Увоз со скенирање

Во компанијата, одреден дел од документацијата постои во физичка форма (на пример, добиена преку стандардна пошта). Наместо да се чуваат во хартиени папки, документите може да се скенираат, да се претворат во формат на е-документ и да се увезат во еДокументација. Со ова, повеќе не ни треба архива на хартија во папки.

СОВЕТ Вака зачуваните е-документи потоа може да се испратат преку е-пошта, да се испратат преку провајдер на е-патека и слично. Прочитајте повеќе во поглавјето Извоз на документи.

Во ова поглавје ќе претставиме пример за процесот на дигитализирање на хартиените документи со скенирање.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Во администрацијата одговорното лице сака да го скенира и архивира добиениот договор од фирмата Умбра - трговец, поединец, кој е примен по пошта, во хартиена форма. Тоа го прави следејќи ги овие чекори: Стартување на еПроцесот скенирање и увоз на документи Преглед на документи кои се увезени со скенирање

1. Стартување на еПроцесот скенирање и увоз на документи

Одговорно лице со кликнување на менито Подесувања | Документација | Документи ја отвора формата Документи за скенирање и увоз на потпишаниот договор на компанијата: Умбра - трговец, поединец.
Скенирањето и увозот на документот во еДокументација се врши со помош на претходно подготвениот еПроцес Скенирање и увоз на документи, до којшто има пристам преку:

• Кликнување на копчето (Волшебници) на лентата со алатки.
• И од паѓачкото мени, ја избира опцијата: Скенирајте и увезете.

ВНИМАНИЕ Увозот на документ е контролиран од еПроцесот Скенирајте и увезете, што претходно мора да биде преземен преку веб-сервис.

• Се отвара образецот Скенирање.
• Во полето Скенер, од паѓачката листа, одговорното лице го избира (ако се достапни неколку уреди) уредот што е откриен во информацискиот систем на компјутерот.
• Кликнува на копчето (Скенер).

• Го скенира хартиениот документ на скенерот, кој потоа се прикажува на формуларот.

• Го избира испраќачот од паѓачката листа во полето Партнер: Allianz, d.d.
• Во полето Класификација , ја избира соодветната класификација: 661 – Договори за осигурување.
• Кликнува на копчето Продолжи за да го заврши процесот на скенирање и да го увезе документот во еДокументација.

ВНИМАНИЕ За да ја користите услугата еДокументација, мора прво да ја активирате и да ги уредите соодветните поставки.

2. Преглед на документи кои се увезени со скенирање

Во вториот чекор, одговорното лице сака да го прегледа скенираниот и увезениот документ во еДокументација.

Списокот на документи филтрира по класификација, во нашиот случај: 661 – Договори за осигурување.

Деталниот процес на дополнително филтрирање и сортирање на листата на документи е опишан во поглавјето Пребарување документи во еДокументација.

Внесените метаподатоци се прикажуваат и на картичката Метаподатоци.