Увоз на е-пошта во еДокументација (е-пошта до DMS)

Претходно подготвениот е-Процес Увоз на е-пошта во еДокументација гарантира дека содржината на е-пошта и прилозите, преку Поштенско сандаче, ќе се увезат во еДокументацијата и соодветно ќе се класифицираат.

Со помош на еПроцесот Увоз на е-пошта во еДокументација, не треба да ја печатиме е-поштата, да ја скенираме и да ја увезуваме. еПроцесот работи со автоматизирање на усвојувањето на е-поштата во еДокументацијата

СОВЕТ За да го увезете еПроцесот, следете ја постапката опишана во поглавјето Пренос преку веб-услуги.

еПроцесот (покрај почетокот и крајот) формира единствен суштински чекор (блок): Е-пошта во DMS (EMAIL To DMS).

За да може еПроцесот да функционира, потребно е да се дефинира сет на поставки со кои ќе ги увезуваме е-поштата и сите прилози во еДокументацијата:

ВНИМАНИЕ За да го увезете еПроцесот, следете ја постапката опишана во поглавјето Пренос на еПроцес преку Веб-услуги. Деталните поставки за дојдовниот сервер POP3 се опишани во поглавјето Поставки за е-пошта.

1. Увоз и поставки за поштенско сандаче - Прими е-пошта

Размената на е-пошта се одвива преку поштенското сандаче Прими е-пошта, кое;

• се увезува преку веб-услугата во шифрарникот и
• ги дефинираме соодветните поставки за него.

ВНИМАНИЕ Увоз на поштенско сандаче Прими е-пошта l преку веб-услугите е еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

СОВЕТ Сметководствената услуга која ги прима фактурите за книжење на своите клиенти преку е-пошта, може да наведе во полето Класификација класификација: 250 - Фактури и документација за нивно креирање.

2. Најава на серверот за е-пошта

СОВЕТ Деталната процедура за поставување на дојдовниот POP3 сервер е опишана во поглавјето Поставки за е-пошта.

На формуларот Сандачиња кликнете двапати на полето Пријава. Се отвора прозорецот Најава, овозможувајќи поштенското сандаче да се поврзе со серверот за е-пошта. За да креирате нова апликација, кликнете на копчето (Нов запис).

Во полињата Корисничко име и Лозинка, внесете ги податоците за пристап што ги создадовме при креирањето на сметката за е-пошта (на пр. податоци за најавување за сметка на е-пошта на Gmail).

Ги дефинираме корисничките права и кликнуваме на копчето (Зачувај).

3. Поставки за блок е-пошта во DMS

ВНИМАНИЕ Поставките за блок на е-пошта во DMS се еднократен процес. Ако веќе сте го направиле ова, можете да го прескокнете овој чекор.

Во третиот чекор, неопходно е да се уредат поставките за блок еПроцес: Емаил во DMS. Тоа го правите вака:

• Отворете го формуларот Обликување на бизнис процеси со кликнување во менито Подесувања | Документација | Обликување на бизнис процеси.
• Потоа го наоѓаме саканиот еПроцес: Увоз на е-пошта во еДокументација.
• Со двоен клик на блокот Емаил во DMS, го отвораме формуларот за уредување на поставките за блок.

Образецот дозволува:

• Поставки на серверот POP3 и
• поставки поврзани со Податоци на документ DMS.

Последниве овозможуваат автоматско пополнување на одредени податоци при увоз на пошта во еДокументација.

• Во полето Назив внесете го саканиот текст: Примено по е-пошта, бидејќи сакаме документите создадени во еДокументација да ја добијат наведената адреса кога се увезуваат од е-пошта.
• Партнер - изберете го саканиот партнер од паѓачката листа. Во нашиот случај: ДАТАЛАБ МК., како посветено поштенско сандаче (од кое внесуваме е-пошта во еДокументација) е наменето да прима е-пошта од сметководствената услуга, и соодветно сакаме документот да биде пополнат со името на партнерот при увоз.
• Од паѓачката листа во полето Вид на документ, изберете го типот на документ за архивата на која сакате да се креираат документите при увоз од е-пошта во еДокументација. Во нашиот пример, избираме: DVH0 – Документација за влез/преземање документација.

Зачувајте ги поставките со кликнување на копчето (ОК).

4. Поставки за комуникација со серверот за пошта

За да примате и праќате е-пошта во PANTHEON, потребно е да ги уредите поставките за комуникација со серверот за пошта.