Primanje e-računa

Primanje e-računa je uvoz e-računa sa jedinstvene platforme za ePoslovanje bizBox u eDokumentaciju i kreiranje PANTHEON dokumenta prijema – Primljeni račun, na osnovu uvoza eSLOG dokumenta prijema.

SAŽETAK SLUČAJA Odjel nabavke kompanije Tecta primio je naručeni materijal. Dobavljač je poslao e-račun. Odgovorna osoba želi uvesti primljeni e-račun iz sistema bizBox u eDokumentaciju i kreirati PANTHEON dokument prijema za njega. Ovo se radi na sljedeći način: Uvoz e-računa u eDokumentaciju Odabir e-računa u eDokumentaciji i pokretanje eWorkflow-a za uvoz eSLOG računa Kreiranje primljenog računa na osnovu uvoza e-računa (uvoz eSLOG dokumenta prijema) Pregled uvezenog e-računa

1. Uvoz e-računa u eDokumentaciju

Za razmjenu e-računa, kompanija Tecta koristi jedinstvenu platformu za razmjenu dokumenata bizBox, odakle odgovorna osoba uvozi primljene e-račune u eDokumentaciju.

SAVJET Za uspješan uvoz e-računa, definirajte ispravne postavke u Registru jedinica mjere, koloni Međunarodni kodovi jedinica mjere 2. Međunarodni kod jedinice mjere PCS je H87. Za lakše praćenje e-dokumenata, možete povezati dokumente primljenih e-otpremnica i e-računa. Proces je detaljno opisan u poglavlju Veze dokumenata.

UPOZORENJE Kada se primi e-račun, automatski se kreira i šalje potvrda prijema sa statusom pošiljaocu.

2. Odabir e-računa u eDokumentaciji i pokretanje eWorkflow-a za uvoz eSLOG računa

SAVJET Za kreiranje eSLOG računa, e-račun prvo mora biti uvezen u eDokumentaciju iz ePoštanskog sandučića bizBox. Za upute o uvozu, pogledajte poglavlje Primanje eDokumenta iz bizBox-a u eDokumentaciju.

Zatim odgovorna osoba želi uvesti primljeni e-račun iz eDokumentacije u PANTHEON dokument prijema – Primljeni račun.

• Da bi to učinila, odgovorna osoba pronalazi i odabire e-račun za koji se kreira PANTHEON račun na formularu Dokumenti koristeći pretraživač .
• Ovo se radi korištenjem odgovarajućeg eWorkflow-a. Stoga odgovorna osoba klikne na (Čarobnjaci) dugme na alatnoj traci i odabere unaprijed pripremljeni eWorkflow za uvoz eSLOG računa iz padajućeg menija.

SAVJET Da biste koristili željeni unaprijed pripremljeni eWorkflow, prvo ga morate prenijeti putem Web servisa.

if !supportAnnotations endif

3. Kreiranje primljenog računa na osnovu uvoza e-računa (uvoz eSLOG dokumenta prijema)

• eWorkflow prikazuje zadatak Uvoz e-računa.
• Na formular, eWorkflow je uvezao podatke iz e-računa, kao što su podaci o računu, stavke, pregled računa i postavke za kreiranje dokumenta.

• U gornjem dijelu prozora, odgovorna osoba provjerava podatke o računu sa stvarnim računom (pregled) i dopunjava ih po potrebi.

SAVJET Prije uvoza e-dokumenata, uredite opće postavke u Registru subjekata: u polju Poslovni dokumenti na panelu Kupac , odaberite eDokument – Jednostavni račun, a u polju EAN kod subjekta , unesite vanjski ID subjekta. U Registru artikala, unesite ove podatke za artikle u polje Vanjski ID . Na taj način, podaci će se automatski popuniti kada se eWorkflow pokrene. Moguće greške pri uvozu bilježe se u koloni Greška . Ove greške moraju biti riješene prije nego što se kreira PANTHEON račun.

• Odgovorna osoba provjerava stavke na računu i dopunjava ih po potrebi.

SAVJET Ako više puta primite isti račun, gdje će dobavljačev artikal A uvijek biti isti kao vaš artikal B, odaberite opciju: Dodaj nedostajuće vanjske ID-ove u Registar artikala pri uvozu.

• Iz padajuće liste, odgovorna osoba odabire Tip dokumenta koji će biti kreiran. U ovom slučaju, to je troškovni račun: 1200 – Račun za troškove.

• Odgovorna osoba provjerava sve podatke i odabire dugme Potvrdi za kreiranje dokumenta.

UPOZORENJE Ako želite otkazati poslovni proces, odaberite dugme Otkaži .

Workflow je završen.

4. Pregled uvezenog e-računa

• Na kraju, odgovorna osoba želi pregledati novokreirani PANTHEON račun i njegovu vezu sa eDokumentacijom.
• U meniju, odgovorna osoba odabire Roba | Prijem | Dokument | 1200 - Račun za troškove.
• Workflow je kreirao novi PANTHEON dokument pri uvozu. Klikom na karticu Dokumentacija , odgovorna osoba provjerava veze sa eDokumentacijom.

if !supportAnnotations endif

• Kartica Dokumentacija sadrži nekoliko podkartica.

• Na podkartici Veze , vidljivi su dokumenti povezani sa trenutnim dokumentom u eDokumentaciji.
• U ovom slučaju, odgovorna osoba vidi da je PANTHEON dokument 23-1200-000023 povezan sa dokumentom u eDokumentaciji koji je zabilježen u polju Ključ veze 23-DMS0-000073.

SAVJET Postupak kreiranja veze detaljno je objašnjen u poglavlju Veze.

• Na kartici Metadata , vidljivi su dodatni podaci o dokumentu. Ovi podaci su uneseni u obavezna polja za metapodatke pri uvozu u eDokumentaciju.
• U ovom slučaju, odgovorna osoba vidi da je dokument primljen od subjekta Andragoški zavod Maribor i klasificiran sa klasifikacijom: 250 – Računi (primljeni, izdani, interni) i dokumentacija potrebna za njihovo kreiranje, jer je uvezeni dokument e-račun.

SAVJET Polja za metapodatke možete postaviti na klasifikaciji u Šemi klasifikacije.

Odgovorna osoba želi provjeriti datoteke koje su primljene sa e-dokumentom. Da bi to učinila, odgovorna osoba klikne na karticu Datoteke ,gdje su vidljive datoteke koje čine eSLOG dokument . U ovom slučaju, gdje je tip primljenog dokumenta bio e-račun, priložene datoteke su:

XML dokument

• ; eSlog_380_broj.xml – što znači da je uvezeni dokumenteSLOG račun ,XML omotnica
• ; omotnica.xml – što znači da jeeSLOG omotnica uvezena i PDF
• ; sLog_380_broj.pdf – što znači da je pri uvozu kreirana PDF verzija dokumenta za pregled.POVEZANE TEME: