Über eDocumentation

Dieses Kapitel erklärt allgemeine Begriffe und gibt Anweisungen sowie Informationen zur Anleitung, die mit eDocumentation verbunden sind.

WARNUNG Alle drei Funktionalitäten: eDocumentation , eExchange und eWorkflows sind in allen PANTHEON-Lizenzen enthalten. Bevor Sie die eExchange- und eDocumentation-Dienste zum ersten Mal nutzen, müssen Sie diese aktivieren.

1. Was ist eDocumentation?

eDocumentation ist ein elektronischer Dokumenten-Speicher und ist Teil von PANTHEON DMS (Dokumentenmanagementsystem).

Es ist der zentrale Speicher für ALLE Dokumentationen, die im Unternehmen gespeichert und erstellt werden, die von Geschäftspartnern und anderen Stellen empfangen und ausgetauscht werden.

2. Welche Arten von eDocumentation gibt es?

Je nach Dokumentenspeicherungsmethode gibt es:

1. "Reguläre" eDocumentation , die Dokumente in der Cloud speichert und die Standardart der Dokumentenspeicherung in PANTHEON ist.
2. Zertifizierte eDocumentation , die Dokumente in der Cloud gemäß der Gesetzgebung speichert und
3. Lokale eDocumentation , die Dokumente in einer lokalen Basis speichert.

Welcher Speicher das Dokument speichert, wird durch die Art des Dokuments bestimmt – das Dokument erhält eine Klassifizierung.

3. Was kann in eDocumentation gespeichert werden?

In eDocumentation können Sie speichern:

1. Alle empfangenen und ausgegebenen elektronischen Dokumente (z.B. e-Rechnung, e-Packzettel, e-Bestellung, elop, ...),
2. Empfangene und ausgegebene Post (vollständig mit Postbuchhaltung),
3. Alle Buchhaltungsdokumentationen (Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Mahnungen ...)
4. Handelsdokumentationen (z.B. Verträge, Anhänge ...)
5. Marketingdokumentationen (z.B. Produktkataloge, Broschüren ...)
6. Technische Dokumentationen (z.B. Gebrauchsanweisungen, Garantiekarten ...)
7. Elektronische Post (z.B. E-Mail und E-Mail-Anhänge) und mehr.

In eDocumentation können Sie ALLE Dokumente elektronisch speichern, die zuvor an verschiedenen Orten und in verschiedenen Formen gespeichert wurden (auf Papier - in Ordnern, elektronisch - in verschiedenen lokalen Archiven usw.).

4. Integration von eDocumentation

eDocumentation ist eng in alle PANTHEON-Funktionen integriert. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Integration:

1. Das Dokumente -Formular - Verantwortliche Personen können über das Dokumente -Formular, das sich im Menü Einstellungen | Dokumentation befindet, auf alle Dokumente in eDocumentation zugreifen. >>Siehe ein Beispiel.
2. Handel/Verkauf - Wenn verantwortliche Personen im Handel/Verkauf Geschäfte mit einem bestimmten Geschäftspartner prüfen möchten, kann die verantwortliche Person das Dokument durch Klicken auf Dokumentation und Verbindungen im Subjektregister aufrufen. >>Siehe ein Beispiel.
3. Personal - Jeder Personalverantwortliche oder andere Mitarbeiter aus anderen Abteilungen können das Dokument gemäß den Anforderungen ihrer Aufgaben mit Metadaten ausstatten. Angenommen, die obligatorischen Metadaten für Verträge sind das Abschlussdatum. In diesem Fall müssen die Verantwortlichen diese Daten nicht in einem langen Dokument suchen, sondern können im Personalordner, auf dem Metadata -Tab, in der Dokumentation eingesehen werden. >>Siehe ein Beispiel.
4. In Produktion - unter den Details eines Arbeitsauftrags im Dokumente -Tab prüft die verantwortliche Person in der Produktion die Dokumentation, die mit dem Arbeitsauftrag verbunden ist. >>Siehe ein Beispiel.
5. Buchhaltung - Ein Buchhalter kann auf alle Dokumente und verbundenen Informationen zugreifen, die während ihrer Bearbeitung erstellt werden. Zum Beispiel erhält der Buchhalter einen Anruf von einem Lieferanten, der überprüfen möchte, wo ein Fehler bei der Zahlung seiner Rechnung gemacht wurde. Der Buchhalter prüft im Chat-Protokoll in der Dokumentation. Der Buchhalter kann Informationen abrufen: wer, wann und welche Aufgabe im Zusammenhang mit diesem Dokument gestartet wurde >>Siehe ein Beispiel.

5. Verbindung von eDocumentation mit anderen Modulen

eDocumentation ist nützlich für sich allein, als leicht zugängliches elektronisches Archiv, das einfach zu bedienen ist. Aber die elektronische Verarbeitung von Dokumenten erreicht ihren vollen Wert erst, wenn zwei andere PANTHEON-Module einbezogen werden - eWorkflow und eExchange.

Mit eWorkflowsskönnen Sie die Vorgänge des Imports, Exports und der Verarbeitung von Dokumenten steuern. Hier sind einige Beispiele:

• Ein Dokument, das per regulärer Post empfangen wurde, wird gescannt, in eDocumentation importiert und der Prozess der Bestätigung und Unterzeichnung wird gestartet.
• In eDocumentation können Sie e-Rechnungen von bizBox importieren, einer einheitlichen Plattform für elektronisches Geschäft. Der Importprozess von e-Rechnungen erfolgt über das voreingestellte eWorkflow Import eDocument von bizBox.
• In eDocumentation können Sie alle Dokumenttypen aus verschiedenen Standorten importieren. Eine der Möglichkeiten des Imports besteht darin, Dokumente lokal von Ihrem Computer oder Dokumente aus Ordnern auf dem Unternehmensserver zu importieren. Das Programm überprüft, welche Dateien noch nicht importiert wurden, und importiert sie über das Austauschpostfach und eWorkflow Import aus Ordnern, klassifiziert sie entsprechend usw.

6. Was ermöglicht eDocumentation?

Mit eDocumentation werden Ihre Dokumente in einem sicheren Cloud-Speicher gespeichert und sind unabhängig von Ihrem Standort zugänglich. Es ermöglicht:

1. Die Suche nach Dokumenten und Daten - Unternehmen erhalten und geben täglich viele Dokumentationen aus. Die Suche nach Dokumenten in der Dokumentation ist aktiviert.
2. Verfolgung - Über Verbindungenkönnen Sie Informationen über verbundene Dokumente sehen. Verbundene Dokumente können durch Doppelklicken auf die Nummer des verlinkten Dokuments geöffnet werden, wo zusätzliche erforderliche Informationen zugänglich sind.
3. Mit dem Empfang eines Dokuments, zum Beispiel einer Rechnung, erhalten Sie auch dessen allgemeine Daten, Datum und Ort der Ausstellung, Betrag, Absender usw. Wenn dann eine Rechnung den Prozess der Liquidation durchläuft, kann sie mit zusätzlichen Metadaten ausgestattet werden, die Ihnen helfen, ein Dokument logisch innerhalb einer Organisation zu installieren. Die Metadaten eines Dokuments sind an das Dokument angeheftet und auf allen Formularen in PANTHEON sichtbar. Letzteres wird durch die spezifische Klassifizierung von Dokumenten im Klassifizierungsschemabestimmt.
4. Hinzufügen von Dateien - In eDocumentation können Sie alle Dateitypen importieren. Oft bestehen die Dokumente in PANTHEON (z.B. Rechnungen) aus mehreren Dateien, die zusammen die endgültigen Informationen (Rechnung, Rechnungsaufschlüsselung usw.) bilden. Dateien können auf verschiedene Arten importiert werden.
5. Einblick in die Kommunikation bei der Verarbeitung eines Dokuments - In eDocumentation haben Sie Einblick in die Kommunikation, die während der Verarbeitung eines Dokuments stattfand. Das gesamte Geschehen, das sich auf ein bestimmtes Dokument bezieht, kann im Chat-Protokolluntersucht werden. Die zugänglichen Informationen umfassen, wer, wann und welche Aufgabe im Zusammenhang mit einem bestimmten Dokument gestartet wurde.
6. Importieren von Dokumenten aus verschiedenen Quellen - Dokumente können aus verschiedenen Quellen importiert werden; gescannt, von bizBox entnommen, aus einem E-Mail-Posteingang entnommen, aus einem lokalen Ordner importiert, PANTHEON-Dokumente, Abrechnungen usw.
7. Exportieren von Dokumenten aus eDocumentation; Dokumente und angehängte Dateien können elektronisch aus eDocumentation exportiert (z.B. als e-Rechnung) oder auf Papier ausgedruckt werden.
8. Um eDocumentation zu nutzen, muss Letzteres aktiviert und die entsprechenden Einstellungen (Speicherung, Klassifizierungsplan, Postfächer usw.) müssen zuerst festgelegt werden.

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