Pretraga u Dokumentaciji

U Dokumentaciji su dokumenti raspoređeni u tablici. Izabrani dokument možete pregledati u pregledniku. Također možete pristupiti informacija i dodati veze, metapodatke datoteke i Log razgovora.

Za bržu pretragu dokumenata, dostupni su filtri pomoću kojih možete pretraživati dokumente po vremenskom periodu, klasifikaciji, sandučiću, metapodacima i slično. Dokumente možete pretraživati i koristeći sortiranje, grupiranje i filtriranje u tablici dokumenata.

U ovom ćemo Vam poglavlju predstaviti različite opcije pretrage dokumenata u Dokumentaciji.

Opis primjera Odgovorna osoba u računovodstvu traži dokumente o zaposlenicima iz 2021. U Dokumentaciji može pretraživati ​​različitim opcijama ili kombinacijom: Pretraga dokumenata upotrebom filtra Pretraga pomoću grupiranja dokumenata u tablici Pretraga pomoću razvrstavanja i filtriranja dokumenata u tablici

1. Pretraga dokumenata upotrebom filtra

Za traženje certfikata, odgovorna osoba prvo otvara obrazac Dokumenti, tako da u meniju klikne na Postavke I Dokumentacija I Dokumenti.

U sljedećem koraku nastavlja s upisom podataka u filtre koji će pomoći u bržem pronalaženju željenog dokumenta.

Klikom na polje Klasifikacija, upisuje ključne podatke za pretragu. U našem primjeru traži po klasifikaciji: 19 - Dokumenti zaposlenih.

Izbor može suziti upisom godine 2021. U tu svrhu, u polju Metapodaci upisuje %2021.

Zatim klikne na gumb (Filter za dokumente) koji završava filtriranje podataka. Program prikazuje rezultat popisa dokumenata, prema zadanim filtrima.

Klikom na izabrani dokument možete vidjeti pregled dokumenta s desne strane.

SAVJET Na isti način kao što je prikazano u primjeru, možete koristit bilo koje polje za filtriranje dokumenata s popisa. Datumom od, do, Arhiva, Status, Sandučić, Odgovorna osoba i Metapodaci. Klikom na ikonu (Lupa), koja se nalazi pored filtera, otvara se obrazac Pretrage po. Omogućava Vam izbor nekoliko parametara istovremeno za pretragu izabranog polja. Znak postotka (%) je poseban znak za pretragu. Više možete pročitati u poglavlju Znakovi s posebnim značenjem.

2. Pretraga pomoću grupiranja dokumenata u tablici

U Dokumentaciji možete pretraživati dokumente i pomoću grupiranja dokumenata u tablici.

U tu svrhu, kliknite desnim klikom miša na površinu izabranog polja tablice i birate naredbu Uredi I Grupiraj po tom stupcu.

U našem primjeru, odgovorna osoba grupira po polju Klasifikacija.

Dokumenti su grupirani prema klasifikaciji u tablici.

SAVJET Ukoliko ste pogriješili i izabrali pogrešeno polje pri kreiranju grupa, možete preko postupka prevlačenja i ispuštanja (drag&drop) ukloniti polje iz grupiranja. Istu Vam opciju daje i desni klik miša na polje po kojem su grupirani dokumenti. Odaberite naredbu Uredi I Ukloni iz grupiranja. Također možete koristiti opciju grupiranje u nivoima. Na primjer, slika ispod prikazuje kako biste grupirali dokumente u okviru Klasfikacije, po Subjektu. Uzmite naslov željenog stupca (npr. Subjekt) i koristite proces prevlačenja i ispuštanja da biste je prenijeli na površinu primarne grupe. Dokumenti se prvo sortiraju po primarnoj grupi, a zatim po sekundarnoj.

3. Pretraga pomoću razvrstavanja i filtriranja dokumenata u tablici

Za pretragu dokumenata, dogovorna osoba može upotrijebiti i opciju filtriranja i sortiranja dokumenata direktno u tablici.

Za filtriranje klikne na naziv stupca, na polje za izbor i pronalazi vrijednost po kojoj će filtrirati dokumente s padajućeg popisa.

U našem primjeru klikne na polje Klasifikacija i izabere 19 - Dokumenti zaposlenih.

Za sortiranje, klikne na strelicu gore/dolje na izabranom polju i sortira dokumente po rastućem ili opadajućem redoslijedu.

U našem primjeru, sortira zapise prema polju Datum tako da dokumenti s najstarijim datumom budu na vrhu popisa.

SAVJET Ponovnim klikom na naziv stupca mijenja se redoslijed sortiranja uzlazno-silazno. Na isti način kao što je prikazano u primjeru, možete koristiti bilo koje polje filtra ili sortiranje podataka dostupnih u stupcima popisa dokumenata.