o eDokumentaciji

UPOZORENJE Sve tri funkcije: eDokumentacija, eRazmjena i eProces uključene su besplatno u sve izvedenice PANTHEON-a. Usluge eRazmjena i eDokumentacija potrebno je aktivirati prije prve upotrebe.

U ovom poglavlju ćemo Vam pojasniti osnovne promjene i pružiti osnovna uputstva i informacije za orijentaciju sa eDokumentacijom.

UPOZORENJE Sve tri funkcionalnosti: eDokumentacija, eRazmjena i eProces su besplatno uključene u PANTHEON.

1. Što je eDokumentacija?

eDokumentacija je elektronička usluga pohrane dokumenata i dio je PANTHEON DMS (Document Management System - sistema za upravljanje s dokumentima).

To je centralno skladište cjelokupne dokumentacije koja se upotrebljava i nastaje unutar tvrtke, nju primamo i razmjenjujemo sa našim poslovnim partnerima i drugim subjektima.

2. Koje vrste eDokumentacije poznajemo?

Ovisno o načinu pohranjivanja dokumenata razlikujemo:

1. »Običnu« eDokumentaciju koja čuva dokumente u oblaku i predstavlja podrazumijevani oblik pohrane dokumenata u PANTHEON-u
2. Lokalna eDokumentacija, koja čuva dokumente u lokalnoj bazi podataka.

Koji dokument će se čuvati u kojem skladištu određeno je vrstom dokumenta, odnosno dodijeljenom klasifikacijom.

3. Što se može čuvati u eDokumentaciji?

U eDokumentaciji se može čuvati:

1. sve pripremljene i izdane elektroničke dokumente (npr. e-račun, e-otpremnica, e-narudžbina, itd.)
2. primljenu i izdanu poštu (zajedno s vođenjem poštanskih usluga),
3. svu računovodstvenu dokumentaciju (izvode računa, zaključne godine, podsjetnike,...),
4. komercijalnu dokumentaciju (npr. katalog proizvoda, aneksi,...),
5. marketinšku dokumentaciju (npr. katalog proizvoda, brošure,...),
6. tehničku dokumentaciju (npr. upute za upotrebu, jamstvene kartice,...)
7. elektroničku poštu (npr. elektronička pošta i privici elektroničke pošte) i drugo.

U eDokumentaciji možete čuvati SVE elektroničke dokumente koji su prethodno bili čuvani na različitim mjestima i u različitim oblicima (papirna dokumentacija - u fasciklima, elektronička - u različitim lokalnim arhivama i slično).

4. Integracija eDokumentacije

eDokumentacija je usko integrirana sa svim funkcijama PANTHEON-a. U nastavku Vam predstavljamo nekoliko primjera integracije:

1. Obrazac Dokumenti - odgovorne osobe mogu pristupiti svim dokumentima u eDokumentaciji putem Dokumenata, koji se nalaze u meniju Podešavanja I Dokumentacija . >>Pogledajte primjer.
2. Komercijala/Prodaja - Ukoliko odgovorna osoba u komercijali/prodaji želi pregledati poslovanje s poslovnim partnerom, može pristupiti vezama sa dokumentima u modulu proizvoda, dostupnog preko kartice Dokumentacija i Veze u Šifrantu Subjekta. >>Pogledajte primjer.
3. Kadrovska služba - Svaki kadrovski službenik ili službenik drugog odjela može opremiti dokument metapodacima u skladu s potrebama svog rada. Recimo da su potrebni metapodaci o datumu zaključenja ugovora. U tom slučaju, službenik ne mora tražiti podatke u dugačkom dokumentu, već ih može pogledati u mapi Vlastita mapa, a na kartici Metapodaci, u Dokumentaciji. >>Pogledajte primjer.
4. U Proizvodnju - među detaljima radnog naloga, na kartici Dokumenti, odgovorna osoba u proizvodnji može pregledati koja se dokumentacija odnosi na radni nalog. >>Pogledajte primjer.
5. Računovodstvo - računovođa može pristupiti svim dokumentima i povezanim informacijama koje su nastale u procesu njihove obrade. Na primjer, u slučaju da računovođa dobije poziv od dobavljača koji želi provjeriti gdje je zapelo plaćanje njegovog računa. Računovođa to provjerava u Dnevniku razgovora u Dokumentaciji. Računovođa može pristupiti informacijama: tko je, kada i koji zadatak pokrenuo u vezi s ovim dokumentom. >>Pogledajte primjer.

5. Povezivanje eDokumentacije s ostalim modulima

eDokumentacija je korisna sama po sebi, kao brzo dostupna elektronička arhiva, kojom se lako upravlja. Međutim, elektroničko upravljanje dokumentima svoju punu vrijednost postiže tek kada su uključena druga dva PANTHEON modula - eProcesi i eRazmjena.

Uz pomoć eProcesa upravljamo operacijama uvoza, izvoza i obrade dokumenata.

Evo nekoliko primjera:

• Dokument zaprimljen redovnom poštom skeniramo, uvozimo u eDokumentaciju i pokrećemo proces potvrde ili potpisivanja.
• U eDokumentaciju možemo uvoziti e-račune sa jedinstvene platforme za elektroničko poslovanje Moj eRačun. Proces uvoza e-računa odvija se putem unaprijed pripremljenog eProcesa - Prijem e-dokumenata iz - Moj eRačun.
• U eDokumentaciju možemo uvesti sve vrste dokumenata s različitih lokacija. Jedan od načina uvoza je uvoz dokumenata pohranjenih lokalno na Vašem računalu ili dokumenata iz mapa na poslužitelju tvrtke. Program provjerava koje datoteke još nisu uvezene i uvozi ih putem poštanskog sandučića razmjene i eProcesa - Uvoz iz mape i prema tome ih klasificira, itd.

6 Što omogućava eDokumentacija?

Sa eDokumentacijom, Vaši se dokumenti čuvaju u sigurnom skladištu u oblaku i dostupni su bez obzira na lokaciju na kojoj se nalazite. Omogućava:

1. Pretragu dokumenata i podataka - Tvrtka svakodnevno prima i izdaje mnogo dokumentacije. Dakle, omogućena je Pretraga dokumenata u Dokumentaciji.
2. Sljedivost - Preko Veza vidimo informacije o povezanim dokumentima. Veze dokumenata možemo otvoriti dvostrukim klikom na broj povezanog dokumenta, gdje su nam odmah dostupne dodatne informacije koje su nam potrebne.
3. Prijemom dokumenata, na primjer fakture, primamo i njegove osnovne podatle: datum i mjesto izdavanja, iznos, pošiljatelj, itd. Zatim, kada faktura prođe kroz proces likvidacije, možemo je opremiti dodatnim metapodacima, koji nam pomažu pri logičnom postavljanju dokumenata unutar organizacije. Metapodaci pojedinog dokumenta priloženi su dokumentu i vidljivi na svim obrascima u PANTHEON-u. Posljednje se utvrđuje na osnovi pojedinačne klasifikacije dokumenata u Klasifikacijskom planu.
4. Dodavanje datoteke - U eDokumentaciju se mogu uvestu sve tri vrste datoteka. Često su dokumenti u PANTHEON-u (na primjer fakture), sastavljeni iz nekoliko datoteka koje zajedno čine konačne informacije (faktura, specifikacija fakture itd.). Datoteke se mogu uvesti na različite načine.
5. Uvid u komunikaciju u procesu obrade dokumenata - U eDokumentaciji imamo uvid u komunikaciju koja se odvija tijekom obrade dokumenata. Cijeli događaj vezan uz pojedinačni dokument možete pregledati u Dnevniku razgovora. Dostupne su nam informacije o tome: tko je, kada i koji zadatak pokrenuo u vezi sa svakim pojedinačnim dokumentom.
6. Uvoz dokumenata iz različitih izvora - Dokumenti se mogu uvoziti iz različitih izvora, skeniranjem ih preuzimamo iz - Moj eRačun, preuzimamo iz elektroničke pošte, uvozimo iz lokalne mape, PANTHEON dokumenata, izjava i slično.
7. Izvoz dokumenata iz eDokumentacije - dokumenti i priložene datoteke mogu se izvoziti iz eDokumentacije u elektroničkom obliku (npr. kao e-račun) ili ispisom dokumenta u papirnatom obliku.
8. Za upotrebu eDokumentacije, potrebno je prethodno aktivirati i definirati odgovarajuća podešavanja (arhiva, klasifikacijski plan, sandučići i slično).

U nastavku poglavlja predstavljamo Vam: