Креирање на нов документ

Креирањето на нов документ се користи кога сакаме да го увеземе прочитаниот (скенираниот) документ во системот на документи и да го поврземе со креираниот документ во PANTHEON. Сите внесени и поднесени документи во eDocuments се зачувани во потврдено или непотврдено складирање.

ВНИМАНИЕ Пред да започнете со користење на еДокументација, функционалноста за складирање, мора да се купи и соодветно да се постави. Прочитајте повеќе во поглавјето е-Бизнис.

Во ова поглавје ќе претставиме пример за креирање нов документ. Функционалноста се наоѓа во менито Документи и задачи, подмодул Документи.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ Одговорното лице сака документот што го добил по пошта од Институтот SIQ да го стави во електронската архива и да го поврзе со креираниот документ во PANTHEON. Таа го скенирала физичкиот документ, за него направила нов запис и ги внела бараните податоци и го приложила скенираниот документ. Таа го спроведе целиот процес со следните чекори: Креирање на нов документ Внесување податоци во заглавието на документот Внесување на основни податоци Додавање на прилози

1. Креирање на нов документ

Одговорното лице ја скенира фактурата добиена од Институтот SIQ и на тој начин ја подготвува за електронско складирање. креира нов документ за него во апликацијата PAWL.

Кликнете на менито Документи и задачи, подмени Документи.

Кликнете на копчето Нов документ во горниот десен агол.

Се отвора нов празен формулар за внесување податоци.

2. Внесување податоци во заглавието на документот

Одговорното лице продолжува да ги внесува податоците во насловот на новиот документ.

Од паѓачката листа, во полето Број на документ, избира во нашиот случај: Документација за влез/преземање на DVH0.

Во полето Класификација, тој избира од паѓачката листа: 250 сметки.

СОВЕТ Код на типови документи што се појавуваат во паѓачката листа во Тип на документ, е претходно поставено во шема за класификација. Прочитајте повеќе за ова во поглавјето Поставки за eДокументација во PANTHEON.

Одговорното лице продолжува со записот во полето Купувач/плаќач, каде што избира: SIQ Ljubljana од паѓачката листа.

3. Внесување на основни податоци

Одговорното лице продолжува со внесување на основните податоци на документот, каде што внесува датум, белешка и го поврзува документот со креираниот документ во PANTHEON.

Во полето Датум на док. и Датум на доспевање. внесете го датумот на документот и датумот на доспевање.

Внесете кој било текст во полето Забелешка. Во нашиот случај, одговорното лице внесува: Архивска фактура испратена во физичка форма.

Во полето Врска до документ, изберете го документот создаден во PANTHEON од паѓачката листа и на тој начин поврзете го со архивираниот/скенираниот документ.

4. Додавање на прилози

Во последниот чекор, одговорното лице го додава скенираниот документ и го архивира на чување.

На десната страна, каде што има формулар за додавање прилози, одговорното лице кликнува Додај прилог.

Се отвора прозорец каде одговорното лице ја избира локацијата или документот што сакате да го прикачите со кликнување на копчето Open (Отвори).

Поставениот прилог може да се гледа како преглед.

Одговорното лице кликнува на копчето Зачувај и го комплетира записот.