Exportdokumente

Dieser eWorkflow ermöglicht das massenhafte Exportieren von Dokumentdateien aus eDokumentation. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen, wenn elektronische Dokumente aus Ihrem eDokumentationsspeicher an einen anderen Ort verschoben oder zur Überprüfung, beispielsweise für eine Steuerprüfung oder an einen Prüfer, gesendet werden müssen.

In der Praxis bedeutet dies, dass die verantwortliche Person einfach alle Dokumente mithilfe von Filtern im Dokumente Formular sammelt und dann den eWorkflow ausführt. Dann wählt die verantwortliche Person den Speicherort auf der Festplatte oder im Netzwerk zum Speichern der Dateien aus. Dokumente werden automatisch mit einer Dokumentennummer und einer Dateinummer gekennzeichnet und in Ordner exportiert, die mit einem Betreffnamen beschriftet sind.

Die wichtigsten Schritte bei der Verwendung dieses eWorkflows sind:

1. Auswahl der Dokumente zum Export – Der eWorkflow liest alle Dokumente, die im Dokumente Formular gemäß den Filtern angezeigt werden, und bereitet sie für den Export vor.
   Der Schlüsselblock in diesem Schritt ist das Script.
2. Auswahl des Speicherorts für den Export – Der Benutzer wählt den Speicherort aus, an den die Dokumente exportiert werden sollen.
   Der Schlüsselblock ist das Script.
3. Erstellen eines Ordners und Exportieren von Dateien – Der Ordner für Dateien wird erstellt und alle entsprechenden Dateien werden in diesen Ordner exportiert. Dieser Prozess wiederholt sich, bis alle Dokumente exportiert sind.
   Die Schlüsselblöcke hier sind das Script und DMS zu Dateien.
4. Nachricht an den Benutzer – Schließlich wird eine Nachricht an den Benutzer angezeigt, entweder eine Fehlermeldung, wenn etwas schiefgegangen ist, oder eine Nachricht darüber, wie viele Dokumente exportiert wurden.
   Der Schlüsselblock in diesem Schritt ist das Script.

Exportdokumente eWorkflow benötigt keine zusätzlichen Einstellungen und ist sofort einsatzbereit, sobald er von der Webdienstheruntergeladen wird.

Hinweis Um Ihnen zu helfen, den Exportdokumente eWorkflow zu verstehen, siehe den Anwendungsfall, der im Kapitel Exportieren von Dokumentenbeschrieben ist.