Postopek prevzema z dokumentom

S to funkcijo evidentiramo stroškovne racune, prevzemamo materialna sredstva na zalogo, skratka evidentiramo prevzeme, ki vplivajo na poslovni rezultat ali stanje podjetja navzven. Poenostavljeno receno dokument torej spremeni stanje skladišca in povzroci nastanek obveznosti do dobavitelja.

Pri prevzemu z dokumentom velja, da je ena dobavnica en racun! Ce želite vec dobavnic uvrstiti na en racun, uporabite interne prevzeme in zbirno fakturiranje!

Kot pri vseh operacijah moramo tudi pri prevzemu z dokumentom najprej izbrati vrsto dokumenta, s katerim bomo blago ali storitev prevzeli. Iz menija lahko izbiramo med vsemi vrstami dokumentov tipa dokument, ki so vnešeni v šifrant vrst dokumentov:

I. Odpremo nov zapis 

s klikom na ikono   v ukazni vrstici. Odpre se nam nov, prazen obrazec za vnos prevzema:

a. Prevzem na podlagi narocila dobavitelju

Prevzem najhitreje naredimo iz narocila dobavitelju! Vsako narocilo lahko uporabimo kot predlogo za prevzem blaga ali storitve.

S klikom na gumb  si lahko v primerih, ko izdajamo blago na podlagi že izdelanega narocila dobavitelju prihranimo precej dela, ce enostavno prenesemo narocila v prevzem.

Program nam prenese vse podatke iz narocila v prevzem. Zdaj že lahko preidemo na tocko II. – placilo.

b. Izdelava novega dokumenta

1. Vnesemo podatke o dobavitelju

Ce imamo dobavitelja že vpisanega v šifrantu subjektov, zadošca, da vpišemo njegov naziv, drugace pa ga moramo najprej dodati v šifrant. (To lahko naredimo direktno iz dokumenta izdaje s klikom na gumb  , ki nam odpre nov panel za vnos v šifrant.)

Kadar je dobavitelj razlicen od pošiljatelja, vnesemo dobavitelja kot prvo osebo, pošiljatelja pa kot drugo osebo.

2. Vnesemo roke placila, valuto, nacin dostave in nabave ter cenovni razred

Ce so le-ti že doloceni v šifrantu subjektov in jih želimo ohraniti, nam je vnašanje prihranjeno.

3. Vnesemo pozicije

a. Koda in naziv identa

Vtipkamo ali iz izbirne tabele poišcemo idente, ki jih prevzemamo. Idente pa lahko vnašamo oz. izbiramo: 

• po kodi

• po nazivu

Podatek o kodi identa in njegovem nazivu sta medsebojno povezana: iskani ident lahko torej izberemo po kodi ali po nazivu, pri tem pa odvisni podatek izpolni oz. ponudi program.

Zgoraj so prikazane privzete nastavitve izbirne tabele. Kateri podatki iz šifranta identov naj se nam izpišejo pri iskanju identa in v kakšnem formatu, dolocimo v Paratmetrih | Identi | Nastavitve iskanja. 

Naziv identa lahko v dokumentu tudi spremenimo: tako lahko genericno kodo identa (npr. STOR) dopolnimo s popolnejšim opisom le-tega (npr. popravilo stroja po predracunu 3456/00).

Podatke o prevzetih kolicinah lahko odcitamo tudi s citalcem crtne kode!.

b. Prevzeta kolicina

Za vsako pozicijo vpišemo kolicino, ki jo bomo z dokumentom prevzeli na skladišce.

c. Serijske številke

Ce je ident, ki ga prevzemamo, voden po serijskih številkah, moramo na zalogo prevzeti še serijske številke

d. Ostali podatki

Ostale podatke v poziciji prevzema nam program ponudi avtomatsko in jih po potrebi spremenimo.

e. Skok na naslednjo pozicijo

Na naslednjo pozicijo se pomaknemo s pomocjo kurzorske tipke. Tako ažuriramo tekoco vrstico in se istocasno pomaknemo na polje za vnos kode nove pozicije dokumenta.

II. Placilo v gotovini

Placilo z gotovino evidentiramo, kadar dobavitelju blago placamo z gotovino.

V panelu Blagajna kliknemo gumb  .

Program neposredno prikaže avtomatsko generiran blagajniški izdatek, ki ga lahko tudi izpišemo. Blagajniško poslovanje je podrobno opisano v modulu Blagajna.

III. Izpisi

Dokument lahko izpišemo v obliki dobavnice, prevzemnega lista ali kalkulacije nabave, znotraj vsake od teh kategorij pa lahko preddefiniranim oblikam izpisov dodajamo tudi svoje!

Katere izpise imamo na razpolago najlaže ugotovimo tako, da se z miško postavimo na ikono za izpisovanje  .