eDokumentationseinstellungen in PANTHEON
eDokumentation Der Dienst eDokumentation wird durch die Bestellung eines Pakets auf der Datalab-Website aktiviert. Nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail müssen die Einstellungen für eDokumentation in PANTHEON definiert werden. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie die eDokumentationseinstellungen in PANTHEON definiert werden.
 |
FALLZUSAMMENFASSUNG
Ashley Accountant, Leiterin der Finanz- und Rechnungswesen bei Tecta, erhielt eine Bestätigungs-E-Mail, dass der eDokumentationsdienst erfolgreich aktiviert wurde. Sie wird nun die Grundeinstellungen in PANTHEON definieren, um eDokumentation zu nutzen. Dies geschieht wie folgt:
- Einrichten von Speichern
- Einrichten des Klassifikationsschemas
- Einrichten von Postfächern
- Einrichten von Workflows
- Einrichten von Dokumenttypen für eDokumentation
|
Im Administrationspaneldefiniert die verantwortliche Person die Grundeinstellungen für: das Klassifikationsschema, Speicher, Postfächer und Workflows. Der Transfer der Register erfolgt über einen Assistenten, der die Daten von einem Webdienst nach PANTHEON überträgt.
Die verantwortliche Person öffnet den Assistenten, indem sie das Menü Einstellungen | Programm | Administrationspanel | Einstellungen | Dokumentationöffnet.
1. Einrichten von Speichern
Speicher sind die Orte, an denen eDokumentationsdokumente gespeichert werden. Die verantwortliche Person lädt das Speicher register hoch, wie im Bild unten gezeigt.
-
Im Assistenten klickt die verantwortliche Person auf das Panel Speicher herunterladen.
-
Die verantwortliche Person wählt den Importtypaus, in diesem Fall: Hinzufügen/Aktualisieren.
-
Dann klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Vom Server übertragen.
-
Die verantwortliche Person überprüft die Register, die zur Tecta-Datenbank hinzugefügt werden sollen (Nummer 3 im Bild unten).
-
Schließlich klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche In das Register übertragen.
 |
HINWEIS
Für jede Klassifikation kann ein anderer Speicherort zum Speichern von Dokumenten definiert werden.
|
 |
WARNUNG
Auch wenn Sie keinen Dokumentenaufbewahrungsmodus aktiviert haben, werden einige Funktionen Sie nach Informationen zu Ihrem Dokumentenaufbewahrungsmodus fragen. Dazu laden Sie die Keine Aufbewahrung Option im Aufbewahrungscodebuch herunter.
|
2. Einrichten des Klassifikationsschemas
Klassifikationen (oder ein Klassifikationsschema) ermöglichen eine strukturierte Gruppierung von Dokumenten in verschiedene Gruppen und ermöglichen es Ihnen, die Dauer und Methode der Dokumentenaufbewahrung zu definieren. Zu diesem Zweck lädt die verantwortliche Person das Register Klassifikationsschema für eDokumentation herunter.
-
Im Assistenten klickt die verantwortliche Person auf das Panel Klassifikationen herunterladen, wie im Bild unten gezeigt.
-
Die verantwortliche Person wählt ein Klassifikationsschema aus der Dropdown-Liste des Feldes Gruppe, in diesem Fall: SI01.
-
Die verantwortliche Person wählt den Importtypaus, in diesem Fall: Hinzufügen/Aktualisieren.
-
Dann klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Vom Server übertragen.
-
Die verantwortliche Person überprüft die Register, die zur Tecta-Datenbank hinzugefügt werden sollen (Nummer 4 im Bild unten).
-
Schließlich klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche In das Register übertragen.
|
HINWEIS
Sie können auch Klassifikationen im Menü Einstellungen | Dokumentation | Klassifikationsschemahinzufügen. Um die Klassifikation manuell zu erstellen, klicken Sie auf die Symbolleiste Schaltfläche (Datensatz einfügen).
|
- Die verantwortliche Person weist auch jeder Klassifikation oder Klassifikationsgruppe eine Gültigkeit und einen Speichertyp zu, wie im Bild unten gezeigt.
|
WARNUNG
Die Gültigkeit oder Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumentarten ist gesetzlich vorgeschrieben.
|
3. Einrichten von Postfächern
Die Postfächer ermöglichen es Ihnen, Dokumentationen elektronisch zu empfangen und zu senden (eSlog 2.0). Neben der Definition der Einstellungen in PANTHEON müssen die entsprechenden Zugriffsrechte in Zusammenarbeit mit dem Postfachanbieter definiert werden. In diesem Fall hat Tecta ein aktiviertes Postfach beim Dienstanbieter.
Die verantwortliche Person überträgt das Postfächer register wie folgt:
-
Im Assistenten klickt die verantwortliche Person auf das Panel Postfächer herunterladen, wie im Bild unten gezeigt.
-
Die verantwortliche Person wählt den Importtypaus, in diesem Fall: Hinzufügen/Aktualisieren.
-
Dann klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Vom Server übertragen.
-
Die verantwortliche Person überprüft die Register, die zur Tecta-Datenbank hinzugefügt werden sollen (Nummer 3 im Bild unten).
-
Schließlich klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche In das Register übertragen.
-
Im Feld Betreffweist die verantwortliche Person auch die Unternehmensdetails jedem Postfach zu. In diesem Fall wählt die verantwortliche Person Tecta Plc. aus der Dropdown-Liste aus, wie im Bild unten gezeigt.
-
Im Feld Klassifikationgibt die verantwortliche Person die Klassifikation an, die den Dokumenten zugewiesen wird, die in das Postfach importiert werden sollen.
-
Die verantwortliche Person gibt die Anmeldedaten in die Felder Anmeldung und Identifizierenein.
|
HINWEIS
Die Anmeldedaten wurden der verantwortlichen Person vom bizBox-Dienstanbieter nach erfolgreicher Registrierung des Postfachs zur Verfügung gestellt.
|
4. Einrichten von Workflows
Workflows ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeit in PANTHEON zu automatisieren. Vorgegebene Workflows führen Sie durch den Geschäftsprozess und ermöglichen es Ihnen, schneller und effizienter mit dem Programm zu arbeiten. In diesem Fall überträgt die verantwortliche Person die vordefinierten Workflows von einem Webserver.
-
Aus der Dropdown-Liste des Feldes Gruppewählt die verantwortliche Person DMS.
-
Die verantwortliche Person wählt den Importtyp aus und klickt auf die Schaltfläche Vom Server übertragen.
-
Die verantwortliche Person überprüft die Workflows, die zur Tecta-Datenbank hinzugefügt werden sollen (Nummer 4 im Bild unten) und importiert sie in die Datenbank, indem sie auf die Schaltfläche In das Register übertragen.
5. Einrichten von Dokumenttypen für eDokumentation
Die verantwortliche Person definiert die Einstellungen für die Dokumenttypen in zwei Schritten. Zu diesem Zweck öffnet die verantwortliche Person das Dokumenttypen register im Menü Einstellungen | Programm | Dokumenttypen.
5.1 Erstellen von Dokumenttypen für eDokumentation
Die verantwortliche Person bestimmt zunächst die Art der Dokumente, die für die Zwecke der Speicherung von Dokumenten in eDokumentation verwendet werden sollen.
-
Zu diesem Zweck erstellt die verantwortliche Person im Panel Dokumentation einen neuen Dokumenttyp DIZ0, wie im Bild unten gezeigt.
-
Aus der Dropdown-Liste des Feldes Klassifikationwählt die verantwortliche Person die entsprechende Klassifikation aus, in diesem Fall: 250 - Rechnungen.
5.2 Erweiterte Einstellungen für Dokumenttypen
Für die Dokumenttypen , die in eDokumentation bei Tecta gespeichert werden, muss die verantwortliche Person auch die erweiterten Einstellungen definieren. Zu diesem Zweck klickt die verantwortliche Person auf das Panel Waren | Ausgabe.
-
Aus der Dropdown-Liste des Feldes Archivwählt die verantwortliche Person die Art des Dokuments aus, das für die Zwecke der eDokumentation verwendet wird, wie in Punkt 5.1 oben definiert: DIZ0.
-
Die verantwortliche Person wählt oder überprüft, dass die Klassifikation auf 250 - Rechnungeneingestellt ist.
-
Die verantwortliche Person klickt auf die Registerkarte Waren und dann auf die Unterregisterkarte Erweiterte Einstellungen und wählt die Option P1 aus der Dropdown-Liste des Feldes Trans. Typ.
|
WARNUNG
Die Einstellung im Feld Trans. Typ im Panel Erweiterte Einstellungen gilt nur für ausstellende Dokumente.
|
