За eДокументация

Тази глава обяснява общи термини и предоставя инструкции и насоки, свързани с eДокументация.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ И трите функционалности: eДокументация , eОбмен и eРаботен потокс са включени във всички лицензи на PANTHEON. Преди да използвате услугите eОбмен и eДокументация за първи път, трябва да ги активирате.

1. Какво е eДокументация?

eДокументация е електронно хранилище за документи и е част от PANTHEON DMS (Система за управление на документи).

Това е централното хранилище на ВСИЧКИ документи, които се съхраняват и създават в компанията, получават се и се обменят с бизнес партньори и други субекти.

2. Какви видове eДокументация съществуват?

Според метода на съхранение на документи, съществуват:

1. "Обикновена" eДокументация , която съхранява документи в облака и е стандартният тип съхранение на документи в PANTHEON.
2. Сертифицирана eДокументация , която съхранява документи в облака в съответствие със законодателството и
3. Локална eДокументация , която съхранява документи в локална база.

Кой тип хранилище ще съхранява документа се определя от типа на документа – документът се присвоява класификация.

3. Какво може да се съхранява в eДокументация?

В eДокументация можете да съхранявате:

1. Всички получени и издадени електронни документи (например e-фактура, e-товарителница, e-поръчка, elop и др.),
2. Получена и издадена поща (включително с пощенска отчетност),
3. Всички счетоводни документи (банкови извлечения, годишни отчети, напомняния и др.)
4. Търговски документи (например договори, анекси и др.)
5. Маркетингови документи (например продуктови каталози, брошури и др.)
6. Технически документи (например инструкции за употреба, гаранционни карти и др.)
7. Електронна поща (например имейли и прикачени файлове) и други.

В eДокументация можете електронно да съхранявате ВСИЧКИ документи, които преди това са били съхранявани на различни места и в различни форми (на хартия - папки, електронно - в различни локални архиви и др.).

4. Интеграция на eДокументация

eДокументация е тясно интегрирана във всички функции на PANTHEON. По-долу са дадени няколко примера за интеграция:

1. Документи - отговорните лица могат да достъпят всички документи в eДокументация чрез формата Документи , разположена в менюто Настройки | Документация . >>Вижте пример.
2. Търговия/Продажби - Ако отговорните лица в търговия/продажби искат да разгледат бизнес отношенията с конкретен бизнес партньор, отговорното лице може да достъпи документа, като кликне върху Документация и Връзки в Регистъра на субектите. >>Вижте пример.
3. Човешки ресурси - Всеки служител от отдел човешки ресурси или други отдели може да оборудва документа с метаданни според изискванията на работата си. Например задължителните метаданни за договори са датата на сключване. В този случай отговорните лица не трябва да търсят тези данни в дълъг документ, а могат да ги видят в Личната папка, на Метаданни таб, в Документация. >>Вижте пример.
4. В Производство - сред детайлите на работна поръчка на Документи таб, отговорното лице в производството разглежда документацията, свързана с работната поръчка. >>Вижте пример.
5. Счетоводство - счетоводителят може да достъпи всички документи и свързана информация, която е създадена по време на обработката им. Например, счетоводителят получава обаждане от доставчик, който иска да провери къде е направена грешка при плащането на фактурата му. Счетоводителят проверява в Чат лог в Документация. Счетоводителят може да достъпи информация: кой, кога и коя задача е започната във връзка с този документ >>Вижте пример.

5. Свързване на eДокументация с други модули

eДокументация е полезна сама по себе си, като леснодостъпен електронен архив, който е лесен за използване. Но електронната обработка на документи достига пълната си стойност само когато са включени два други модула на PANTHEON - eРаботен поток и eОбмен.

С помощта на eРаботен потокс, можете да навигирате операции по импортиране, експортиране и обработка на документи. Вижте няколко примера:

• Документ, получен чрез обикновена поща, се сканира, импортира в eДокументация и започва процесът на потвърждение и подписване.
• В eДокументация можете да импортирате e-фактури от bizBox, унифицирана платформа за електронен бизнес. Процесът на импортиране на e-фактури се извършва чрез предварително зададения eРаботен поток Импортиране на eДокумент от bizBox.
• В eДокументация можете да импортирате всички типове документи от различни местоположения. Един от начините за импортиране е импортиране на документи, локално съхранени на вашия компютър или документи от папки на сървъра на компанията. Програмата проверява кои файлове все още не са импортирани и ги импортира чрез обменна пощенска кутия и eРаботен поток Импортиране от папки, класифицира ги съответно и др.

6. Какво позволява eДокументация?

С eДокументация вашите документи се съхраняват в безопасно облачно хранилище и са достъпни независимо от вашето местоположение. Тя позволява:

1. Търсене на документи и данни - Компаниите получават и издават много документация ежедневно. Търсенето на документи в Документация е позволено. Проследяване - Чрез
2. Връзки , можете да видите информация за свързани документи. Свързаните документи могат да бъдат отворени чрез двойно кликване върху номера на свързания документ, където са достъпни допълнителни необходими данни. С получаването на документ, например фактура, получавате и общите данни за нея, дата и място на издаване, сума, изпращач и др. Когато фактурата преминава през процеса на ликвидация, тя може да бъде оборудвана с допълнителниметаданни
3. , които ви помагат логически да инсталирате документа в организацията. Метаданните на документа са прикрепени към документа и са видими на всички форми в PANTHEON. Последното се определя от специфичната класификация на документите в Схема на класификация . Добавяне на файлове - В eДокументация можете да импортирате всички типове файлове. Често документите в PANTHEON (например фактури) се състоят от няколко файла, които заедно съставляват крайната информация (фактура, спецификация на фактурата и др.). Файловете могат да бъдат импортиранипо различни начини.
4. Преглед на комуникацията при обработката на документ - В eДокументация имате преглед на комуникацията, която е протекла по време на обработката на документ. Цялото събитие, свързано с конкретен документ, може да бъде разгледано в Чат лог . Достъпната информация включва кой, кога и коя задача е започната във връзка с конкретен документ.
5. Импортиране на документи от различни източници - Документите могат да бъдат импортирани от различни източници; сканирани, взети от bizBox, взети от имейл кутия, импортирани от локална папка, документи на PANTHEON, извлечения и др. Експортиране на документи от eДокументация; документи и прикачени файлове могат да бъдат експортирани от eДокументация електронно (например като e-фактура) или отпечатани на хартия.
6. За да използвате eДокументация, тя трябва да бъде активирана
7. и съответнитенастройки
8. (хранилище, план за класификация, пощенски кутии и др.) трябва да бъдат определени предварително. На отделни страници тази глава представя също: Разлики между eДокументация, Сертифицирана eДокументация и Локална eДокументация Лицензиране, активиране и абонамент за eДокументация Законодателство и актове

СВЪРЗАНИ ТЕМИ: