o eDokumentaciji

V tem poglavju vam pojasnjujemo osnovne pojme in podajamo napotke ter usmeritvene informacije povezane z eDokumentacijo. 

Opozorilo Vse tri funkcionalnosti, eDokumentacija, eIzmenjava in eProces, so vključene v vse PANTHEON izpeljanke!  Storitvi eIzmenjava in eDokumentacija je treba pred prvo uporabo aktivirati.

1. Kaj je eDokumentacija?

eDokumentacija je storitev elektronske hrambe dokumentov in je del PANTHEON DMS (Document management System – sistema za upravljanje z dokumenti).

Je centralno skladišče VSE dokumentacije, ki se uporablja in nastaja v podjetju, jo prejemamo in izmenjujemo z našimi poslovnimi partnerji in drugimi subjekti.

2. Katere vrste eDokumentacije poznamo?

Glede na način skladiščenja dokumentov razlikujemo;

1. »običajno« eDokumentacijo, ki dokumente shranjuje v oblaku in je privzeta oblika skladiščenja dokumentov v PANTHEON-u,
2. Certificirano eDokumentacijo, ki hrani dokumente na oblaku skladno zakonskim zahtevam ter
3. Lokalno eDokumentacijo, ki hrani dokumente v lokalni bazi.

V kateri hrambi bo shranjen kateri dokument določa tip dokumenta – dodeljena mu klasifikacija.

3. Kaj lahko shranjujemo v eDokumentacijo?

V eDokumentacijo lahko shranjujemo;

1. Vse prejete in izdane elektronske dokumente (npr. e-račun, e-dobavnica, e-naročilo, eIop, ...)
2. prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige),
3. vso računovodsko dokumentacijo (kontne izpiske, zaključke let, opomine …),
4. komercialno dokumentacijo (npr. pogodbe, anekse …),
5. marketinško dokumentacijo (npr. katalog izdelkov, brošure…), 
6. tehnično dokumentacijo (npr. navodila za uporabo, garancijske liste …),
7. elektronsko pošto (npr. elektronsko pošto in priloge elektronske pošte) in več.

V eDokumentacijo lahko elektronsko shranjujemo VSE dokumente, ki smo jih pred tem shranjevali na različnih mestih in v različnih oblikah (papirno – v fasciklih, elektronsko – v različnih lokalnih arhivih ipd.). 

4. Integracija eDokumentacije

eDokumentacija je tesno integrirana z vsemi PANTHEON funkcijami. V nadaljevanju vam podajamo nekaj primerov integracije;

1. Obrazec Dokumenti - do vseh dokumentov v eDokumentaciji lahko odgovorne osebe dostopajo preko obrazca Dokumenti, ki se nahaja v meniju Nastavitve | Dokumentacija. >>Oglejte si primer.
2. Komerciala/Prodaja – Če odgovorne osebe v komerciali/prodaji želijo pregledati poslovanje s posameznim poslovnim partnerjem lahko do povezav z dokumenti, v blagovnem modulu programa, dostopajo preko zavihka Dokumentacija ter Povezave, v Šifrantu Subjektov. >>Oglejte si primer.
3. Kadrovska služba -  Vsak kadrovik ali ostale službe lahko dokument opremijo z metapodatki glede na potrebe pri njihovem delu. Recimo, da je obvezen metapodatek za pogodbe datum sklenitve. V tem primeru jim teh podatkov ni potrebno iskati v dolgem dokumentu, temveč si jih lahko ogledajo v Personalni mapi, na zavihku Metapodatki, v Dokumentaciji. >>Oglejte si primer.
4. Proizvodnja – med podrobnostmi delovnega naloga, na zavihku Dokumenti, lahko odgovorna oseba v proizvodnji pregleda, katera dokumentacija je povezana z delovnim nalogom. >>Oglejte si primer.
5. Računovodstvo – računovodja lahko dostopa do vseh dokumentov in povezanih informacij, ki nastajajo v procesu njihove obdelave. Na primer, da prejme klic od dobavitelja, ki želi preveriti kje se je zataknilo pri plačilu njegovega računa. Računovodja to preveri na Dnevniku pogovorov, v Dokumentaciji. Na voljo so mu informacije; kdo, kdaj in katero opravilo je bilo zagnano v povezavi s tem dokumentom>>Oglejte si primer.

5. Povezava eDokumentacije z ostalimi moduli

eDokumentacija je uporabna že sama po sebi, kot hitro dostopen elektronski arhiv, ki ga je preprosto upravljati. A elektronsko obvladovanje dokumentov polno vrednost doseže šele ob vključitvi drugih dveh PANTHEON modulov – eProcesov in eIzmenjave.

S pomočjo eProcesa krmilimo operacije uvoza, izvoza ter obdelave dokumentov. Predstavimo nekaj primerov:

• Dokument prejet po navadni pošti skeniramo, uvozimo v eDokumentacijo in pričnemo proces potrjevanja ali podpisovanja.
• V eDokumentacijo lahko uvažamo e-račune iz enotne platforme za elektronsko poslovanje bizBox. Postopek uvoza e-računov poteka preko pred pripravljenega eProcesa Prejem e-dokumenta iz bizBox-a.
• V eDokumentacijo lahko uvažamo vse vrste datotek iz različnih lokacij. Eden od načinov uvoza je uvoz lokalno shranjenih dokumentov na vašem računalniku ali dokumentov iz map na strežniku podjetja. Program preveri, katere datoteke še niso bile uvožene in jih preko nabiralnika za izmenjavo in eProcesa Uvoz iz map uvozi ter ustrezno klasificira. ipd.

6. Kaj omogoča eDokumentacija?

Z eDokumentacijo so vaši dokumenti shranjeni v varni oblačni hrambi ter dostopni ne glede na lokacijo, kjer se nahajate. Omogoča:

1. Iskanje dokumentov in podatkov – Podjetja vsakodnevno prejmejo in izdajo veliko dokumentacije. Omogočeno je Iskanje dokumentov v Dokumentaciji.
2. Sledljivost – Preko Povezave vidimo informacije o povezanih dokumentih. Povezane dokumente lahko odpiramo z dvoklikom na številko povezanega dokumente kjer so nam takoj dosegljive dodatne informacije, ki jih potrebujemo.
3. Ob prejemu dokumenta, na primer računa, prejmemo tudi njegove osnovne podatke; datum in kraj izdaje, znesek, pošiljatelja ipd. Ko nato račun potuje skozi proces likvidacije, ga lahko opremimo z dodatnimi metapodatki, ki nam pomagajo z logičnim umeščanjem dokumenta znotraj organizacije. Metapodatki posameznega dokumenta so pripeti dokumentu in so vidni na vseh obrazcih v PANTHEONu. Slednje pa določamo na posamezni klasifikaciji dokumentov v Klasifikacijski načrt.
4. Dodajanje datotek - V eDokumentacijo lahko uvažamo vse vrste datotek. Pogosto so dokumenti v PANTHEON-u (na primer računi) sestavljeni iz več datotek, ki skupaj tvorijo končno informacijo (račun, specifikacija računa ipd). Datoteke lahko uvozimo na različne načine.
5. Vpogled v komunikacijo v procesu obdelave dokumenta – V eDokumentaciji nam je na voljo vpogled v komunikacijo, ki je potekala v času obdelave dokumenta. Celotno dogajanje, ki se nanaša na posamezen dokument, lahko pregledamo v Dnevnik pogovorov Na voljo so nam informacije; kdo, kdaj in katero opravilo je bilo zagnano v povezavi s posameznim dokumentom.
6. Uvažanje dokumentov iz različnih virov –Dokumente lahko uvažamo iz različnih virov; jih skeniramo, prevzamemo iz bizBoxa, prevzamemo iz predala za elektronsko pošto, uvozimo iz lokalne mape, PANTHEON dokumentov, izpisov in podobno.
7. Izvoz dokumentov iz eDokumentacije; dokumente in priložene datoteke lahko izvozite iz eDokumentacije v elektronski obliki (npr. kot e-račun) ali s tiskanjem dokumenta v papirno obliko.
8. Za uporabo eDokumentacije je slednjo potrebno predhodno aktivirati in zanjo opredeliti ustrezne nastavitve (hramba, klasifikacijski načrt, nabiralniki in podobno).

V nadaljevanju tega poglavja vam predstavljamo še: