Erstellen eines Zahlungsauftrags
Ein Zahlungsauftrag ist eine der bargeldlosen Methoden, die zur Begleichung der Verbindlichkeiten des Unternehmens verwendet werden.
Nachfolgend ein Beispiel, wie ein Zahlungsauftrag in PANTHEON vorbereitet wird.
Um einen Zahlungsauftrag in die Bank zu importieren, ist es notwendig, die Aufträge im gültigen ISO SEPA XML-Format (Slowenisch) zu erstellen, das von allen Banken unterstützt werden muss, da dies der von der Wirtschafts- und Währungsunion (WWU) der Europäischen Union vorgeschriebene Standard ist.
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WARNUNG
Für Anweisungen zur Verwendung der Zahlungsstandards ISO SEPA XML und ZBSXML siehe das Kapitel SEPA in PANTHEON.
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FALLZUSAMMENFASSUNG
Anne Accountant, die zuständige Person von Tecta, möchte einen Zahlungsauftrag für das Empfangsdokument 22-1000-000001 erstellen, das sich auf den Kauf eines Anlageguts Arbeitsmaschine 1 bezieht.
Der Zahlungsauftrag für das ausgewählte Dokument wird wie folgt erstellt:
- Einrichten von Zahlungsauftragsregistern
- Einrichten des Typs des Liquidationsdokuments
- Auswahl einer Rechnung zur Zahlung
- Erstellen eines Zahlungsauftrags
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Erstellen einer XML-Datei für den Import in eine Online-Bank
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1. Einrichten von Zahlungsauftragsregistern
Vor der Erstellung des ersten Zahlungsauftrags müssen die zugehörigen Register in PANTHEON entsprechend eingerichtet werden.
Die Register, die in Bezug auf Zahlungsaufträge wichtig sind, können im Menü Einstellungen | Finanzen | Transaktionenaufgerufen werden.
Es wird eine Liste der folgenden Register angezeigt, die vor der Erstellung von Zahlungsaufträgen eingerichtet werden müssen:
2. Einrichten des Typs des Liquidationsdokuments
Bevor tatsächlich Zahlungsaufträge für die Zahlung von Rechnungen erstellt werden, muss die zuständige Person ein Liquidationsdokumenterstellen.
Dies erfolgt im Dokumenttypen Register für Empfangsdokumente.
Die zuständige Person öffnet das Dokumenttypen Register, indem sie das Menü Einstellungen | Programm | Dokumenttypenöffnet.
In diesem Fall wird der Dokumenttyp LI00 - Zahlungstransaktion - Inland erstellt.
Im linken Menü wählt die zuständige Person das Panel Finanzen | Transaktionen | Zahlungsaufträge - LCY, wie im Bild unten gezeigt.
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HINWEIS
Für weitere Informationen zu den Dokumenttypen Parametern für Zahlungsaufträge in Landeswährung, siehe das Kapitel Zahlungsaufträge – LCY.
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3. Auswahl einer Rechnung zur Zahlung
Dann wählt die zuständige Person die Rechnung oder das Empfangsdokument aus, das bezahlt werden soll.
In diesem Fall möchte die zuständige Person das Empfangsdokument für den Lieferanten Extra Lux d.o.o., Dokumentnummer 22-1000-000003, bezahlen.
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HINWEIS
Für weitere Informationen zur Erstellung des oben genannten Empfangsdokuments siehe das Kapitel Erwerb eines Anlageguts.
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Die zuständige Person wählt den Dokumenttyp aus, auf dessen Grundlage die zu zahlende Rechnung erstellt wurde. In diesem Fall wird der gewünschte Dokumenttyp 1000 - Einkauf - Materiallager im Menü Waren | Empfangaufgerufen.
Die zuständige Person verwendet die Symbolleiste Navigationsschaltflächen, um die gewünschte Rechnung zu finden.
Das Fenster des ausgewählten Dokuments 22-1000-000003 wird geöffnet.
Die Rechnung wurde bereits gebucht. Für Anweisungen zur Buchung dieses Dokuments siehe das Kapitel Buchung direkt aus dem Dokument.
4. Erstellen eines Zahlungsauftrags
Das Dokument besteht aus drei Teilen: dem Dokumentkopf, den Zeilen und der Wertleiste.
Der Dokumentkopf enthält Daten zum Lieferanten, das Datum des Empfangs und der Rechnungserstellung, das Fälligkeitsdatum und die zuständige Person.
In den Dokumentzeilen wählt die zuständige Person die Registerkarte Zahlungen, wo ein Zahlungsauftrag, eine Ratenzahlung oder eine Barauszahlung für die erhaltene Rechnung erstellt werden kann.
Um den Zahlungsauftrag zu erstellen, wählt die zuständige Person die Registerkarte Zahlungsauftrag.
Da die Zahlung in Landeswährung an den inländischen Lieferanten Extra Lux Ltd erfolgt, wird das Feld LCY (Landeswährung) automatisch mit Daten aus dem Dokumenttyp LI00 - Zahlungstransaktion - Inlandausgefüllt.
