Primer kreiranja PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta

Neke fakture kompanije mogu se primiti u papirnoj formi ili u PDF formi putem elektronske pošte. Ovo drugo se može ručno prebaciti i na taj način kreirati PANTHEON preuzeti dokument. Ili se dokument može digitalizovati skeniranjem i uvesti u eDokumentaciju.

Na osnovu toga se onda kreira PANTHEON preuzeti dokument uz potporu poslovnog procesa koji je opisan u primeru ispod.

Opis primera Odgovorna osoba od dobavljača prima fakturu za uslugu u papirnom obliku. Isti se skenira i uvozi u Dokumentaciju. Na osnovu dokumenta u Dokumentaciji i uz pomoć poslovnog procesa, kreira PANTHEON preuzeti dokument. Sledi naredne korake: Izbor fakture u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa Priprema podataka Unos fakture Pregled kreirane fakture

UPOZORENJE Da bi eProces pravilno funkcionisao, potrebno je definisati sledeća podešavanja. Podešavanje rada poslovnog procesa je jednokratan proces, ako ste to već uradili, možete ovaj korak preskočiti.

1. Izbor fakture u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa

SAVET Za kreiranje fakture, moramo istu najpre skenirati i uvesti u eDokumentaciju. Za unos pogledajte uputstva u poglavlju Uvoz i obrada e-dokumenata

U obrascu Dokumenti, pomoću pretrage, odgovorna osoba nalazi i klikom bira dokument za koji želi kreirati PANTHEON preuzeti dokument (fakturu).

To čini pomoću eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta.

Na traci sa alatima klikne da dugme (Čarobnjaci) i sa padajućeg menija bira opciju Jednostavno Potvrđivanje dokumenta.

SAVET Prikaz poslovnog procesa u Čarobnjaku smo omogućili u podešavanjima.

Pokreće se eProces.

2. Priprema podataka

Poslovni proces odgovornoj osobi u administraciji otvara zadatak Unesite podatke za pripremu. On je ovim vodi da unese potrebne podatke za kreiranje PANTHEON dokumenta:

• Vrsta dokumenta: u polju navodi vrstu dokumenta za koji treba da se kreira PANTHEON preuzeti dokument. U našem primeru, roba je za Veleprodajno skladište i zato bira: 1003 - Kupovina - Veleprodajni magacin.
• Datum: U polje se prepiše datum kreiranja dokumentacije. To je datum prihvatanja, odnosno, prijema fakture.
• Subjekt: Iz dokumentacije se prepiše dobavljač. U našem primeru Karton d.o.o.
• Skladište: Sa izborom dokumenta 1003 se automatski bira magacin veleprodaje.
• Odeljenje: Roba je namenjeno proizvodnji, zato bira odeljenje: Proizvodnja.

Nakon unosa svih podataka, klikom na dugme Nastavi kreira se PANTHEON dokument.

3. Unos fakture

U sledećem koraku, odgovorna osoba čeka zadatak Unesite fakturu.

Otvara se novonastali PANTHEON dokument koji upotpunjuje nedostajućim podacima, u skladu sa originalnom fakturom.

U našem primeru, u polju Račun upiše šifru fakture i datum fakture dobavljača.

Na kartici Pozicije dodaje uređene idente, njihovu količinu i vrednosti.

Proveri sve podatke na fakturi.

Po unosu podataka, dokument sačuva klikom na dugme Zaključi, čime se završava poslovni proces i stvara se veza između PANTHEON dokumenta i izvornog dokumenta u Dokumentaciji.

Status kreiranog dokumenta se menja u Potvrđeno, a status dokumenta u Dokumentaciji se menja u Zaključeno.

4. Pregled kreirane fakture

U poslednjem koraku, odgovorna osoba želi pregledati novokreiranu fakturu i njenu vezu sa izvornim dokumentom u Dokumentaciji.

Vezu vidi na kartici Veze.

Dokument može otvoriti dvoklikom na Ključ veze.

Otvara se kreirani dokument.