Crearea documentului PANTHEON din documentul scanat (caz de utilizare)

Unele facturi pot fi trimise companiilor în format hârtie sau PDF prin e-mail. Alternativ, companiile pot digitaliza documentul pe hârtie prin scanarea acestuia și importarea în eDocumentation.

Pe baza documentului scanat, compania poate folosi un eWorkflow pentru a crea un document de primire PANTHEON, așa cum este descris în exemplul de mai jos.

SUMARUL CAZULUI Persoana responsabilă primește o factură pe hârtie pentru serviciul de la furnizor. Factura este scanată și importată în Documentație. Pe baza documentului din Documentație, PANTHEON folosește eWorkflow pentru a crea documentul de primire. Acest lucru se face astfel: Selectarea unei facturi în eDocumentation și rularea unui workflow Pregătirea datelor Introducerea facturii Verificarea facturii create

ATENȚIE Pentru ca eWorkflow să funcționeze corect, setările de bază eWorkflow trebuie definite anterior. Definirea setărilor de bază eWorkflow este un proces unic. Dacă ați făcut deja acest lucru, puteți sări peste acest pas.

1. Selectarea unei facturi în eDocumentation și rularea unui workflow

SUGESTIE Pentru a crea o factură, persoana responsabilă trebuie mai întâi să scaneze factura și să o importe în eDocumentation. Pentru import, consultați instrucțiunile din capitolul eExchange – primire sau importare.

Pe formularul Documente , persoana responsabilă folosește motorul de căutare pentru a găsi documentul pentru care va fi creat un document de primire PANTHEON (factură).

Aceasta se face folosind eWorkflow Creare document PANTHEON din document scanat.

În bara de instrumente, persoana responsabilă face clic pe (Asistenți) butonul și selectează opțiunea Creare document PANTHEON din document scanat din meniul derulant.

SUGESTIE Opțiunea de a afișa eWorkflow în meniul Asistenți este activată în setările de bază eWorkflow.

eWorkflow începe să ruleze.

2. Pregătirea datelor

eWorkflow deschide taskul Creare factură pentru persoana responsabilă din departamentul de administrație, ghidând astfel persoana responsabilă să introducă datele necesare pentru a crea documentul PANTHEON:

• Tip document: Persoana responsabilă specifică tipul de document pentru care ar trebui să fie creat documentul de primire PANTHEON. În acest caz, bunurile sunt achiziționate pentru Depozitul Angro, motiv pentru care persoana responsabilă selectează: 1003 – Achiziție – Depozit Angro.
• Data: Acest câmp este completat automat cu data la care a fost creată documentația, adică data primirii facturii.
• Subiect: Acest câmp este completat automat cu furnizorul din Documentație, în acest caz, EU-OSHA.
• Depozit: Selectarea tipului de document 1003 selectează automat Depozit Angro.
• Departament: Bunurile sunt destinate producției, motiv pentru care persoana responsabilă selectează departamentul: Producție.

După introducerea tuturor datelor, persoana responsabilă face clic pe Continuare butonul pentru a crea un document PANTHEON.

3. Introducerea facturii

În pasul următor, persoana responsabilă trebuie să efectueze taskul Introducere factură .

Documentul PANTHEON nou creat se deschide și persoana responsabilă îl completează cu datele lipsă conform facturii originale.

În acest caz, persoana responsabilă introduce ID-ul facturii și data facturii furnizorului în câmpul Factură .

Pe tab-ul Linie , persoana responsabilă adaugă articolele relevante, cantitățile și valorile acestora.

Persoana responsabilă verifică toate datele introduse pe factură.

După introducerea datelor, persoana responsabilă salvează documentul făcând clic pe Finalizare butonul, care finalizează de asemenea eWorkflow și creează un link între documentul PANTHEON și documentul sursă din Documentație.

Statusul documentului creat se schimbă în Aprobat iar statusul documentului din eDocumentation în Finalizat.

4. Verificarea facturii create

În ultimul pas, persoana responsabilă dorește să verifice factura nou creată și legătura acesteia cu documentul sursă din Documentație.

Linkul este afișat pe tab-ul Linkuri .

Persoana responsabilă poate deschide documentul făcând dublu clic pe Cheia Link.

Documentul nou creat se deschide.