Ausgleichskopf

Kunde

Die Auswahl der offenen Forderungen gegenüber den Kunden sollte auf einen bestimmten Kunden eingeschränkt werden. Bleibt das Feld leer, werden automatisch die Forderungen aller Kunden im gewählten Konto ausgewählt.

(Checkbox)

Dieses Kontrollkästchen ist ausgewählt, wenn das Programm Informationen über die Beträge der offenen Forderungen des gewählten Kunden finden soll.

Abteilung

 Abteilung, für die Sie eine Forderung gegenüber dem Kunden ausgleichen möchten.

Kostenstelle

Die Kostenstelle, für die Sie eine Forderung gegenüber dem Kunden ausgleichen möchten.

Konto

Sie geben das Forderungskonto ein, aus dem Sie einen Ausgleich vorbereiten.

Beim Einbeziehen der Forderungskonten mit Hilfe von Platzhalterzeichen (z. B. 12%, 120[1,2,3]7 oder 1200;1201;1206;), werden die Forderungskonten von Ausgleichen in Bearbeitung nicht berücksichtigt, wenn diese im Kopf des vorbereiteten Ausgleichs angegeben sind, in den Sie offene Posten einbeziehen möchten.

Falls sich die Konten im Kontenplan ändern, wird dieses Feld nicht aktualisiert, da die Suchfunktion keine Platzhalterzeichen zulässt.

Währung

Die Liste der Forderungen/Verbindlichkeiten kann auf eine bestimmte Währung (in- oder ausländisch) eingeschränkt werden. Handelt es sich um ein Fremdwährungskonto, können Sie Forderungen und Verbindlichkeiten in der lokalen oder ausländischen Währung ausgleichen. Aber sowohl die Währung als auch die Forderung oder Verbindlichkeit müssen gleichwertig sein.
Wenn das Feld leer bleibt, werden die Posten in der Hauptwährung aus den Parameterngeschlossen. 

Warnung Es ist nicht möglich, Forderungen oder Verbindlichkeiten in unterschiedlichen Währungen auszugleichen.

Konto für Ausgleiche in Bearbeitung

Sie geben das Konto zur Überwachung der Ausgleiche in Bearbeitung (Forderungen) ein.

Status

Sie können auswählen, welche Belege Sie ausgleichen möchten:

• Alle – alle Belege, einschließlich der geschlossenen
• Offen – nur offene Belege (Standardwert)

Lieferant

Die Auswahl der offenen Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferanten sollte auf ein bestimmtes Subjekt eingeschränkt werden. Bleibt das Feld leer, werden automatisch die Verbindlichkeiten gegenüber allen Lieferanten des gewählten Kontos ausgewählt.

(Checkbox)

Dieses Kontrollkästchen ist ausgewählt, wenn das Programm Informationen über die Beträge der offenen Verbindlichkeiten finden soll.

Abteilung

 Abteilung, für die Sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten ausgleichen möchten.

Kostenstelle

Kostenstelle, für die Sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten ausgleichen möchten.

Konto

Sie geben das Verbindlichkeitskonto ein, für das Sie einen Ausgleich vorbereiten.

Beim Einbeziehen der Verbindlichkeitskonten mit Hilfe von Platzhalterzeichen (z. B. 22%, 220[1,2,3]7 oder 2200;2201;2206;), werden die Verbindlichkeitskonten mit Ausgleichen in Bearbeitung nicht berücksichtigt, wenn diese im Kopf des vorbereiteten Ausgleichs angegeben sind, in den Sie offene Posten einbeziehen möchten. Falls sich die Konten des Kontenplans ändern, wird dieses Feld nicht aktualisiert, da die Suchfunktion keine Platzhalterzeichen zulässt. Sie geben das Verbindlichkeitskonto ein, für das der Ausgleich vorbereitet wird.

Fälligkeitsdatum bis

Sie geben das Endfälligkeitsdatum ein, bis zu dem Sie den Saldo der offenen Posten ermitteln möchten.

Währung

Die Liste der Forderungen/Verbindlichkeiten kann auf eine bestimmte Währung (in- oder ausländisch) eingeschränkt werden. Handelt es sich um ein Fremdwährungskonto, können Sie Forderungen und Verbindlichkeiten in der lokalen oder ausländischen Währung ausgleichen. Aber sowohl die Währung als auch die Forderung oder Verbindlichkeit müssen gleichwertig sein!
Wenn das Feld leer bleibt, werden die Posten in der Hauptwährung aus den Parametern geschlossen.

