Създаване на PANTHEON документ от сканиран документ (случай на употреба)

Някои фактури могат да бъдат изпратени на компании в хартиен или PDF формат по имейл. Алтернативно, компаниите могат да дигитализират хартиения документ, като го сканират и импортират в eDocumentation.

На базата на сканирания документ, компанията може след това да използва eWorkflow, за да създаде PANTHEON документ за получаване, както е описано в примера по-долу.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Лицето, отговорно за това, получава хартиена фактура за услугата от доставчика. Фактурата се сканира и импортира в Документацията. На базата на документа в Документацията, PANTHEON използва eWorkflow, за да създаде документа за получаване. Това се прави по следния начин: Избиране на фактура в eDocumentation и стартиране на работен поток Подготовка на данни Въвеждане на фактурата Проверка на създадената фактура

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За да работи правилно eWorkflow, основните настройки на eWorkflow трябва да бъдат определени предварително. Определянето на основните настройки на eWorkflow е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

1. Избиране на фактура в eDocumentation и стартиране на работен поток

СЪВЕТ За да създадете фактура, лицето, отговорно за това, първо трябва да сканира фактурата и да я импортира в eDocumentation. За импортиране, вижте инструкциите в главата eExchange – получаване или импортиране.

На Документи формата, лицето, отговорно за това, използва търсачката, за да намери документа, за който ще бъде създаден PANTHEON документ за получаване (фактура).

Това се прави с помощта на eWorkflow Създаване на PANTHEON документ от сканиран документ.

В лентата с инструменти, лицето, отговорно за това, кликва на (Магьосници) бутона и избира опцията Създаване на PANTHEON документ от сканиран документ от падащото меню.

СЪВЕТ Опцията за показване на eWorkflow в Магьосници менюто е активирана в основните настройки на eWorkflow.

eWorkflow започва да работи.

2. Подготовка на данни

eWorkflow отваря Задача за създаване на фактура за лицето, отговорно за това, в администрацията, като по този начин насочва лицето, отговорно за това, да въведе необходимите данни за създаване на PANTHEON документ:

• Тип документ: Лицето, отговорно за това, посочва типа на документа, за който трябва да бъде създаден PANTHEON документ за получаване. В този случай стоките се закупуват за Склад на едро, поради което лицето, отговорно за това, избира: 1003 – Закупуване – Склад на едро.
• Дата: Това поле се попълва автоматично с датата, на която е създадена документацията, т.е. датата на получаване на фактурата.
• Предмет: Това поле се попълва автоматично с доставчика от Документацията, в този случай, EU-OSHA.
• Склад: Избиране на тип документ 1003 автоматично избира предварително зададения Склад на едро.
• Отдел: Стоките са предназначени за производство, поради което лицето, отговорно за това, избира отдела: Производство.

След въвеждане на всички данни, лицето, отговорно за това, кликва на Продължи бутона, за да създаде PANTHEON документ.

3. Въвеждане на фактурата

В следващата стъпка, лицето, отговорно за това, трябва да извърши Задача за въвеждане на фактура .

Новосъздаденият PANTHEON документ се отваря и лицето, отговорно за това, го попълва с липсващите данни в съответствие с оригиналната фактура.

В този случай, лицето, отговорно за това, въвежда ID на фактурата и датата на фактурата на доставчика в Полето за фактура .

На Линии вкладката, лицето, отговорно за това, добавя съответните артикули, техните количества и стойности.

Лицето, отговорно за това, проверява всички данни, въведени във фактурата.

След въвеждане на данните, лицето, отговорно за това, запазва документа, като кликва на Завърши бутона, който също така завършва eWorkflow и създава връзка между PANTHEON документа и изходния документ в Документация.

Статусът на създадения документ се променя на Одобрен и статусът на документа в eDocumentation на Завършен.

4. Проверка на създадената фактура

В последната стъпка, лицето, отговорно за това, иска да провери новосъздадената фактура и нейната връзка с изходния документ в Документация.

Връзката се показва на вкладката Връзки .

Лицето, отговорно за това, може да отвори документа, като кликне два пъти на Ключ за връзка.

Новосъздаденият документ се отваря.