Klassifikationsschema

Klassifikationsschema ist ein System zur Sortierung der Dokumente, das von den Unternehmensbehörden festgelegt oder in Aufträgen oder Aufgaben, Geschäftsprozessen oder Unternehmensaktivitäten verwurzelt ist.

Es ist der grundlegende und wichtigste Plan zur Anordnung von Dokumentationsmaterial. Es definiert sehr präzise die Dokumentationshierarchie, die Art der Dokumentation und ihren Zweck, die Aufbewahrungsfrist und die Methode der Kennzeichnung oder Dokumentennummerierung.

Gemäß dem Klassifikationsschema werden beispielsweise die Rechnungen eines Stromanbieters genau platziert und später leicht gefunden. Dies bestimmt, in welchem Speicher (Vorratsraum), in welchem Archiv (Schrank) in diesem Speicher und in welcher Klassifikation (Ordner) sich das Dokument befindet. Abgesehen davon bestimmt das Klassifikationsschema auch die Handhabung des Dokuments, die Archivierungszeit, Zugriffslevels (Autorisierung) und so weiter.

Klassifikationen können hierarchisch gruppiert werden und damit einen Baum von Klassifikationsdokumenten erstellen, was eine schnellere Bestimmung und Suche ermöglicht.

HINWEIS Das Klassifikationsschema ist ein lebendiger Organismus, der je nach Lebenszyklus Ihres Unternehmens erweitert und verkleinert werden kann. In PANTHEON können die Dokumente immer von einer Klassifikation in eine andere verschoben werden, die Speichertypen der Klassifikationen können geändert oder zusätzliche Metadaten oder Prozesse zu einer Klassifikation hinzugefügt werden.

Der Webservice bietet vorgefertigte Klassifikationsschemata für die häufigsten Geschäftstypen an, um den Einstieg zu erleichtern. Nach der Übertragung des Klassifikationsschemas können Sie Klassifikationen bearbeiten und bei Bedarf neue erstellen.

HINWEIS Wir empfehlen Ihnen, die Dinge nicht zu kompliziert zu machen und das Dokumentensystem so zu verwenden, wie es in einem dieser Klassifikationsschemata vorgefertigt ist. Nach 6-12 Monaten Nutzung, wenn Sie sich daran gewöhnt haben, beginnen Sie mit der Bereinigung und Anpassung Ihres Klassifikationsschemas! Sie haben die gesamte Flexibilität und kein Dokument oder andere Informationen werden verwendet!

Ein Klassifikationsschema wird wie folgt erstellt:

1. Herunterladen eines vorgefertigten Klassifikationsschemas
2. Erstellen und Bearbeiten von Klassifikationen
3. Festlegen von Berechtigungen für Klassifikationen
4. Suche nach Klassifikationen