Автоматичното създаване на поръчки за покупка от поръчки за продажба е начин да улесните работата и да спестите време, при условие че работата във вашата организация е такава, че поръчките за продажба, които получавате, могат да се използват за точно създаване на поръчки за покупка.

Ако издавате поръчки за продажба на клиенти за закупени стоки (стоки, които купувате за последваща продажба), можете да създавате поръчки за покупка от съществуващи поръчки за продажба.

1. Тип документ

В Поръчки менюто изберете Създаване на поръчка за покупка.

Това ще отвори формата за създаване на поръчки за покупка .

2. Създаване на поръчка за покупка от поръчки за продажба

Изберете От поръчки за продажба таб.

3. Въвеждане на данни и определяне на крайния срок

Трябва да изберете типове документи и типове артикули, които искате да прехвърлите в поръчката за покупка; в секцията за създаване на поръчки за покупка трябва да изберете типа документ, който искате да използвате за създаване на поръчката(ите) за покупка.

3.1 Изберете типове документи

Първо, изберете типовете документи за поръчки за продажба, от които искате да създадете поръчки за покупка. Трябва да бъде избран поне един тип документ!

3.2 Изберете типове артикули

След това изберете типове артикули, които искате да включите в поръчките за покупка, които създавате. Информация за типа артикул на даден артикул може да бъде намерена в регистъра Артикули .

3.3 Създаване на поръчки за покупка - изберете типа документ, задайте крайния срок за доставка

В секцията за създаване на поръчки за покупка изберете типа документ, в който искате да създадете поръчката за покупка.

Доставка до - Можете да използвате вашите крайни срокове за доставки до клиенти, за да създадете крайни дати за доставки за вашите доставчици:

• Фиксирана крайна дата за доставка за доставчика
• Фиксирана крайна дата за линии без потвърден краен срок
• Краен срок за вашия доставчик X дни преди крайната дата за доставка за клиента
• Крайни дати за доставка могат също да бъдат въведени за артикули в регистъра Артикули.

Изберете типа документ, с който ще бъде създадена поръчката за покупка. Ако е необходимо, въведете крайна дата за доставка за поръчката за покупка, която създавате. Тази дата се използва в линии на поръчки без въведен краен срок за доставка в поръчката за продажба или във всички линии на поръчката за покупка. Опцията Използвай за всички ще направи следното:

• Ако тази опция е избрана, крайната дата за доставка ще бъде използвана вместо тези, въведени в линиите на поръчката за продажба (ако там са въведени дати)
• Ако тази опция не е избрана, крайният срок за доставка ще бъде използван за линии на поръчката за продажба без въведен краен срок за доставка. Въпреки това, ако крайните срокове на линиите на поръчката за продажба са въведени, те не са покрити от крайния срок за доставка от функцията Създаване на поръчка за покупка.

За повече информация вижте Настройки за крайни срокове за доставка.

Отклонение на доставката се използва, когато стоките за клиента все още трябва да бъдат закупени. Поръчките за покупка трябва да бъдат дефинирани така, че за крайния срок за доставка да бъде зададен определен брой дни преди вашата доставка до клиента. За да постигнете този ефект, използвайте полето Отклонение на доставката, където в случай на:

• положително отклонение - например, отклонение "8", крайният срок за доставка за доставчика е една седмица преди вашата доставка до клиента (от поръчката за продажба).
• отклонение -1 - отрицателно отклонение за доставката означава, че крайният срок за доставка е дефиниран в регистъра Артикули .

За повече информация вижте Настройки за крайни срокове за доставка.

Изберете Статус по подразбиране за новосъздадените поръчки за покупка.

3.4 Попълване на бележка с

Всяка линия на поръчката за продажба ще бъде прехвърлена в новосъздадената поръчка за покупка. При автоматично създаване на линии на поръчки за покупка бележката може да бъде автоматично попълнена със следните данни:

• Клиент - име на клиента
• Номер на поръчка - номер на поръчката за продажба
• И двете - име на клиента и номер на поръчката за продажба
• Няма - Полето за бележка в линията ще бъде празно. Тази функция е подходяща, когато в регистъра Артикули са дефинирани минимално количество за поръчка и Опаковка за количество за поръчка и искате да ги обедините по индивидуални крайни срокове.

3.5 Критерии за ограничение

Автоматичното създаване на поръчки за покупка може да бъде ограничено от повече критерии.

