Uvoz primljenog e-računa preko eKnjiženja (OCR)

Ukoliko želimo da automatizujemo pripremu PANTHEON dokumenta prijema bez prekucavanja, to možemo učiniti pomoću procesa eKnjiženja, koji će primljeni PDF račun pretvoriti u e-račun, te ga konvertovati u JSON formatu. E-račun pomoću poslovnog procesa uvozimo u PANTHEON.

SAVET JSON (JavaScript Object Notation) je jednostavan format za razmenu podataka. On se obično koristi u elektronskoj razmeni koja uključuje internet aplikacije.

Uvoz e-računa teče pomoću dva poslovna procesa:

• Uvoz primljenog e-računa u eKnjiženje - procesa koji omogućava uvoz e-računa u PANTHEON
• Učenja eKnjiženja (eKnjiženje odgovor) - procesa koji šalje uvezene podatke nazad u optički (OCR) čitač. Na taj način se čitač uči iz sopstvenih grešaka, te tako poboljšava svaki naredni proces prepoznavanja.

U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primer uvoza e-računa u primljene PANTHEON račune pomoću mašinskog učenja optičkog čitača.

OPIS PRIMERA Odgovorna osoba je od dobavljača Pošta SR primila PDF račun i sačuvala ga u eDokumentaciji, te ga pretvorila u e-račun. Sada želi da e-račun uveze u primljene račune i OCR čitaču pošalje povratnu informaciju. To će učiniti prateći sledeće korake: Izbor dokumenta u eDokumetnaciji Pokretanje eProcesa eKnjiženje uvoz Uvoz e-Slog dokumenata prijema 1 Ručno dodavanje popravki Uvoz e-računa u PANTHEON primljene račune

UPOZORENJE Uvoz dokumenta pomoću eProcesa eKnjiženje uvoz funkcioniše samo ukoliko ste aktivirali uslugu ekKnjiženja, te udredili odgovarajuća podešavanja.

1. Izbor dokumenta u eDokumetnaciji

Odgovorna osoba želi da obradi primljeni račun od dobavljača, koji je pre toga uvezla u eDokumentaciju.

SAVET Ukoliko dokument u PDF formatu niste poslali u optički čitač i primili e-račun, pročitajte poglavlje eProces Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje.

Kako bi nastavila rad sa dokumentom, potraži ga Dokumentaciji, tako što izabere meni Podešavanja | Dokumentacija | Dokumenti.

Potom prelazi na pokretanje poslovnog procesa.

2. Pokretanje eProcesa eKnjiženje uvoz

U redu sa alatima Dokumentacije klikne na taster (Čarobnjaci).

Sa padajuće liste izabere opciju eKnjiženje uvoz.

SAVET Da bi se prikazao poslovni proces na određenom PANTHEON obrascu, kao opcija na tasteru Čarobnjaci, moramo ga podesiti u Obrascu za oblikovanje poslovnih procesa. Postupak možete pročitati u tački 3 poglavlja Osnovna podešavanja poslovnih procesa.

3. Uvoz e-slog dokumenta prijema

Otvara se obrazac Uvoz e-slog dokumenta prijema, za unos primljenog e-računa, koji se popunjava uvezenim podacima.

SAVET Kako će optički čitač pročitati podatke iz e-računa, te ih potom pretvoriti u PANTHEON račun, zavisi od Podešavanja načina optičkog čitanja.

Odgovorna osoba podatke pregleda i po potrebi dopuni odnosno popravi prikazane podatke. U našem slučaju želi da popravi datum PDV-a, budući da optički čitač nije taj podatak učitao.

UPOZORENJE Na ovoj tački uvezeni podaci mogu imati neke greške. To u najvećoj meri zavisi od toga dali su od određenog dobavljača već primani računu i date povratne informacije optičkom čitaču.

3.1 Ručno dodavanje popravki

Odgovorna osoba ručno popravlja podatak u polju Dat. PDV, kao što je prikazano na slici.

U donjem delu obrasca nalaze se podešavanja kako da otpički čitač potraži i učita šifre, odakle da ih popuni u dokument i šta da uzme kao datum računa i datum PDV-a.

Pored toga u donjem delu, u polju označenom ispod, izabere vrstu dokumenta koju želimo uvozom e-računa kreirati u PANTHEON-u.

U našem primeru: 1200 - Računi troškova.

Kada uredi sve željene popravke i ima izabranu željenu vrstu PANTHEON dokumenta, označava dokumenta tako što štiklira izborno polje u poziciji računa.

Sada prelazi na uvoz e-računa.

4. Uvoz e-računa u PANTHEON primljene račune

Za uvoz e-računa klikne na taster Kreiranje dok..

Na taj način se u PANTHEON-u kreira primljeni račun vrste dokumenta 1200.

Automatski se otvara obrazac vrste dokumenta i novokreirani dokument.

Istovremeno se optičkom čitaču šalje povratna informacija, koja omogućava Učenje eKnjiženja. Tako se poboljšava čitanja računa za ovog dobavljača.

UPOZORENJE Popunjavanje konta, na tabu Knjiženja na samom dokumentu prijema se razlikuje u zavisnosti od podešenih opcija i unešenih podataka u šifarniku vrste dokumenata i šifarniku subjekata. I to:   1. Ako je: - u šifarniku vrsta dokumenata označena opcija  Ne uvažavaj šeme knjiženja u Šifarniku subjekata (finansijski podaci)   Podatak o kontu dobavljača program prilikom uvoza i kreiranja dokumenta prijema, povači iz šifarnika dokumenata.   2. Ako: - u šifarniku vrsta dokumenata nije označena opcija  Ne uvažavaj šeme knjiženja u Šifarniku subjekata (finansijski podaci) - je u šifarniku subjekta u polju Konto dobavljača unešen podatak Podatak o kontu dobavljača program prilikom uvoza i kreiranja dokumenta prijema, povači iz šifarnika subjekta.

SAVET Broj kreiranog računa vidi se u eDokumentaciji, na panelu Veze.