Daten aus TXT-Datei importieren - vertikal

Datei

Wir wählen die Datei aus, die wir importieren möchten, die nur im TXT-Format vorliegen kann.

Mitarbeiter

Es stellt das Format der Daten dar, in dem wir den Mitarbeiter geschrieben haben.

In der TXT-Datei können wir zwischen Folgendem wählen:

• Reg. Nr: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Reg. Nr./ID
• Nummer: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Nummer
• ID-Karte: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Karten-Nr.

Wir wählen eine Option, die einen Mitarbeiter in der Textdatei angibt. Dann müssen wir die Länge und Position der Mitarbeiterdaten in der Datei angeben.

Position

Es stellt das Format der Daten dar, in dem wir die Position geschrieben haben.

In der TXT-Datei können wir zwischen Folgendem wählen:

• Automatisch: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Position in den Gehaltsparametern.
• ID: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus der Position im Register der Beschäftigungspositionen
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus der Position im Register der Beschäftigungspositionen.

Erneut müssen wir die Länge und Position dieser Informationen in der Textdatei angeben.

Abteilung

In der TXT-Datei können wir zwischen Folgendem wählen:

• Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Abt. in den Gehaltsparametern.

Erneut müssen wir die Länge und Position dieser Informationen in der Textdatei angeben.

Kostenstelle

In der TXT-Datei können wir zwischen Folgendem wählen:

• Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Kostenstelle in den Gehaltsparametern.

Erneut müssen wir die Länge und Position dieser Informationen in der Textdatei angeben.

Bericht

Wir wählen den Bericht aus, in den wir die importierten Daten übertragen möchten. Hier sehen wir nur die Lohnabrechnungen, die noch nicht abgeschlossen sind (in der Lohnvorbereitung ist das Kontrollkästchen „Abgeschlossen“ nicht aktiviert).

Gruppe ET

Der Prüfer ist nur aktiv, wenn bereits eine Art von ET in der ausgewählten Lohnabrechnung für die Datenübertragung zum Zeitpunkt der Vorbereitung der Lohnabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.

Falls der Prüfer bestätigt wird, werden alle ETs für jeden Mitarbeiter mit den neuen Werten in der Lohnabrechnung übertragen.  

Wenn es einige ET in den Übertragungsdaten zur Vorbereitung gibt, die nicht mehr in der TXT-Datei vorhanden sind, werden sie neben dem bestätigten Prüfer bei der Wiederaufnahme der Übertragung aus der Vorbereitung gelöscht.

Gruppenarbeitsplatz, Abt., Kostenstelle.

Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Programm die ETs nach Arbeitsplatz, Abteilung und/oder Kostenstelle gruppieren.

Zum Beispiel: Wenn wir einen Mitarbeiter mit derselben Position, aber einer anderen Abteilung oder Kostenstelle haben und möchten, dass jeder ET für die korrekte Position berechnet wird, dann aktivieren wir dieses Kontrollkästchen.

ET-Werte korrigieren

Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Übertragung von Daten bereits ein Verdiensttyp in der Lohnberechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.

Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle ET für den einzelnen Mitarbeiter mit den neuen ET-Werten in die Lohnvorbereitung übertragen. Bei der Übertragung in die Lohnvorbereitung werden die vorhandenen ET in den Feldern Tage, Stunde, Betrag und Index nicht überschrieben, sondern nur die Werte korrigiert.

Zum Beispiel: Für ETs, die in AP/Einstellungen/Personal/Lohn/Arbeitsweg von der Arbeit festgelegt sind, wird der Betrag, der aus EF/Gehaltsparametern/Arbeitsweg von der Arbeit übertragen wird, nicht überschrieben, sondern es werden nur Stunden eingegeben.

Vorhandene ET überschreiben

Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Übertragung von Daten bereits eine Art von Verdiensttyp in der Lohnvorbereitung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.

Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle ET für den einzelnen Mitarbeiter mit den neuen Werten übertragen.

Ausführen

Durch Drücken der Schaltfläche importieren wir Daten aus der im Feld Datei ausgewählten TXT-Datei.

Zeile

Wir geben den Namen des Elements ein, das den Verdiensttyp darstellt, zum Beispiel Urlaub. Wir können bis zu 3 Zeichen eingeben.

ET

Wir wählen den Verdiensttyp (z.B. DOP) aus der Codetabelle der Verdienstarten aus, auf die wir durch Doppelklick zugreifen können.