• Артикул  - създаването на документа може да бъде ограничено от индивидуален артикул ID.
• Отдел - създаването на документа може да бъде ограничено от отдела от поръчката за продажба.
• Клиент - създаването на документа може да бъде ограничено от клиента, първото лице от поръчката за продажба.Тип клиент
• - създаването на документа може да бъде ограничено от типа субект - първо лице и/или второ лице. Типът субект е дефиниран в Субекти | Клиент регистъра. Получател
• - създаването на документа може да бъде ограничено от получателя (второ лице) от поръчката за продажба .Тип получател
• - създаването на документа може да бъде ограничено от типа субект - първо лице и/или второ лице. Типът субект е дефиниран в Субекти | Клиент регистъра. Първична категория
• - създаването на документа може да бъде ограничено от индивидуална категория на артикулите. Категорията на артикулите е дефинирана в регистъра Артикули . Вторична категория
• - от категориите на артикулите изберете ID на вторичната категория на артикулите. Търговски представител
• - създаването на документ може да бъде ограничено от търговския представител (данни от поръчката за продажба). Основен доставчик
• - ако искате да създадете поръчка за покупка за един доставчик, въведете в полето ID на този доставчик. Ако не въведете полето, програмата ще създаде толкова поръчки за покупка, колкото доставчици са дефинирани основни доставчици на поръчаните стоки. Ако няма основен доставчик в артикула на поръчката за продажба, поръчката за покупка от тази поръчка за продажба няма да бъде създадена! Поръчка от
• - създаването на документ може да бъде ограничено от началната дата на поръчката за продажба. (Поръчка) До
• - създаването на документ може да бъде ограничено от крайната дата на поръчката за продажба. Доставка от
• - създаването на документ може да бъде ограничено от началната дата на крайния срок за доставка от линии на поръчката за продажба .(Доставка) До
• - създаването на документ може да бъде ограничено от крайната дата на крайния срок за доставка от линии на поръчката за продажба .3.6 Включване на артикули в BOM

С помощта на този отметка можете да зададете дали поръчката за покупка трябва да се използва за материали или артикули, използвани като компоненти за завършване на поръчания артикул, но в поръчката за покупка артикулът трябва да бъде с

Списък на материалите :отметнато, ако поръчката за покупка трябва да се използва и за материали от всяко ниво на BOM на поръчката

• неотметнато, ако поръчките за покупка трябва да се използват само за артикули от поръчките за продажба
• Ако за индивидуална линия на поръчката за продажба вече е създадена поръчка, тази линия, гледана от гледна точка на създаване на поръчки за покупка, се счита за изпълнена. Например, ако създавате поръчка, използвайки ограничение на основен доставчик, не можете да създадете нови поръчки за покупка за друг (или повече) основни доставчици от поръчката за продажба. Препоръчително е да не използвате критерии за ограничение, ако вече използвате тази отметка.

3.7 Статус 

Изберете

статуси на поръчките за продажба, от които искате да създадете поръчки за покупка. Имате достъп до всички статуси, използвани в поръчките за продажба. По подразбиране са избрани само статуси, които влияят на наличния запас. 3.8 Сортиране по

В секцията

Сортиране по можете да определите по какъв начин програмата да сортира линиите на артикулите на новата поръчка за покупка към основния доставчик: Ако според избрания вариант за сортиране линиите могат да бъдат обединени (т.е. същият артикул,

 същият клиент, същата поръчка, същият краен срок за доставка, същата бележка), новосъздадената поръчка за покупка ще има тези линии обединени в една линия! Ако кликнете върху бутона

Намери , програмата ще започне създаване на шаблони за поръчки за покупка (вижте Линии на поръчката за покупка .4. Линии на поръчката за покупка

Програмата показва

Линии на поръчката за покупка - списък на линиите на поръчката, които отговарят на избраните критерии за създаване на поръчки за покупка от поръчки за продажба . Ще бъдат създадени толкова поръчки, колкото са основните доставчици за артикулите от поръчката за продажба.Можете да се движите между създадените поръчки, използвайки навигационните бутони (за допълнителна информация вижте 

Навигационни бутони .Линии или частично изпратено количество не се показват, ако вече са изпратени поръчки за покупка!

С натискане на бутона

Създай програмата активира процедурата за създаване на поръчки за покупка, съдържащи данни и линии, както са показани в таб Създадени поръчки . Програмата първо изисква потвърждение на операцията (вижте Искате ли да създадете поръчки за покупка? )
При потвърждение програмата съобщава дали операцията е завършена успешно (вижте Създаването завърши успешно! ) и отваря последната успешносъздадена поръчка за покупка .

Програмата ще създаде поръчка към доставчика, който е избран в регистъра на поръчаните артикули катоосновен доставчик .

5. Създаване на поръчка за покупка от наличност

Регистър Артикули | Наличност може да бъде въведено:

• Минимално количество за поръчка: минимално количество, приемливо за доставчика да достави
• Опаковка за поръчка: количество артикули, предоставено от доставчика като количество на транспортна единица.

Тези два данни, въведени, могат да бъдат използвани при автоматичното създаване на поръчки за покупка.

Ако тези два данни не са въведени, автоматичното създаване на поръчки за покупка ще обединява линии по крайни срокове за доставка (и изискваната бележка на линията) и няма да променя количеството на поръчката за покупка. 

Възможно е да се използва един или и двата параметъра. Редът, в който програмата търси параметри за създаване на поръчки за покупка, е следният:

• първо програмата търси количеството на артикулите в поръчката за продажба за всеки краен срок за доставка или по избрания критерий за сортиране за създаване на поръчки за покупка;
• ако количеството е по-малко от минималното, програмата ще го увеличи до минималното количество, което е позволено;
• ако количеството не е делимо, програмата ще увеличи поръчаното количество до следващото най-голямо количество, което е делимо.

За допълнителна информация и употреба вижтеМинимално количество за поръчка и опаковка за поръчка .

6. Създадени поръчки

В панелаСъздадени поръчки е списък на поръчките, създадени от поръчки за продажба и също тези, създадени от наличност .

За допълнителна информация за функцията на лентата със задачи вижте секцията  Лента със задачи .