Suche in der Dokumentation

In Dokumentation, Dokumente werden in einer Tabelle angezeigt. Das ausgewählte Dokument kann in einer Vorschauangesehen werden. Sie können auch Informationen abrufen und Verbindungen, Metadaten, Dateien und Chatprotokoll hinzufügen.

Um schneller unter den Dokumenten zu suchen, sind Filter verfügbar; die Filter ermöglichen die Suche nach Zeitraum, Thema, Klassifikation, Posteingang, Metadaten usw. Dokumente können auch durch Anordnung, Gruppierung und Filterung in der Dokumententabelle

gesucht werden. Dieses Kapitel stellt die verschiedenen Optionen zur Dokumentensuche in der Dokumentationvor.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die Firma Tecta arbeitet mit verschiedenen Geschäftsthemen. Die verantwortliche Person in der Buchhaltung sucht nach der Versicherungspolice für das Eigentum juristischer Personen, die im Jahr 2021 abgeschlossen wurde. In der Dokumentation kann die verantwortliche Person mithilfe verschiedener Optionen oder einer Kombination davon suchen: Suche von Dokumenten mithilfe von Filtern Suche durch Gruppierung von Dokumenten in der Tabelle Suche durch Sortierung und Filterung von Dokumenten in der Tabelle

1. Suche von Dokumenten mithilfe von Filtern

Um nach der Versicherungspolice zu suchen, öffnet die verantwortliche Person zuerst das Dokumente Formular, indem sie auf Einstellungen | Dokumentation | Dokumente im Menü klickt.

Als Nächstes gibt die verantwortliche Person Daten in Filter ein, um das gewünschte Dokument schneller zu finden.

Die verantwortliche Person klickt auf das Kategorie (Klassifikation)-Feld und gibt die Schlüsseldaten für die Suche ein. In diesem Fall sucht die verantwortliche Person nach Klassifikation: 661 - Versicherungsverträge, Policen.

Die verantwortliche Person begrenzt die Auswahl auf das Jahr 2021. Dazu gibt sie %2021 in das Metadaten Feld ein.

Abschließend klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche (Dokumente filtern) und beendet damit die Datenfilterung. Das Programm zeigt eine Liste von Dokumenten gemäß den Filtern an.

Durch Klicken auf das gewünschte Dokument kann die verantwortliche Person die Dokumentenvorschau rechts anzeigen.

HINWEIS Wie im Beispiel gezeigt, kann jedes andere Filterfeld in der Dokumentenliste verwendet werden: Datum von, bis, Archiv, Status, Postfach, Sachbearbeiter und Metadaten. Durch Klicken auf das    (Lupe)-Symbol neben den Filterfeldern öffnet sich ein Suche nach Formular. Es ermöglicht die Auswahl mehrerer Parameter gleichzeitig, um im ausgewählten Feld zu suchen. Das Prozentzeichen (%) ist ein Platzhalter-Suchzeichen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Platzhalterzeichen.

2. Suche durch Gruppierung von Dokumenten in der Tabelle

In Dokumentationkann die verantwortliche Person Dokumente durch Gruppierung der Dokumente in der Tabelle suchen.

Dazu klickt die verantwortliche Person mit der rechten Maustaste in das ausgewählte Feld der Tabelle und wählt den Befehl Bearbeiten | Nach dieser Spalte gruppieren .

In diesem Fall wählt die verantwortliche Person die Gruppierung nach dem Klassifikation Feld.

Dokumente in der Tabelle werden nach Klassifikationen gruppiert.

HINWEIS Wenn Sie einen Fehler gemacht und das falsche Feld zur Gruppierung ausgewählt haben, können Sie das Drag-and-Drop Verfahren verwenden, um das Feld aus der Gruppierung zu entfernen. Die gleiche Option wird durch Rechtsklick auf das Feld angeboten, nach dem die Dokumente gruppiert sind. Aus dem Befehlsset wählen Sie Bearbeiten | Aus der Gruppierung entfernen. Sie können auch die Option der Ebengruppierungverwenden. Falls Sie zusätzlich innerhalb der Klassifikation nach Thema gruppieren möchten, klicken und ziehen Sie den Namen der gewünschten Spalte (z. B. Thema) und legen ihn im Feld der primären Gruppe ab. Die Dokumente werden zuerst nach der primären und dann nach der sekundären Gruppe angeordnet.

3. Suche durch Sortierung und Filterung von Dokumenten in der Tabelle

Um nach dem Dokument zu suchen, verwendet die verantwortliche Person die Option der Filterung und Sortierung der Dokumente direkt in der Tabelle.

Zum Filternklickt die verantwortliche Person auf das Auswahlfeld im Namen der Spalte und findet den gewünschten Filter in der Dropdown-Liste.

In diesem Fall klickt die verantwortliche Person auf das Klassifikation Feld und wählt 122 - Berufskurse, Vorträge, Seminare, Studienreisen, Exkursionen.

Zum Sortierenklickt die verantwortliche Person auf den Auf-/Abwärtspfeil im ausgewählten Feld und sortiert die Datensätze aufsteigend oder absteigend.

In diesem Fall sortiert die verantwortliche Person die Datensätze nach dem Datum Feld, um Dokumente mit dem ältesten Datum oben anzuzeigen.

HINWEIS Ein zusätzlicher Klick auf den Spaltennamen kehrt die Sortierreihenfolge nach Wert aufsteigend-absteigend um. Wie im Fall gezeigt, können Sie jedes Feld verwenden, um Daten zu filtern oder zu sortieren, die in den Spalten der Dokumentenliste verfügbar sind.