu uvesti sve vrste datoteka. Često su dokumenti u PANTHEON-u (na primjer, fakture), sastavljeni iz nekoliko datoteka koje zajedno čine konačne informacije (faktura, specifikacija fakture itd). Datoteke se mogu uvesti na različite načine.
5. Uvid u komunikaciju u procesu obrade dokumenata - U eDokumentaciji imamo uvid u komunikaciju koja se odvijala dokom obrade dokumenata. Čitav događaj, u vezi sa pojedinačnim dokumentom, možemo pregledati u Chat logu. Dostupne su nam informacije o tome: ko, kada i koji je zadatak pokrenut u vezi sa svakim pojedinačnim dokumentom.
6. Uvoz dokumenata iz različitih izvora - Dokumenti se mogu uvoziti iz različitih izvora, skeniranjem, preuzimanjem iz elektronske pošte, uvozomiz lokalne fascikle, PANTHEON dokumenata, izjava i slično.
7. Izvoz dokumenata iz eDokumentacije - dokumenti i priložene datoteke mogu se izvoziti iz eDokumentacije u elektronskom obliku (npr. kao e-faktura) ili štampanog dokumenta u papirnom obliku.
8. Za upotrebu eDokumentacije, potrebno je prethodno aktivirati i definisati odgovarajuća podešavanja (arhiva, klasifikacijski plan, sandučići i slično).

U nastavku poglavlja vam predstavljamo još: