Kreiranje novega kupca

KRATEK OPIS SPODNJEGA PRIMERA: Prikaz postopka kreiranja novega kupca v šifrantu subjektov programa Pantheon.

Kreiranje novega kupca

1. Izbira šifranta

Najprej iz menija izberemo oz. odpremo šifrant subjektov.

Lahko pa šifrant odpremo tudi s funkcijsko tipko ali klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega kupca

V ukazni vrstici  kliknemo na gumb nov zapis . S tem se nam odpre prazna forma, ki je pripravljena za vnos novega kupca.

V zgornjem delu forme vnašamo najosnovnejše podatke o kupcu, torej šifro kupca in naziv kupca. Naziv se avtomatsko prenese v polje naziv 2.

Če nas zanima sama lokacija podjetja, kje v mestu se podjetje nahaja, kliknemo na gumb . Odpre se nam mapa mesta z zaznamkom lokacije podjetja.

Ko smo vnesli šifro in naziv subjekta, vnesemo še preostale podatke v panel "Osnovni podatki".

Naziv - najpomembnejši podatek tega šifranta je seveda enolično določena šifra subjekta, ki jo privzeto predstavlja kar njegov naziv. Največ tridesetmestni naziv subjekta.

Naslov - naslov subjekta

Pošta - iz izbirne tabele izberemo poštno številko. Šifrant lahko neposredno odpremo z dvoklikom na to polje.

Država - Izberemo državo, kjer ima subjekt svoj sedež. Šifrant lahko neposredno odpremo z dvoklikom na to polje.

Oddaljenost - če smo v šifrant poštnih številk vnesli oddaljenost od našega podjetja, se izpiše oddaljenost subjekta od sedeža našega podjetja – v kilometrih. Podatek lahko vpišemo tudi ročno. Podatek uporabljamo za izdelavo potnih nalogov.

Telefon - vpišemo telefonsko številko sedeža subjekta. Morebitne dodatne telefonske številke zaposlenih v podjetju in posameznih oddelkov vnašamo v panel kontaktnih oseb.

Fax - vpišemo fax številko subjekta. Morebitne dodatne fax številke zaposlenih v podjetju in posameznih oddelkov vnašamo v panel kontaktnih oseb.

Url - vpišemo internetni naslov subjekta

SKIS - iz šifranta SKIS izberemo šifro standardne klasifikacije institucionalnih sektorjev. Šifrant lahko neposredno odpremo z dvoklikom na to polje.

Šifra dejav. - Šifra dejavnosti iz šifranta šifer dejavnosti. Šifrant lahko neposredno odpremo z dvoklikom na to polje. Podatek moramo OBVEZNO vnesti za svoje podjetje, ker se uporablja za izpis na nekaterih predpisanih obrazcih!

ID za DDV - Vpišemo davčno številko subjekta. Tukaj imamo možnost preveriti podatke tako, da dvokliknemo davčno številko in program nas avtomatično poveže s spletno stranjo Inetis, kjer so objavljeni podatki vseh podjetij v Sloveniji. Seveda je to mogoče le, če imamo Internet povezavo. Do tega iskanja dostopamo tudi iz menija čarovnikov (glej Poišči podatke o podjetju). 

Davčne številke zavezancev iz vseh držav članic EU lahko preverite na spletnem naslovu:

http://ddv.inetis.com/iskalnik.aspx?isci=

Za pravne osebe Kupce (tudi s.p.), ki niso davčni zavezanci, v ID za DDV ne vnesemo predpone SI in pri Načinu prodaje (za Kupec) označimo Zavezanec.

Matična štev. - Vpišemo matično številko subjekta iz evidence Zavoda za statistiko. Tukaj imamo možnost preveriti podatke tako, da dvokliknemo matično številko in program nas avtomatično poveže z internet stranjo Inetis, kjer so objavljeni podatki vseh podjetij v Sloveniji. Seveda je to mogoče le, če imamo Internet povezavo. Do tega iskanja dostopamo tudi iz menija čarovnikov (glej Poišči podatke o podjetju).

Tu vnašamo podatke o subjektu kot našem kupcu. Podatke bo program uporabljal pri sprejemanju naročil, izdajanju računov in v računovodskem modulu. Osnovne podatke o kupcu vnašamo v panelu Partner.

3. Vnos podatkov

3.1. Vnos rabata

Vnesemo dogovorjeni rabat, ki predstavlja privzet popust, ki ga bo imel subjekt pri nakupu kateregakoli blaga. Vpišemo ga kot število odstotkov.

3.2. Vnos valute, načina plačila, dostave, paritete, kraja in tipa subjekta

• Valuta - Izberemo privzeto valuto, v kateri bodo izražene izdane fakture za tega kupca. Program privzeto ponudi valuto države, v kateri ima kupec registriran sedež. Privzeto valuto program ponudi pri izdelavi dokumentov za tega kupca. Podatek lahko seveda tudi spremenimo. 
• Način plačila - Izberemo privzet plačilni način plačila.
• Dostava - Izberemo privzet način dostave.
• Pariteta - Privzeta šifra paritete za tega kupca.
• Kraj - Privzeti kraj paritete za tega kupca.
• Tip subjekta - NEOBVEZNO izberemo tip subjekta iz šifranta tipov subjektov.  Ta služi kot predloga za šifrant subjektov, tako da enoznačno in na enem mestu za izbran segment subjektov določimo splošne nastavitve, na primer valuto, število dni za plačilo in podobno. Če neko skupno značilnost za posamezen tip subjektov spremenimo naknadno (npr. število dni za plačilo), lahko s pomočjo funkcije za razmnoževanje podatek spremenimo tudi v šifrantu subjektov.  

3.3. Način izračuna cene, način prodaje in cenovni razred

Izberemo, kako naj se v naročilih kupcev in dokumentih izdaje prikazuje rabat:

• Pogodbeni rabat se prikazuje ločeno - posebej se izkazuje bruto cena in odstotek rabata (privzeta izbira)
• Rabat se prikazuje ločeno - če je izbrana ta opcija, program vedno za ceno v poziciji dokumenta izbere prodajno ceno (cena prvega cenovnega razreda iz šifranta identov), razliko do dejanske kupne cene pa prikaže v obliki rabata pozicije do te cene. V tem primeru ni priporočljivo spreminjati rabata pri poziciji! Ker je osnova za obračun rabata prodajna cena, je ta izbira primerna le za prodajo in naročila kupcev.
• Rabat je vključen v ceno: v dokumentu se izkazuje le neto prodajna cena, ki je že zmanjšana za rabat.

Izberemo način prodaje, ki se bo privzeto uporabil pri izdelavi novega izdanega računa in naročila kupca. Način prodaje je odločilen za pravilnost DDV evidenc. Izbiramo lahko med:

• Zavezanec – prodaja domačim davčnim zavezancem, identificiranim za DDV (privzeta izbira)
• Izvoz – izvoz blaga v tretje države, ki sodi v Knjigo izdanih računov.
• Izvoz - EU - izvoz blaga v države EU, ki sodi v Knjigo izdanih računov za dobave v Skupnost, če je subjekt identificiran za namene DDV v eni od članic EU (glej Osnovni podatki subjekta).
• Končni kupec – prodaja domačim in tujim nezavezancem

Izbiramo lahko med tremi cenovnimi razredi in pomeni privzeta cenovna skupina, v katero kupec sodi. Izberemo cenovni razred, iz katerega bo program pri izdelavi naročila in fakture črpal prodajne cene za tega kupca. Poimenovanje cenovnih razredov lahko poljubno spremenimo v Parametrih | Identi | Osnovni podatki.

3.4. Elektronska izmenjava podatkov

Te podatke vnesemo pri kupcu ali pri dobavitelju, prikazujejo pa se tako pri enem kot pri drugem tipu subjekta. Izberemo parametre za poslovanje s podjetjem preko izmenjave dokumentov v elektronski izmenjavi podatkov:

Način poslovanja -  s tem preklopnikom izberemo, ali se računi, izdani temu subjektu, izvozijo v elektronsko izmenjavo podatkov ali ne. (Uvozijo se lahko vsi dokumenti subjekta, ne glede na to, kakšen način poslovanja mu izberemo.)

• Papirno in elektronsko - se privzeto izvaža v e-Slog (do nadaljnega ima enak učinek kot tip Elektronsko e-Slog - enostaven račun)
• Elektronsko e-Slog - enostaven račun - se privzeto izvaža v e-Slog, kot enostaven račun
• Papirno - se privzeto NE izvaža v e-Slog pri uporabi funkcije za izvoz nabora dokumentov (glej npr.  Izvoz e-Slog dokumentov za kupca)

EAN koda subjekta - uporablja se ta identifikacijo subjektov, s katerimi izmenjujemo dokumente preko e-Slog-a

Subjektovi dokumenti so podpisani - za uvoz podatkov iz e-Slog datotek: preklopnik pomeni zahtevo za obvezno preverjanje pristnosti elektronskega podpisa pošiljatelja. Če je izbrano obvezno preverjanje podpisa dokumentov, prejetih od tega subjekta, pa dokument ni podpisan, uvoz ni mogoč in program vrne napako (glej 5343 Dokument ni podpisan!).

(Na podpisovanje izvoženih dokumentov preklopnik ne vpliva - v ta namen podpisovanje izvoženih dokumentov izberemo v Parametrih | Podjetje | Osnovni podatki.)

Dokumenti so kriptirani - se še ne uporablja

3.5. Obresti

Obresti se obračunavajo - Privzeta nastavitev je vklopljeno stikalo. V primeru izklopljenega stikala, se v obračunu obresti, subjekt ne bo pojavil kot kandidat za obračun.

Vrste obrestne mere - Določimo vrsto obrestne mere za obračun obresti npr. pogodbeno.

3.6. Pošiljanje opominov

Tu določimo ali subjektu ne bomo pošiljali opominov za zapadle terjatve in način pošiljanja.

Plačilni opomin je lahko v papirni ali v elektronski obliki (e-pošta).

3.7. Potrditev

Za potrditev vnešenih podatkov v ukazni vrstici kliknemo na potrditveni gumb .