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HINWEIS
Alternative Optionen zur Erstellung von Zahlungsaufträgen:
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Das Feld Konto wird automatisch mit der Zeilennummer des Bankkontos ausgefüllt, das im Subjekte Register im Abschnitt Allgemein | Bankkonten als Standard
ausgewählt ist. Wenn die zuständige Person eine Zahlung auf ein anderes Bankkonto vornehmen möchte und die Details dieses Bankkontos im Subjekte Register eingegeben sind, kann die zuständige Person dieses Bankkonto im FeldKonto
auswählen. Das Feld Ref. wird automatisch mit Daten basierend auf den Einstellungen im Dokumenttypen
Register ausgefüllt. Für den ausgewählten Dokumenttyp LI00 aus dem Dokumenttypen Register sind die Daten zum Standardreferenzwert im PanelStandardwerte
vordefiniert. Ein Standardwert kann auch für das Feld Code
festgelegt oder manuell aus der Dropdown-Liste auf dem ausgewählten Konto ausgewählt werden (wie im Screenshot unten gezeigt). In diesem Fall wählt die zuständige Person manuell den ZweckcodeKOSTEN
aus. Das Referenzformat des Zahlungsauftrags wird im Panel Standardwerte durch Auswahl des ID-Formats
aus der Dropdown-Liste festgelegt, in diesem Fall wird die ID 00 ausgewählt. Für das FeldDok. ausfüllen
wählt die zuständige Person die Informationen aus, die im Referenzfeld für die Belastung angezeigt werden sollen. Die zuständige Person hat die Option ausgewählt, das Feld automatisch mit1-Dokument1
auszufüllen. Die im Feld Verknüpftes Dokument 1
des Dokumenttyps 1200 eingegebene Nummer wird angezeigt.
In diesem Fall kopiert die zuständige Person die Nummer 2022-04. Das Feld Vom Konto wird automatisch mit der Zeile des Bankkontos des Unternehmens (Tecta) ausgefüllt, das im Subjekte Register alsStandardkonto
ausgewählt ist. Das Kontrollkästchen Zahlungsauftrag erstellen ist standardmäßig gemäß den Einstellungen im Subjekte
Register aktiviert. Durch Klicken auf die SchaltflächeZahlungsauftrag erstellen erstellt die zuständige Person einen DokumenttypLI00
, in diesem Fall 22-LI00-000033. Der Zahlungsauftrag enthält Daten aus dem Dokument und Daten gemäß den Einstellungen desZahlungsauftragsdokumenttyps
.
Die zuständige Person kann die vorbereiteten Daten korrigieren oder duplizieren und einen neuen Datensatz erstellen, bevor ein Bericht erstellt wird.
4.1 Zahlungsauftrag in Vorbereitung Der erstellte Zahlungsauftrag wird in der RegisterkarteIn Vorbereitung
angezeigt. Die zuständige Person öffnet das Menü Finanzen | Transaktionen | Zahlungsaufträge - LCY und wählt den DokumenttypLI00 - Zahlungstransaktion - Inland
.
Die Benutzeroberfläche für Transaktionen wird geöffnet, die aus zwei Abschnitten besteht. Der obere Abschnitt zeigt eine Liste der Bankkonten von Tecta
, von denen die Verbindlichkeiten beglichen werden, während der untere Abschnitt mehrere Registerkarten mit Daten und Aufgaben zur Erleichterung der Vorbereitung von Zahlungsaufträgen zeigt.
Die zuständige Person kann nun die Zahlung des erstellten Zahlungsauftrags durchführen. Auf der RegisterkarteIn Vorbereitung
werden die Zeilen oder Zahlungsaufträge ausgewählt, die in die Zahlung einbezogen werden sollen.
In diesem Fall wird die vom Lieferanten Extra Lux d.o.o. erhaltene Rechnung ausgewählt, wie im Bild unten gezeigt. Die zuständige Person klickt auf die SchaltflächeZahlen
. Der Zahlungsauftrag wird auf die RegisterkarteIn Bearbeitung
übertragen.
können Sie die Farben nach Wunsch für den erstellten Dokumenttyp für Zahlungstransaktionen festlegen. Die zuständige Person öffnet die Registerkarte In Bearbeitung und wählt das Zahlungsdatum im Feld Wertstellungsdatum
(Valutadatum).
In diesem Fall wird das Datum 18.5.2022 ausgewählt.
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Die zuständige Person wählt dann die Zeile des erstellten Zahlungsauftrags aus, um die Rechnung zu bezahlen.
HINWEIS Wenn Sie mehrere Zahlungsaufträge gleichzeitig bezahlen möchten, können Sie mehrere Zeilen mit der FunktionstasteSTRG
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auswählen. Das Feld Ausgewählt
wird automatisch mit dem Wert der ausgewählten Rechnung, die bezahlt werden soll, ausgefüllt.
In diesem Fall beträgt der Zahlungswert 37.210 EUR.
5. Erstellen einer XML-Datei für den Import in eine Online-Bank Die zuständige Person lädt den ausgewählten Zahlungsauftrag an den ausgewählten Dateispeicherort hoch, indem sie auf die SchaltflächeDatei
klickt. Eine XML-Datei wird erstellt und auf der lokalen Festplatte oder dem im Menü konfigurierten Speicherort gespeichert Verwaltungsbereich | Einstellungen | Finanzen |Zahlungsaufträge
, wie im Bild unten gezeigt. Nach dem Klicken auf die SchaltflächeDatei wird das folgende Informationsfenster angezeigt:Datei erfolgreich erstellt (C:\Datalab\Local|siTkDis.xml)!
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