Увоз од диск или сервер - Увоз од папки

Во еДокументацијата можете да увезете секакви датотеки од различни локации. Еден начин за увоз е да увезете е-документи складирани локално на вашиот компјутер или е-документи од папки на серверот на компанијата.

Програмата проверува кои датотеки сè уште не се увезени и преку сандачето за размена и претходно подготвениот еПроцес увезува и класифицира соодветно.

Во ова поглавје, ќе претставиме пример за увоз на датотека од локална папка во еДокументацијата.

ВНИМАНИЕ За да ја користите услугата еДокументација прво мора да ја активирате и да ги уредите нејзините поставки.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Во одделот за продажба, студентот добива согласност за GDPR од клиентите. Добиените и пополнетите формулари потоа се скенираат и се зачувуваат во локална папка. Одговорното лице ги внесува обрасците од локалната папка во еДокументација. Тоа го прави следејќи ги овие чекори: Увоз на еПроцес Увоз од папки Креирање сандаче Увоз од папки и соодветни поставки Увоз на документи од папки Преглед на увезени документи

1. Увоз на еПроцес Увоз од папки

Увозот на документи од папките на вашиот компјутер е контролиран од еПроцеси.

Одговорното лице мора да:

Увезе претходно подготвен еПроцес: Увези од папки. Го увезува преку Веб услугите во шифрарникот.

ВНИМАНИЕ Увоз на еПроцесот Увези од папки е еднократен процес. Откако ќе го префрлите еПроцесот во шифрарникот преку веб услугите, не треба повторно да го префрлате. Можете да го прескокнете овој чекор.

2. Креирање сандаче Увоз од папки и соодветни поставки

Размената на документи од локални папки во еДокументацијата се одвива преку соодветното поштенско сандаче.

Во вториот чекор, одговорното лице треба да создаде GDPR Увези од папки поштенско сандаче и да ги дефинира соодветните поставки за истото:

• Назив: Увези од папки GDPR (името на нашето поштенско сандаче за увоз GDPR дизајнирано по желба)
• Класификација: 064 – Заштита на лични податоци, доверливи податоци, деловни и даночни тајни
• Партнер: Текта доо.
• Подесувања - Операции (пат од каде да ги носиме документите на нашиот компјутер и каде да ги ставиме)

Ова ја поставува патеката за увоз на документи, која ќе биде контролирана од претходно споменатиот еПроцес Увоз од папки.

СОВЕТ Можете да креирате кој било број поштенски сандачиња за увоз од папки. Преку нив, внесувате конкретни документи од различни папки на серверот или компјутерот и соодветно ги класифицирате.

ВНИМАНИЕ Креирање сандаче Увези од папки а соодветните поставки се еднократен процес. Откако ќе го креирате поштенското сандаче, не треба повторно да го креирате и можете да го прескокнете овој чекор.

3. Увоз на документи од папки

Во третиот чекор, се започнува со увоз на пополнети обрасци со GDPR согласности. Тоа го прави преку претходно подготвен еПроцес Увоз од папки.

Одговорното лице го прави тоа со избирање на образецот Документи преку менито Подесувања | Документација | Документи и кликнува на копчето на лентата со алатки (Увоз/Извоз на податоци).

Од паѓачкото мени, ја избира опцијата: Увези од папки.

Програмата враќа информации за бројот на примени документи. Во нашиот пример, печати: „Нови документи: 3.“

Одговорното лице кликнува на копчето Потврди и продолжува да ги прегледува примените документи во поштенското сандаче Увези од папки.

4. Преглед на увезени документи

Во последниот чекор, одговорното лице сака да ја прегледа листата на примени документи од локалната папка во еДокументацијата.

Списокот на документи филтрира по сандаче: Увоз од папки GDPR (како што можете да видите на сликата подолу). Ова го ограничува приказот само на документи од поштенското сандаче.

Деталниот процес на дополнително филтрирање и сортирање на листата на документи е опишан во поглавјето Пребарување документи во еДокументација.