Daten Typ1

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Daten Typ2

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert. Wir verwenden diesen Datentyp, wenn wir bereits Informationen im Datentyp1 eingegeben haben.

Daten Typ3

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Daten Typ4

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Zeilen von-bis

Wir geben die Länge und Position des ET in der Textdatei ein.

Werte

1. Von-bis
2. Von - bis
3. Von - bis
4. Von - bis

Wir geben die Länge und Position der gewählten Datentypen ein, die in der obigen Tabelle beschrieben sind.

Mitarbeiter

Aus der TXT-Datei importieren wir den Mitarbeiter. Mit einem Doppelklick in dieses Feld öffnen wir die Personalakte des Mitarbeiters. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

Pos.

Die letzte aktive Position des Mitarbeiters aus dem Panel Position in den Gehaltsparametern wird geschrieben. Wir können die Daten hier ändern.

Positionsname

Es wird der letzte aktive Name der Position aus dem Panel Position in den Gehaltsparametern angezeigt. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld öffnen wir die Akte des Mitarbeiters. Wir können die Daten nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

Abteilung

Abteilung, die in der Textdatei angegeben ist.

Kostenstelle

Kostenstelle, die in der Textdatei angegeben ist.

ET

Es wird der Verdiensttyp geschrieben, den wir in der ersten Hälfte des Formulars im Eintrag aus der Spalte ET festgelegt haben. Mit einem Doppelklick gelangen wir zur Codetabelle der Verdienstarten. Wir können die Daten nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

Tage

Aus der TXT-Datei importieren wir die Tage für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Tage ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Stunden

Aus der XLS-Datei importieren wir die Stunden für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Stunden ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern. Wir können die Daten hier ändern.

Betrag

Aus der TXT-Datei importieren wir den Betrag für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Betrag ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Index

Aus der TXT-Datei importieren wir den Index für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Index ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Status

Beim Importieren von Daten werden verschiedene Warnungen und Fehler im Status angezeigt. Fehler werden durch zwei Grade getrennt, wobei die Zeilen entsprechend eingefärbt sind. Die Farbe kann zufällig im Administrationspanel | …| Lohn | Nachrichtenstatus – Lohn im Feld Kritischer Fehler, Fehler und Warnung bestimmt werden. Auf diese Weise erscheinen zwei Arten von Nachrichten: Fehler und Warnungen, die kurz beschrieben werden. Fehler können nicht korrigiert und nicht in die Lohnvorbereitung übertragen werden, während Warnungen korrigiert werden können und anschließend zur Übertragung in die Lohnabrechnung markiert werden.

Kritische Fehler sind:

• Mitarbeiter ist nicht aktiv (Mitarbeiter ist nicht aktiv oder hat keine Parameter für diese Berechnung).
• Pos. ist nicht im Zeitraum (die Position ist nicht im Zeitraum eines Falls, sodass sich in diesem Moment der Eintrag Pos. ändert)

Warnungen sind: 

• ET ist bereits in der Vorbereitung (diesen Verdiensttyp hat der Mitarbeiter bereits in einer Vorbereitung, die Daten in der Spalte ET sind eingefärbt)
• Unterschied in Tagen (dieser Mitarbeiter hat bereits für diesen ET, aber der Unterschied liegt in den Tagen, die Daten sind in der Spalte Tage eingefärbt).
• Unterschied in Stunden (dieser Mitarbeiter hat bereits für diesen ET, aber der Unterschied liegt in den Stunden, die Daten sind in der Spalte Stunden eingefärbt).
• Bereits übertragen (dieser Mitarbeiter hat bereits die Daten in die Vorbereitung übertragen, durch den Import der XLS-Datei)
• Mehr aktive Pos. (dieser Mitarbeiter hat mehr aktive Positionen, die in dieser Lohnabrechnung für diesen Zeitraum möglich sind; die Daten in der Spalte Pos. sind eingefärbt).

Alle anderen Datensätze sind zur Transkription markiert und nicht eingefärbt. Die Färbung kann auch geändert werden, solange das Kästchen in der Spalte Ausw. aktiviert ist und die Warnfarbe sich ändert, sodass nur der Rest der Daten, wo die Warnung aufgetreten ist, eingefärbt wird. Das Feld Mitarbeiter bleibt immer mit der Farbe für Warnungen eingefärbt.

Ausw.

Wir aktivieren das Kontrollkästchen, falls wir möchten, dass die ausgewählten Positionen in die Lohnvorbereitung übertragen werden.