Document archiving
Arhiviranje dokumentov
Forma je namenjena arhiviranju dokumentov (Naročil, Blaga in Knjižb). V postopku arhiviranja, se navedeni podatki (dokumenti) shranijo v arhivsko podatkovno bazo oz. v arhivske tabele. S tem se zmanjša velikost delovne podatkovne baze, ter sočasno s tem tudi poveča hitrost delovanja različnih pregledov in obdelav, saj je aktivnih podatkov potem v bazi manj.
Vsebina je namenjena predvsem posameznim uporabnikom, ki imajo veliko število dokumentov iz navedenih področij, ter uporabljajo program že veliko poslovnih let, tako, da si lahko arhivirajo stara poslovna obdobja.
Arhiviranje starih podatkov lahko izvedete tudi večkrat, glede na obseg dokumentov, ki se naberejo tekom poslovnih let (npr.: arhiviranje lahko izvedete vsakih nekaj let).
 |
Obvezno naj se arhiviranje izvaja samo za podatke, ki so stari več let oz. za obdobje, ki sega več let v preteklost!
Na ta način bodo novejši podatki še vedno na voljo v podatkovni bazi kot običajno, stari podatki pa bodo v arhivskih tabelah oz. arhivskih bazah.
Priporočljivo je, da se v delovni bazi ohranijo podatki za najmanj zadnji dve leti.
|
|
Arhivske podatke, predvsem tiste v ločeni bazi, hranite enako dosledno kot vašo delujočo podatkovno bazo, saj se v njej nahajajo vaši dokumenti, ki jih boste morali morda kdaj kasneje izpisovati, pregledovati in podobno! |
Funkcijski gumbi, možnosti in vsebine forme Arhiviranje dokumentov
| Baza |
Vpišite novo ime baze, ki bo vsebovala arhivske podatke. Baza se bo v postopku arhiviranja kreirala na vašem strežniku. V primeru, da baze na vpišete se bo arhiv izdelal v obstoječi podatkovni bazi v dodatnih izdelanih arhivskih tabelah. |
| Mapa MDF/LDF datotek |
Določite lahko tudi lokacijo kje naj se na disku kreirajo datoteke arhivske baze. V primeru, da tega ne vpišete, se bodo LDF/MDF datoteke kreirale na privzeti lokaciji vašega SQL strežnika. |
| Shema |
privzeta je vedno shema "dbo" |
| Datum arhiviranja |
Datum (presečni datum) s katerim se bo izvedlo arhiviranje dokumentov. Datum naj bo določen za več poslovnih let v preteklosti, da se arhivirajo samo stari podatki! Priporočeno je, da se arhiviranje izvede ob koncu poslovnega leta oz. obdobja (npr.: 31.12.2012 - to zajema arhivranje dokumentov vključno z datumom 31.12.2012). |
| VD za zač. stanje zalog |
Iz izbirne tabele izberemo Vrsto dokumenta za kreiranje začetnega stanja zalog. Začetno stanje zalog se bo na izbranem VD kreiralo za posamezna skladišča na naslednji dan od datuma arhiviranja.
V izbirni tabeli se nahajajo VD, ki so interni prevzemi in imajo v Šifrantu Vrst dokumentov izbrano opcijo: "Možnost vrednostnega knjiženja". V primeru, če taka vrsta dokumenta v programu še ne obstaja, jo je potrebno kreirati.
Priporočljivo je, da se za namene začetnega stanja zaradi arhiviranja odpre oz. izbere čisto svoja Vrsta dokumenta prav za ta namen.
|
| Zak. leta za dat. arh. |
|
| "Kreiraj zač. stanje" |
S klikom na gumb bo program kreiral začetna stanja zalog po posameznih skladiščih in začetna stanja za potrebe izpisovanja Trgovskih evidenc.
Začetno stanje za potrebe trgovskih evidenc v sami bazi ni vidno.
|
| "Arhiviraj" |
S tem gumbom pričnete postopek izdelave arhiva. Za izvedbo postopka arhiviranja mora imeti uporabnik administratorske pravice, v nasprotnem primeru ga program o tem obvesti.
