Ein Archiv erstellen

In PANTHEON gibt es ein Standard Archiv (DMS0 Archiv), aber Sie können separate Archive für verschiedene Dokumenttypen entsprechend den Unternehmensbedürfnissen anlegen.

Dieses Kapitel beschreibt, wie man ein neues Archiv erstellt und die richtigen Einstellungen festlegt.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die Firma Tecta führt Projekte im Zeltbau durch. Das Unternehmen möchte die Projektdokumentation der Montage sowie ausgestellte Rechnungen angemessen speichern. Die für die Archivierung der Montagedokumente verantwortliche Person erstellt ein separates Archiv und legt dessen Einstellungen fest.

Die verantwortliche Person wählt Einstellungen | Programm | Dokumenttypen im Menü.

Das Dokumenttypen-Register Fenster öffnet sich.

Die verantwortliche Person wählt das Archiv Panel, um einen neuen Archiv-Dokumenttyp zur Archivierung von Montagedokumenten zu erstellen.

In der Werkzeugleisteklickt die verantwortliche Person auf die (Datensatz einfügen) Schaltfläche und erstellt ein neues Archiv.

Warnung Für die Platzierung einzelner Dokumenttypen in der Dokumentation können Sie auch das vorbereitete Archiv DMS0verwenden.

Die verantwortliche Person bestimmt den Code "PROJ" für das neue Archiv im ID Feld, dann bestimmt sie den Kurznamen und Name.

Die verantwortliche Person wählt die Klassifikation aus, nach der das Dokument sortiert wird.

Dazu wählt die verantwortliche Person die Klassifikation: 553 - Projekte aus der Dropdown-Liste im Klassifikations Feld.

Warnung Das Klassifikations Feld muss ausgefüllt werden. Wenn Sie die Standard Klassifikation für alle Dokumente im Archiv nicht festlegen möchten, wählen Sie: Nicht klassifiziert aus der Dropdown-Liste im Klassifikations Feld.

Die Änderungen werden durch Klicken auf die (Nachbearbeiten) Schaltfläche in der Werkzeugleiste gespeichert.

Ein Kopiestatus Fenster öffnet sich, das es Ihnen ermöglicht, Status von bestehenden Dokumenttypen zu kopieren.

Die verantwortliche Person möchte Status aus dem bestehenden Archiv DMS0 in das Archiv hinzufügen, daher wählt die verantwortliche Person: DMS0 im Dokumenttyp Feld und markiert das Auswahlfeld Hinzufügen für Kopiermodus.

Im Informations Fenster bestätigt die verantwortliche Person, dass das Kopieren erfolgreich war, indem sie auf die OK Schaltfläche klickt.

Das PROJ-Archiv - Projektdokumentation für den Zeltbau ist vorbereitet.