Eliminarea înregistrărilor de cost folosind chei de distribuție
Reallocarea posturilor de cost folosind chei de distribuție
Distribuirea posturilor folosind chei de distribuție în șabloane pentru înregistrare automată reprezintă cea mai simplă și transparentă metodă de distribuție ulterioară. Procedând astfel, inversați posturile existente și creați altele noi. Acestea sunt distribuite pe departamente folosind cheia de distribuție. Orice astfel de posturi suplimentare sunt afișate într-un tip de document separat pentru înregistrare. Avantajele utilizării acestei metode constau în:
- faptul că puteți aștepta întotdeauna ca soldul unei astfel de înregistrări jurnal să fie 0 (postul vechi inversat și împreună cu postul nou), altfel a apărut o eroare.
- faptul că puteți pur și simplu să ștergeți înregistrarea parțială dacă ați făcut o greșeală când ați utilizat cheia de distribuție sau dacă aceasta se schimbă conform unor acorduri ulterioare. Ulterior, puteți schimba șablonul pentru înregistrare automată și repeta procedura. Aici nu este necesar să schimbați și să corectați posturile originale în registrul general, nici documentul original primit.
1. Tip nou de document pentru înregistrarea jurnalului
În primul rând, deschideți un nou tip de document pentru înregistrarea jurnalului pentru a:
- separa orice posturi parțiale ulterioare. Acest lucru poate fi, de asemenea, util, de exemplu, în crearea unui raport de balanță de probă . Folosind acest lucru, precum și alte rapoarte pe conturi subiecte/registru general, puteți exclude tipuri individuale de documente atunci când creați rapoarte și astfel obțineți starea datelor înainte de a fi distribuite pe departamente
- identificați-l ca tipul de document în care obțineți întotdeauna soldul tranzacțiilor de debit și credit, care este echivalent cu 0
Documentul 471 este utilizat în acest caz.
2. Proiectarea cheilor de distribuție
Creați atâtea chei de distribuție în registrul cheilor de distribuție cât este necesar pentru a distribui tranzacțiile pe conturi individuale sau grupuri de conturi.
Aici am selectat o singură cheie de distribuție pe care o puteți observa și în subiectul despre cheile de distribuție.
3. Selectați conturi sau grupuri de conturi și chei de distribuție
Stabiliți ce conturi sau grupuri de conturi urmează să fie utilizate în distribuție. Desigur, stabiliți și cheia de distribuție.
În cazul nostru, să creăm un șablon pentru costurile de închiriere care să fie păstrate pe contul de control 413.
Desigur, ați putea proceda diferit și pentru fiecare cont subsidiar din Planul de Conturi să selectați o metodă de distribuție diferită, adică o cheie de distribuție diferită.
În plus, ați putea utiliza în distribuție toate conturile din aceeași grupă (41) și să le distribuiți folosind aceeași cheie de distribuție. Cu siguranță, ori de câte ori și dacă acest lucru se dovedește a fi înțelept.
4. Stabiliți perioada pentru transferul postului
Este corect să decideți, atunci când creați chei de distribuție, cât de des (de exemplu, lunar, semestrial, anual) doriți să efectuați distribuția și ce criterii să utilizați în colectarea datelor (de exemplu, data perioadei de înregistrare). Astfel, transferurile de posturi nu se vor suprapune.
Este înțelept să selectați perioada pe o bază lunară și perioada de înregistrare ca criteriu de dată.
5. Transferul postului sau crearea unui raport
Poate că este suficient să verificați doar suma costului pe departamente individuale. Așa că puteți afișa doar raportul și nu declanșați înregistrarea.
6. Șablon pentru înregistrare automată
| Linie |
Notă |
| 10 |
Inversarea posturilor existente (anularea înregistrărilor
= Suma soldului de credit pe toate subconturile contului subsidiar 413; prin urmare, următoarea formulă #SP413%#.
În acest mod, obțineți soldul pe aceste conturi în negativ. Datele sunt utilizate în inversarea înregistrării.
În loc să faceți referire la soldul de credit, ați putea face referire la tranzacțiile de credit (de exemplu, #SK413%#), dar este mai bine să folosiți soldul de credit astfel încât să includeți și inversarea pe partea opusă a contului, dacă există.
Aici am definit doar postul pe partea de debit și am solicitat ca înregistrarea să fie efectuată pe același cont și în aceeași sumă ca cea dată în formulă.
Selectați tipul de înregistrare Pe Departamente astfel încât ID-ul departamentului, unde ați inversat postul, să fie introdus în linia corespunzătoare. Astfel, în același moment obțineți date despre dacă postul a fost atribuit vreunui departament. Dacă a fost, este în același timp inversat.
|
| 20 |
Alocarea prin cheia de distribuție
= Suma soldului de debit pe toate subconturile contului subsidiar 413; prin urmare, următoarea formulă #SO413%#.
Aceleași considerații trebuie luate în considerare în legătură cu formula utilizată în calcul, așa cum se poate observa mai sus (linia 10).
Aici am definit, de asemenea, doar înregistrarea pe partea de debit și am solicitat ca aceasta să fie efectuată pe același cont și în aceeași sumă ca cea dată în formulă.
Tipul de înregistrare utilizat nu joacă niciun rol aici deoarece ați specificat cheia de distribuție, conform căreia soldul pe conturile de cost este distribuit.
|
7. Exemple
1. Factura furnizorului
Să spunem că ați primit o factură în mai 2015 pentru următoarele:
- închirierea spațiilor comerciale în valoare de 1.000 € (cont 4130); când ați primit factura, aceasta a fost înregistrată în departamentul Departament 1,
- închirierea garajelor și parcărilor în valoare de 200 € (cont 4131); când ați primit factura, aceasta a fost înregistrată în departamentul Departament 1.
2. Raport de distribuție
Datorită necesității de a crea un raport financiar lunar, în iunie distribuiți costurile pe departamente și pe baza cheii de distribuție selectate anterior.
Ca dată de început, selectați 1.5. 2015 în câmpul Postat Din și ca dată de sfârșit selectați 31.05. 2015 în câmpul La. Evenimentul de afaceri este repostat în ultima zi a perioadei selectate, adică pe 31 mai 2015.
Înainte de a continua cu înregistrarea, este înțelept să vizualizați datele de înregistrare în raport, de exemplu, Raport pe Linii - Detaliat.
3. Înregistrarea jurnalului utilizată în distribuția înregistrării
Prin clic pe butonul de Înregistrare, se înregistrează datele în înregistrarea jurnalului.
După cum era prevăzut, sumele posturilor din perioada selectată sunt inversate în suma și departamentul specificate în postul original.
Sumele noi și referințele la departament, așa cum sunt specificate în cheia de distribuție, sunt înregistrate.
4. Card de cont
5. Balanță de probă pe departamente - Toate înregistrările jurnalului
6. Balanță de probă pe departamente - Nici o înregistrare jurnal utilizată în distribuție
 |
Exemplele date pot fi, de asemenea, de ajutor în distribuirea veniturilor. Singura diferență fiind că trebuie să ajustați soldul de datorie și activ pe cont sau grupuri de conturi în consecință! |
