Iskanje v Dokumentaciji

V Dokumentaciji so dokumenti nanizani v tabeli. Izbrani dokument si lahko ogledate v predogledu. Prav tako pa lahko dostopate do informacij in dodajate povezave, metapodatke, datoteke in dnevnik pogovorov.

Za hitrejše iskanje med dokumenti so na voljo filtri, s katerimi lahko iščete po časovnem obdobju, subjektu, klasifikaciji, nabiralniku, metapodatkih, idr. Dokumente pa prav tako lahko iščete z uporabo razvrščanja, grupiranja in filtriranja v tabeli dokumentov.

V tem poglavju vam bomo predstavili različne možnosti iskanja dokumentov v Dokumentaciji.

Opis primera Podjetje Tecta sodeluje z različnimi poslovnimi subjekti. Odgovorna oseba v računovodstvu išče polico za zavarovanje premoženja pravnih oseb, ki je bila sklenjena leta 2021. V Dokumentaciji lahko išče z uporabo različnih možnosti ali kombinacijo slednjih: Iskanje dokumentov z uporabo filtrov Iskanje s pomočjo grupiranja dokumentov v tabeli Iskanje s pomočjo razvrščanja in filtriranja dokumentov v tabeli

1. Iskanje dokumentov z uporabo filtrov

Za iskanje zavarovalne police odgovorna oseba najprej odpre obrazec Dokumenti, tako da v meniju klikne Nastavitve | Dokumentacija | Dokumenti.

V naslednjem koraku nadaljuje z vpisom podatkov v filtre, s katerimi bo hitreje poiskala želen dokument.

Klikne v polje Klasif. in vpiše ključen podatek za iskanje. V našem primeru išče po klasifikaciji: 661 – Zavarovalne pogodbe, police.

Zoži izbor na leto sklenitve 2021. V ta namen v polju Metapodatki vpiše %2021.

Nazadnje klikne na gumb  (Filter za dokumente) s katerim zaključi filtriranje podatkov. Program vrne rezultat seznama dokumentov, glede na določitev v filtrih.

S klikom na izbrani dokument si desno ogleda predogled dokumenta.

Namig Na enak način kot je prikazano v primeru, lahko uporabite katerokoli polje, za filtriranje seznama dokumentov, ki so na voljo: Datum od, do, Arhiv, Status, Nabiralnik, Odg.oseba in Metapodatki. S klikom na ikono  (Lupa), ki se nahaja pri poljih filtrov, se odpre obrazec Išči po. Omogoča vam izbiro več parametrov hkrati za iskanje po izbranem polju. Znak za odstotek (%) je posebni znak za iskanje. Več si preberite v poglavju Znak s posebnim pomenom.

2. Iskanje s pomočjo grupiranja dokumentov v tabeli

V Dokumentaciji lahko išče dokumente tudi s pomočjo grupiranja dokumentov v tabeli.

V ta namen klikne z desnim gumbom na miški, na površini izbranega polja tabele in izbere ukaz Urejanje | Grupiraj po tem stolpcu.

V našem primeru izbere grupiranje po polju Klasifikacija.

Dokumenti se v tabeli združijo po klasifikacijah.

Namig Če ste se zmotili in izbrali napačno polje po katerem želite grupirati lahko preko postopka primi in spusti (drag & drop) odstranite polje iz grupiranja. Enako možnost vam daje desni miškin klik, na polju po katerem se grupirajo dokumenti. Iz nabora ukazov izberete ukaz Urejanje | Odstrani iz grupiranja. Lahko uporabite tudi možnost nivojskega grupiranja. V primeru, da bi znotraj Klasifikacije želeli grupirati še po subjektu. Primete želeni naziv stolpca (npr. Subjekt) in ga s postopkom primi in spusti prenesete na površino primarne grupe. Dokumenti se razvrstijo najprej po primarni in nato še po sekundarni grupi.

3. Iskanje s pomočjo razvrščanja in filtriranje dokumentov v tabeli

Za iskanje zavarovalne police odgovorna oseba lahko uporabi tudi možnost filtriranja in razvrščanja dokumentov direktno v tabeli.

Za filtriranje klikne v nazivu stolpca, na izbirno polje ter iz spustnega seznama poišče vrednost po kateri filtrira dokumente.

V našem primeru klikne na polje Klasifikacija in izbere 661 – Zavarovalne pogodbe, police.

Za razvrščanje klikne na puščico navzgor/navzdol na izbranem polju ter zapise razvrsti naraščajoče ali padajoče.

V našem primeru zapise po polju Datum razvrsti tako, da bodo dokumenti z najstarejšim datumom na vrhu.

Namig Ponovni klik na naziv stolpca obrne vrstni red razvrščanja  po vrednosti naraščajoče-padajoče. Na enak način kot je prikazano v primeru, lahko uporabite katerokoli polje za filtriranje oz. razvrščanje podatkov, ki so na voljo v stolpcih seznama dokumentov.