Despre eDocumentație

Acest capitol explică termeni generali și oferă instrucțiuni și informații de orientare legate de eDocumentație.

AVERTISMENT Toate cele trei funcționalități: eDocumentație , eExchange și eWorkflows sunt incluse în toate licențele PANTHEON. Înainte de a utiliza serviciile eExchange și eDocumentație pentru prima dată, trebuie să le activați.

1. Ce este eDocumentația?

eDocumentația este un depozit electronic de documente și face parte din PANTHEON DMS (Sistem de Management al Documentelor). Este depozitul central al

TUTUROR documentelor care sunt stocate și create în companie, care sunt primite și schimbate cu partenerii de afaceri și alte subiecte. 2. Ce tipuri de eDocumentație există?

Conform metodei de stocare a documentelor, există:

"Regulată"

1. eDocumentație care stochează documente în cloud și este tipul implicit de stocare a documentelor în PANTHEON. eDocumentație Certificată
2. care stochează documente în cloud în conformitate cu legislația și eDocumentație Locală
3. care stochează documente într-o bază locală. Ce depozit va stoca documentul este determinat de tipul documentului – documentului i se atribuie o

clasificare .3. Ce poate fi salvat în eDocumentație?

În eDocumentație, puteți salva:

Toate documentele electronice primite și emise (de exemplu, e-factură, e-aviz de însoțire, e-comandă, elop, ...),

1. Poșta primită și emisă (completă cu evidența poștală),
2. Toată documentația contabilă (extrase de cont, bilanțuri, notificări ...)
3. Documentația comercială (de exemplu, contracte, anexe ...)
4. Documentația de marketing (de exemplu, cataloage de produse, broșuri ...)
5. Documentația tehnică (de exemplu, instrucțiuni de utilizare, certificate de garanție ...)
6. Poșta electronică (de exemplu, e-mailuri și atașamente de e-mail) și altele.
7. În eDocumentație, puteți stoca electronic TOATE documentele care anterior erau salvate în diverse locuri și diverse forme (pe hârtie - dosare, electronic - în diferite arhive locale etc.).

4. Integrarea eDocumentației

eDocumentația este integrată strâns în toate funcționalitățile PANTHEON. Mai jos, găsiți câteva exemple de integrare:

1. Documente - persoanele responsabile pot accesa toate documentele din eDocumentație prin formularul Documente , situat în meniul Setări | Documentație . >> Vezi un exemplu.Comercial/Vânzări
2. - Dacă persoanele responsabile din comercial/vânzări doresc să examineze afacerile cu un anumit partener de afaceri, persoana responsabilă poate accesa documentul făcând clic pe Documentație și Conexiuni în Registrul Subiectelor. >> Vezi un exemplu.Resurse umane -
3. Fiecare responsabil de resurse umane sau alți angajați din alte departamente pot echipa documentul cu metadate conform cerințelor postului lor. De exemplu, metadatele obligatorii pentru contracte sunt data încheierii. În acest caz, persoanele responsabile nu trebuie să caute aceste date într-un document lung, ci pot fi vizualizate în Dosarul personal , pe filaMetadate , în Documentație. >> Vezi un exemplu.În
4. Producție - printre detaliile unui ordin de lucru, pe fila Documente , persoana responsabilă din producție examinează documentația care este conectată cu ordinul de lucru. >> Vezi un exemplu.Contabilitate
5. - un contabil poate accesa toate documentele și informațiile conexe care sunt create în timpul procesării lor. De exemplu, contabilul primește un apel de la un furnizor care dorește să verifice unde s-a făcut o greșeală în timpul plății facturii sale. Contabilul verifică în Jurnalul de Chat din Documentație. Contabilul poate accesa informații: cine, când și ce sarcină a fost începută în legătură cu acest document >> Vezi un exemplu.5. Conectarea eDocumentației cu alte module

eDocumentația este utilă de sine stătătoare, ca un arhivă electronică accesibilă și ușor de utilizat. Dar procesarea electronică a documentelor atinge valoarea maximă doar atunci când sunt incluse alte două module PANTHEON -

eWorkflow și eExchange .Utilizând

e Workflows, puteți naviga operațiunile de import, export și procesare a documentelor. Vezi câteva exemple:Un document primit prin poștă regulată este

• scanat , importat în eDocumentație și procesul de confirmare și semnare este început.În eDocumentație, puteți importa e-facturi din bizBox, o platformă unificată pentru afaceri electronice. Procesul de import al e-facturilor se face prin presetarea
• eWorkflow Import eDocument din bizBox .În eDocumentație, puteți importa toate tipurile de documente din diferite locații. Una dintre modalitățile de import este importul documentelor stocate local pe computerul dvs. sau documentelor din dosare pe serverul companiei. Programul verifică ce fișiere nu au fost încă importate și le importă prin cutia poștală de schimb și
• eWorkflow Import din dosare , le clasifică corespunzător etc.6. Ce permite eDocumentația?

Cu eDocumentația, documentele dvs. sunt stocate într-un depozit cloud sigur și accesibile indiferent de locația dvs. Permite:

1. Căutarea documentelor și datelor - Companiile primesc și emit o mulțime de documentație zilnic. Este permisă Căutarea documentelor în Documentație . Urmărirea
2. - Prin Conexiuni , puteți vedea informații despre documentele conectate. Documentele conectate pot fi deschise prin dublu clic pe numărul documentului legat, unde sunt accesibile informații suplimentare necesare.Prin primirea unui document, de exemplu o factură, primiți și datele generale ale acesteia, data și locul emiterii, suma, expeditorul etc. Când factura parcurge procesul de lichidare, poate fi echipată cu
3. metadate suplimentare care vă ajută să instalați logic un document în cadrul organizației. Metadatele unui document sunt atașate documentului și sunt vizibile pe toate formularele din PANTHEON. Acestea sunt determinate pe baza clasificării specifice a documentelor în Schema de Clasificare . Adăugarea fișierelor- În eDocumentație, puteți importa toate tipurile de fișiere. Adesea, documentele din PANTHEON (de exemplu, facturile) sunt compuse din mai multe fișiere care, împreună, constituie informația finală (factura, specificația facturii etc.). Fișierele pot fi
4. importate în diferite moduri. Accesul la comunicarea în procesarea unui document - În eDocumentație, aveți acces la comunicarea care a avut loc în timpul procesării unui document. Întregul proces referitor la un document specific poate fi examinat în
5. Jurnalul de Chat . Informațiile accesibile includ cine, când și ce sarcină a fost începută în conformitate cu un document specific. Importul documentelor din diverse surse- Documentele pot fi importate din diverse surse; scanate, preluate din bizBox, preluate dintr-o cutie poștală de e-mail, importate dintr-un dosar local, documente PANTHEON, extrase și așa mai departe.
6. Exportul documentelor din eDocumentație ; documentele și fișierele atașate pot fi exportate din eDocumentație electronic (de exemplu, ca o e-factură) sau tipărite pe hârtie.
7. Pentru a utiliza eDocumentația, aceasta trebuie să fieactivată
8. și setările corespunzătoare (depozit, plan de clasificare, cutii poștale etc.) trebuie să fie determinate mai întâi. Pe paginile individuale, acest capitol prezintă de asemenea: Diferențele dintre eDocumentație, eDocumentație Certificată și eDocumentație Locală Licențierea, activarea și abonarea la eDocumentație

Legislația și actele