Konto für Ausgleiche in Bearbeitung

Sie geben das Konto zur Überwachung der Ausgleiche in Bearbeitung (Verbindlichkeiten) ein.

Status

Sie können auswählen, welche Belege Sie ausgleichen möchten:

• Alle – alle Belege, einschließlich der geschlossenen
• Offen – nur die offenen Belege (Standardwert)

Erstellt am

Sie geben das Erstellungsdatum des Ausgleichs ein. Der Standardwert ist das aktuelle Datum.

Fälligkeitsdatum

Standardmäßig ist dies das aktuelle Datum. Vor der Bestätigung des Ausgleichs geben Sie das Ausgleichsdatum ein, das im Buchungsbeleg beim Fälligkeitsdatum erscheint.

Nummer

Die Nummer ist eindeutig und wird automatisch erstellt. Sie kann nicht geändert werden.

Status

Status:

• In Vorbereitung
• Gebucht
• Bestätigt
• Abgelehnt
• Storniert

Leer

Das Kontrollkästchen Leer-Ausgleich, (das ausgewählte Kontrollkästchen Leer, nicht ausgewählt – Standardeinstellung).
Der Saldo bleibt unverändert. Die Beträge der offenen Posten zur Abstimmung werden dem Saldo angepasst.

Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter, der den Ausgleich erstellt hat. Standardmäßig ist dies der aktuell angemeldete Benutzer.

Buchungsart

Hier wählen Sie eine Buchungsart aus, und Sie können wählen zwischen:

• Erstellen – Mit dieser Option können Sie eine neue Buchung des Ausgleichs auf den Buchungsbeleg erstellen
• Anfügen – Mit dieser Option können Sie die Buchung des Ausgleichs an einen bereits bestehenden Buchungsbeleg anhängen

Belegart

Wir können eine Belegart für die Buchung wählen, mit der der Buchungsbeleg erstellt werden soll. Diese kann in der Belegart für Ausgleich vorhanden sein.

Zieldatum

Wir können das Periodendatum für den Buchungsbeleg auswählen.

Buchungsdatum

Wir können das Buchungsdatum für den Buchungsbeleg auswählen.

Initiator

In diesem Feld wählen Sie den Initiator aus. Sie können wählen zwischen:

• Unser Unternehmen
• Käufer
• Lieferant

Externe ID

Dieses Feld wird für verschiedene Integrationen mit einem anderen Anbieter verwendet. Zum Beispiel in SI für ZZI.

Notiz

Im Feld Notiz der zu buchenden Posten können Sie einen beliebigen zusätzlichen Text eingeben.

Fällig bis

Hier können Sie das Fälligkeitsdatum auswählen.

Ausgleichsdatum

Sie können das Ausgleichsdatum auswählen. Dies funktioniert nur, wenn der Schalter Ausfüllen Fälligkeitsdatum beim Buchen markiert ist. Das eingegebene Ausgleichsdatum führt dazu, dass das Fälligkeitsdatum im Buchungsbeleg ausgefüllt wird. Ohne aktivierten Schalter bleibt dieses Feld leer.

Gemeinsam übertragen

Der Schalter Gemeinsam übertragen wird angezeigt, wenn die Option Offene Posten nach Abteilungen und Kostenstellen schließen in Einstellungen | Programm | Administrationspanel im Panel Einstellungen | Finanzen | Buchung aktiviert ist.

Ausfüllen Fälligkeitsdatum beim Buchen markiert

Die markierte Option füllt das Fälligkeitsdatum in die Ausgleichsbuchungen ein. Ohne diese Einstellung bleibt das Fälligkeitsdatum bei den Ausgleichsbuchungen leer und eine solche Buchung schließt die Rechnungen nicht. Forderungen und Verbindlichkeiten werden geschlossen, wenn der Ausgleich bestätigt wird.

Notizen aus Buchungsbelegzeile kopieren

Die markierte Option kopiert Notizen aus den Forderungs- und Verbindlichkeitsbuchungen in die Ausgleichsbuchungen.

