Erstellen eines PANTHEON-Dokuments aus einem gescannten Dokument (Anwendungsfall)

Einige Rechnungen können Unternehmen in Papier- oder PDF-Format per E-Mail gesendet werden. Alternativ können Unternehmen das Papierdokument digitalisieren, indem sie es scannen und in die eDokumentation importieren.

Basierend auf dem gescannten Dokument kann das Unternehmen dann einen eWorkflow verwenden, um ein PANTHEON-Eingangsdocument zu erstellen, wie im folgenden Beispiel beschrieben.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person erhält eine Papierrechnung für die Dienstleistung vom Lieferanten. Die Rechnung wird gescannt und in die Dokumentation importiert. Basierend auf dem Dokument in der Dokumentation verwendet PANTHEON den eWorkflow, um das Eingangsdocument zu erstellen. Dies geschieht wie folgt: Auswählen einer Rechnung in der eDokumentation und Ausführen eines Workflows Daten vorbereiten Rechnung eingeben Überprüfen der erstellten Rechnung

WARNUNG Damit der eWorkflow ordnungsgemäß funktioniert, müssen die grundlegenden eWorkflow-Einstellungen vorher definiert werden. Die Definition der grundlegenden eWorkflow-Einstellungen ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

1. Auswählen einer Rechnung in der eDokumentation und Ausführen eines Workflows

HINWEIS Um eine Rechnung zu erstellen, muss die verantwortliche Person zunächst die Rechnung scannen und in die eDokumentation importieren. Für den Import siehe die Anweisungen im Kapitel eExchange – Empfang oder Import.

Auf dem Dokumente Formular verwendet die verantwortliche Person die Suchmaschine, um das Dokument zu finden, für das ein PANTHEON-Eingangsdocument (Rechnung) erstellt werden soll.

Dies geschieht mithilfe des eWorkflows Erstellen eines PANTHEON-Dokuments aus einem gescannten Dokument.

In der Symbolleiste klickt die verantwortliche Person auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt die Option Erstellen eines PANTHEON-Dokuments aus einem gescannten Dokument aus dem Dropdown-Menü.

HINWEIS Die Option, den eWorkflow im Assistenten Menü anzuzeigen, ist in den grundlegenden eWorkflow-Einstellungenaktiviert.

Der eWorkflow beginnt zu laufen.

2. Daten vorbereiten

Der eWorkflow öffnet die Rechnung erstellen Aufgabe für die verantwortliche Person in der Verwaltung, wodurch die verantwortliche Person angeleitet wird, die erforderlichen Daten zur Erstellung des PANTHEON-Dokuments einzugeben:

• Dokumenttyp: Die verantwortliche Person gibt den Dokumenttyp an, für den das PANTHEON-Eingangsdocument erstellt werden soll. In diesem Fall werden die Waren für das Lager-Großhandel gekauft, weshalb die verantwortliche Person auswählt: 1003 – Einkauf – Großhandelslager.
• Datum: Dieses Feld wird automatisch mit dem Datum ausgefüllt, an dem die Dokumentation erstellt wurde, d.h. dem Datum des Eingangs der Rechnung.
• Betreff: Dieses Feld wird automatisch mit dem Lieferanten aus der Dokumentation ausgefüllt, in diesem Fall EU-OSHA.
• Lager: Die Auswahl des Dokumenttyps 1003 wählt automatisch das vordefinierte Großhandelslager.
• Abteilung: Die Waren sind für die Fertigung bestimmt, weshalb die verantwortliche Person die Abteilung auswählt: Fertigung.

Nachdem alle Daten eingegeben wurden, klickt die verantwortliche Person auf die Weiter Schaltfläche, um ein PANTHEON-Dokument zu erstellen.

3. Rechnung eingeben

Im nächsten Schritt muss die verantwortliche Person die Rechnung eingeben Aufgabe ausführen.

Das neu erstellte PANTHEON-Dokument öffnet sich und die verantwortliche Person vervollständigt es mit den fehlenden Daten gemäß der ursprünglichen Rechnung.

In diesem Fall gibt die verantwortliche Person die Rechnungs-ID und das Datum der Rechnung des Lieferanten im Rechnungs Feld ein.

Auf dem Positionen Tab fügt die verantwortliche Person die relevanten Artikel, deren Mengen und Werte hinzu.

Die verantwortliche Person überprüft alle auf der Rechnung eingegebenen Daten.

Nachdem die Daten eingegeben wurden, speichert die verantwortliche Person das Dokument, indem sie auf die Fertigstellen Schaltfläche klickt, was auch den eWorkflow abschließt und eine Verbindung zwischen dem PANTHEON-Dokument und dem Quelldokument in Dokumentationherstellt.

Der Status des erstellten Dokuments ändert sich in Genehmigt und der Status des Dokuments in eDokumentation in Fertiggestellt.

4. Überprüfen der erstellten Rechnung

Im letzten Schritt möchte die verantwortliche Person die neu erstellte Rechnung und deren Verbindung zum Quelldokument in Dokumentationüberprüfen.

Der Link wird auf dem Links Tab angezeigt.

Die verantwortliche Person kann das Dokument durch Doppelklicken auf den Link-Schlüsselöffnen.

Das neu erstellte Dokument öffnet sich.