Căutare în Documentație

Documentație, documentele sunt afișate într-un tabel. Documentul selectat poate fi vizualizat într-o previzualizare. De asemenea, puteți accesa informații și adăuga conexiuni, metadate, fișiere și jurnal de chat.

Pentru a căuta mai rapid printre documente, filtre sunt disponibile; filtrele vă permit să căutați după perioadă de timp, subiect, clasificare, inbox, metadate etc. Documentele pot fi căutate și utilizând aranjarea, gruparea și filtrarea în tabelul de documente.

Acest capitol prezintă diferitele opțiuni de căutare a documentelor în Documentație.

REZUMAT CAZ Compania Tecta lucrează cu diferite subiecte de afaceri. Persoana responsabilă de contabilitate caută polița de asigurare a proprietății persoanelor juridice, încheiată în 2021. În Documentație, persoana responsabilă poate căuta utilizând diferite opțiuni sau o combinație a acestora: Căutarea documentelor utilizând filtre Căutarea prin gruparea documentelor în tabel Căutarea prin sortarea și filtrarea documentelor în tabel

1. Căutarea documentelor utilizând filtre

Pentru a căuta polița de asigurare, persoana responsabilă deschide mai întâi Documente formularul, făcând clic pe Setări | Documentație | Documente în meniul.

Următorul pas, persoana responsabilă introduce date în filtre pentru a găsi documentul dorit mai rapid.

Persoana responsabilă face clic pe câmpul Categorie (Clasificare) și introduce datele cheie pentru căutare. În acest caz, persoana responsabilă caută după clasificare: 661 - Contracte de asigurare, polițe.

Persoana responsabilă limitează selecția la anul 2021. Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă introduce %2021 în câmpul Metadate .

În cele din urmă, persoana responsabilă face clic pe butonul (Filtrare documente) și astfel finalizează filtrarea datelor. Programul afișează o listă de documente conform filtrelor.

Făcând clic pe documentul dorit, persoana responsabilă poate vizualiza previzualizarea documentului în partea dreaptă.

SUGESTIE Așa cum este prezentat în exemplu, orice alt câmp de filtrare din lista de documente poate fi utilizat: Data de la, până la, Arhivă, Stare, Cutie poștală, Funcționar și Metadate. Făcând clic pe    (lupa) pictograma situată lângă câmpurile de filtrare, se deschide un formular Căutare după . Acesta permite selectarea mai multor parametri simultan, pentru a căuta în câmpul selectat. Semnul procent (%) este un caracter de căutare wildcard. Pentru mai multe informații, consultați capitolul Caractere Wildcard.

2. Căutarea prin gruparea documentelor în tabel

În Documentație, persoana responsabilă poate căuta documente prin gruparea documentelor în tabel.

Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă face clic dreapta în câmpul selectat al tabelului și selectează comanda Editare | Grupare după această coloană .

În acest caz, persoana responsabilă selectează gruparea după câmpul Clasificare .

Documentele din tabel sunt grupate după clasificări.

SUGESTIE Dacă ați făcut o greșeală și ați selectat câmpul greșit pentru grupare, puteți utiliza metoda drag and drop pentru a elimina câmpul din grupare. Aceeași opțiune este oferită făcând clic dreapta pe câmpul după care documentele sunt grupate. Din setul de comenzi, selectați Editare | Eliminare din grupare. Puteți utiliza și opțiunea de grupare pe niveluri. În cazul în care doriți să grupați și după subiect în cadrul Clasificării, faceți clic și trageți numele coloanei dorite (de exemplu, Subiect), apoi plasați-l în câmpul grupului primar. Documentele sunt mai întâi aranjate după grupul primar, apoi după grupul secundar.

3. Căutarea prin sortarea și filtrarea documentelor în tabel

Pentru a căuta documentul, persoana responsabilă utilizează opțiunea de filtrare și sortare a documentelor direct în tabel.

Pentru a filtra, persoana responsabilă face clic pe câmpul de selecție din numele coloanei și găsește filtrul dorit în lista derulantă.

În acest caz, persoana responsabilă face clic pe câmpul Clasificare și selectează 122 - Cursuri profesionale, prelegeri, seminarii, excursii de studiu, excursii.

Pentru a sorta, persoana responsabilă face clic pe săgeata sus/jos din câmpul selectat și sortează înregistrările în ordine ascendentă sau descendentă.

În acest caz, persoana responsabilă sortează înregistrările după câmpul Data pentru a afișa documentele cu cea mai veche dată în partea de sus.

SUGESTIE Un clic suplimentar pe numele coloanei inversează ordinea de sortare în funcție de valoare ascendent-descendent. Așa cum este prezentat în caz, puteți utiliza orice câmp pentru a filtra sau sorta datele disponibile în coloanele listei de documente.