Nur offener Betrag

Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden die Belege, die mit demselben Verknüpften Beleg verbunden sind, in einer Zeile als Summenbetrag im Raster Offene Forderungen und Offene Forderungen angezeigt.

HINWEIS   Die Option funktioniert genauso wie die Nur offener Betrag Option im Formular Offene Posten schließen – Aktive Buchungen.

Offener Saldo

Der Saldo aller Forderungen und Verbindlichkeiten.

Saldo

Der Saldo der zur Verrechnung ausgewählten Forderungen und Verbindlichkeiten.

Auswählen

Nachdem Sie die Informationen zu Kunde, Lieferant und Konten eingegeben haben, zeigen Sie die Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten durch Klicken auf diese Schaltfläche an.

Warnung Die Daten zu offenen Forderungen/Verbindlichkeiten werden aus den zu buchenden Buchungsbelegzeilen entnommen!

Wenn das Programm die Informationen zu den auszugleichenden offenen Forderungen und Verbindlichkeiten findet (nur mit dem Status Offen), prüft es, ob für das gewählte Subjekt und Konto auf der Seite der Forderungen und gleichzeitig auf der Seite der Verbindlichkeiten eine nicht verknüpfte Zahlung existiert, mit der Sie Forderungen und Verbindlichkeiten ganz oder teilweise schließen könnten. Das Schließen auf diese Weise verringert den Saldo der verfügbaren Forderungen und Verbindlichkeiten zum Ausgleich. Alles ist im Bericht über offene Posten oder in der Übersicht der offenen Posten im Handbuch zum Schließen offener Posteneinsehbar.

Deshalb hilft das Programm, falls es offene Zahlungen gibt, solche Posten zu finden, indem es das Meldungsfenster IRISanzeigt:

• Wenn eine offene Forderung oder Verbindlichkeit besteht: 4116 Es besteht noch eine offene Zahlung auf Konto (xx) für Subjekt (yy)!
• Wenn sowohl offene Forderung als auch Verbindlichkeit bestehen: 4554 Es bestehen noch offene Zahlungen auf Konten zum Ausgleich!

Saldo

Wenn die Beträge der auszugleichenden Forderung und Verbindlichkeit nicht gleichwertig sind, werden die Ausgleichsbeträge von Forderung und Verbindlichkeit durch Klicken auf die Schaltfläche Saldo an den niedrigeren ausgewählten Betrag angepasst.

Die gleiche Aktion wird auch durch Klicken auf die Schaltfläche Bericht ausgeführt, die den Bericht für den Ausgleich in Vorbereitung ermöglicht – die Beträge von Ausgleichsforderung und -verbindlichkeit müssen auch im Bericht gleichwertig sein.

Durch Klicken auf diese aktualisieren Sie die Informationen zu offenen Forderungen und Verbindlichkeiten nicht. Wenn der Ausgleichsbericht erstellt und der Ausgleich gebucht wurde, können Sie auf die Auswählen Schaltfläche klicken, um weitere offene Posten zu finden. 

Schließen/Buchen

Es startet eine Buchung des Ausgleichs.

Wenn Sie keine zu schließenden Transaktionenausgewählt haben, wird kein Buchungsbeleg erstellt und das Programm warnt Sie mit einer Meldung (siehe Keine zu buchenden Datensätze!).

Vor der eigentlichen Buchung werden alle Buchungsbelegzeilen gemäß der erforderlichen Prüfung des Kontenplans (siehe Fehler bei der Prüfung des Kontenplans).

Falls Sie im Ausgleichskopf ein Konto mit Hilfe von Platzhalterzeichen ausgewählt haben, gibt das Programm folgende Meldung aus: Sie dürfen nicht auf das Konto XXX buchen!

WARNUNG Durch das Buchen des Ausgleichs werden Änderungen an Zahlungsaufträgen vorgenommen, sofern diese überhaupt erstellt wurden. Die Prüfung der Zahlungsaufträge erfolgt nicht, wenn Sie den Ausgleich gebucht und dann Zahlungsaufträge für erstellte Belege erstellt haben.

Stornieren

Storniert das erstellte Ausgleichsdokument und ändert den Status des Ausgleichs automatisch auf Storniert.