Tabelle der Klassifikationen
Auf dem Klassifikationsschema Formular werden alle erstellten oder heruntergeladenen Klassifikationen des Unternehmens angezeigt.
 |
HINWEIS
Klassifikation ist die Sortierung und Gruppierung von Dokumenten basierend auf gleichen oder ähnlichen Merkmalen. Neben der Klassifikation und Gruppierung von Dokumenten bestimmt sie auch die Handhabung der Dokumente. Sie legt fest, in welchem Speicher dieses Dokument aufbewahrt/gelagert wird, wie lange es aufbewahrt wird usw.
|
Oben in der Tabelle befindet sich ein Feld, über das wir nach Klassifikationen suchen können. 
|
Eingabefeld
|
Geben Sie den Namen oder die Nummer der gesuchten Klassifikation in das Feld ein. Das Programm zeigt uns die Suchergebnisse mit allen Treffern, die das eingegebene enthalten.
|
|
 (Vorherige)
|
Durch Klicken auf die Schaltfläche zeigt das Programm den nächsten Treffer in der Reihenfolge an, falls weitere Suchergebnisse vorhanden sind.
|
|
 (Nächste)
|
Durch Klicken auf die Schaltfläche zeigt das Programm den vorherigen Treffer in der Reihenfolge an, falls weitere Suchergebnisse vorhanden sind.
|
Die Tabelle zeigt die Grunddaten der Klassifikation, die Art des Materials, die Gültigkeit der Klassifikation und die benannte verantwortliche Person für jede Klassifikation.
In der Tabelle finden wir die Daten der Unternehmenskategorien, die im Abschnitt Grunddateneingegeben wurden:
|
ID
|
Im Feld wird der alphanumerische Code jeder Klassifikation angezeigt.
|
|
Material
|
Das Feld enthält eine Beschreibung oder den Namen der einzelnen Klassifikation.
|
|
Art des Materials
|
Im Feld wird die ausgewählte Art des Materials angezeigt. Es gibt drei voreingestellte Typen:
- Archivmaterial - ist dokumentarisches Material, das für das Unternehmen lange nach seiner Entstehung von bleibender Bedeutung ist (z. B. Registrierungsdaten, Grundstücksdaten …)
- Dauerhaft dokumentiertes Material - sind alle Arten und Formen von Aufzeichnungen, die im Verlauf der Geschäftstätigkeit von juristischen und natürlichen Personen erstellt oder empfangen wurden, die gesetzlich nicht als Archivmaterial gelten, aber eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist haben
|
|
Arbeitsablauf
|
Das Feld enthält Informationen über den Arbeitsablauf , der ausgeführt wird, wenn ein Dokument mit dieser Klassifikation klassifiziert wird.
|
|
Gültigkeit
|
Die Gültigkeitsdauer der Lagerung der Dokumente bei der einzelnen Klassifikation wird in diesem Feld eingetragen.
|
|
Gültigkeitszeitraum
|
Das Feld enthält die ausgewählte Zeiteinheit der Gültigkeit der bei einer bestimmten Klassifikationaufbewahrten Dokumente.
|
|
Verantwortliche Person
|
Die ausgewählte verantwortliche Person für eine bestimmte Klassifikation ist im Feld eingetragen. Sie wurde im Feld Verantwortliche Person im Abschnitt Grunddaten aus der Dropdown-Liste des Registers der Subjekte - Kontakteausgewählt.
|
| Durchsuchbar |
Durch Auswahl des Kontrollkästchens Durchsuchbar für eine Klassifikation können Benutzer den Inhalt der dieser Klassifikation zugeordneten Dokumente mittels Volltextsuche (FTS)durchsuchen.
Dies ermöglicht es Benutzern, Dokumente schnell anhand von Wörtern oder Phrasen zu finden, die irgendwo im Dokument enthalten sind.
|
| OCR |
Durch Auswahl des Kontrollkästchens eOCR für eine Klassifikation können Benutzer die automatische Texterkennung für Dokumente aktivieren, die dieser Klassifikation zugeordnet sind.
Spezifische Dateiformate können ebenfalls für jede Klassifikation ausgewählt werden. Es werden nur Dokumente in den ausgewählten Formaten verarbeitet, wodurch Benutzer steuern können, welche Dokumente in die eOCR-Verarbeitung einbezogen werden.
|