Glede na velikost baze oz. količino podatkov lahko arhiviranje podatkov traja daljši čas! |
| Varnostna kopija baze |
Z obklukano vsebino se bo pred pričetkom arhiviranja izvedel postopek arhiva (backupa) vaše podatkovne baze, k ijo boste arhivirali - priporočeno! |
| Sinhroniziraj |
Gumb je namenjen sinhroniziranju arhivskih tabel oz. baz v primeru, da so se v izvorni bazi osnovni podatki po arhiviranju spremenili. Postopek uskladi spremembe tudi v arhivu. |
| Nadgradi arhiv |
V primeru, da želite pregledovati oz. vrniti arhiv nazaj v podatkovno bazo, mora ta biti obvezno usklajen z izvorno podatkovno bazo. S tem gumbom ga uskladite/nadgradite. Možnost izbora nadgrajevanja arhivskih podatkov oz. baz je na voljo tudi v programu za nadgrajevanje Clotho. |
| Restavriraj |
Gumb je namenjen restavriranju arhivov, ki so vsebovani v preglednici. S tem postopkom se vsebina podatkovne baze vrne v prvotno stanje, ki je bilo pred arhiviranjem. |
| Obstoječi arhivi |
V preglednici je prikazan log izvedenih postopkov, ki se nanašajo na izdelane arhive ali sinhroniziranja oz. nadgrajevanja arhivov. Podatki v preglednici vsebujejo podatek o presečnem datumu arhiva, strežniku, imenu baze, shemi, datumu arhiviranja ali sinhroniziranja, ter datumu in uri kdaj je bil postopek izveden. |
| Kreirani dokumenti zač. stanja |
Po zaključku kreiranja začetnih stanj zalog se na tem mestu izpišejo kreirani dokumenti. Za vsako skladišče se kreira svoj dokument. |
| Napake pri kreiranju zač. stanja |
V primeru, če program v procesru kreiranja začetnih stanj zalog za potrebe arhiviranja, naleti na nepravilnosti v zalogah, to javi v panelu Napake. Program javi na katerem identu in skladišču je napaka in opis napake.
Program v tem primeru ne bo kreiral dokumentov začetnih stanj zalog!
|
| Skladišča za kreiranje zač. stanja |
Na tem mestu izberemo, za katera skladišča želimo, da se kreirajo začetna stanja za potrebe arhiviranja zalog.
Za pravilno delovanje je priporočljivo, da se izberejo vsa skladišča iz seznama.
|
Dodatna programska obvestila oz. opozorila v formi Arhiviranje dokumentov
Pri uporabi gumba Arhiviraj, vas progam vpraša, ali ste prepričani, da želi arhivirati podatke pred datumom, ki je vpisan v postavki "Datum arhiviranja". Postopek morate dvakrat potrditi.
Pri postopku arhiviranja podatkovna baza ne sme bitu v uporabi s strani drugih uporabnikov. V takšnem primeru vas program obvesti z oknom v katerem tudi lahko odklopite druge uporabnike. Priporočeno je, da drugi uporabniki sami zaprejo program, da jim ne odklopite podatkovne baze med njihovim delom!
Ko je postopek arhiviranja končan, vas program o tem obvesti.
Glede na velikost baze oz. količino podatkov lahko arhiviranje podatkov traja daljši čas!
Arhiviranje blagovnega dela
Z funkcijo arhiviranja se vsi dokumenti naročil in blagovnega modula arhivirajo do datuma (vključno z datumom) arhiviranja. Ti dokumenti torej fizično v bazi niso več vidni/dostopni.
Večina obračunov je narejenih tako, da izpisujejo tekoče pa tudi arhivske podatke.
|
Če želimo v delovni bazi izpisovati tudi arhivske podatke, moramo na obračune vnesti datumske kriterije, ki vključujejo tudi arhivsko obdobje.
V nasprotnem primeru, če datumi ne bodo vpisani, se arhivski podatki ne bodo izpisovali.
|
|
Priporočljivo oz. obvezno je, da se Vrsta dokumenta, ki smo jo izbrali za kreiranje začetnih stanj zalog, na samih obračunih ne izbere ob izpisovanju obračunov. |
|
Obračuni, ki zaenkrat ne podpirajo branja arhivskih podatkov v bazi so:
DDV obračun in davčne knjige;
Obračun Servis;
Obračun Periodike;
Pregled zgodovine serijskih številk na formi Pregled serijskih številk...
|
|
Po kreiranju začetnih stanj in arhiviranju podatkov, je obvezno potrebno naresti Obnovitev zalog (vključno s Statusi serijskih številk in Ponovnim izračunom cen za vrednotenje)! |
|