| Ist aktiv |
Bestimmt, ob die Klassifikation aktiv oder inaktiv ist. Beim Erstellen einer neuen Klassifikation ist sie standardmäßig aktiv. Wenn die Klassifikation inaktiv ist, wird sie in allen Dropdown-Menüs rot markiert und kann nur ausgewählt werden, wenn dies durch eine Autorisierung gewährt wird. |
| Volltextsuche |
Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Volltextsuche (FTS) werden alle neuen Dokumente dieser Klassifikation automatisch indiziert und in den FTS-Ordner in der eDocumentation-Cloud hochgeladen.
Dadurch werden alle Dokumente sofort durchsuchbar.
Die Volltextsuche (FTS) ermöglicht schnelle Textsuchen in Dokumentdaten und somit auch Suchen in gescannten Dokumenten. Durch Eingabe eines Suchbegriffs im Feld werden alle Dokumente angezeigt, die den Suchbegriff irgendwo im Text oder im Dokument enthalten.
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| OCR |
Nach Aktivieren des Kontrollkästchens OCR können auch Dateiformate angegeben werden.
Das bedeutet, dass alle neuen Klassifikationsdokumente, die den ausgewählten Formaten entsprechen, automatisch zur OCR-Lesung gesendet werden, sobald sie in das DMS hochgeladen werden.
Dies ermöglicht eine nahtlose und automatisierte Dokumentenerkennung und -verarbeitung. |
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ID
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Im Feld wird ein alphanumerischer Code angegeben, der als eindeutiger Klassifikationsidentifikator dient.
Beim Herunterladen des Klassifikationsschemas mit den Webdiensten ist der Code bereits definiert.
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Material
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Geben Sie eine beliebige Beschreibung oder den Namen der individuellen Klassifikation in das Feld ein. Am einfachsten lässt sich dies mit dem Aufkleben eines Etiketts auf einen Ordner vergleichen.
Beim Herunterladen des Klassifikationsschemas mit den Webdiensten ist der Materialtyp bereits definiert.
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Materialtyp
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Im Feld können Sie aus den folgenden voreingestellten Typen wählen:
- Archivmaterial - ist dokumentarisches Material, das auch lange nach seiner Erstellung von dauerhafter Bedeutung für das Geschäft ist (z. B. Registerdaten, Grundstücksdaten …)
- Permanentes dokumentarisches Material - sind alle Arten und Formen von Aufzeichnungen, die während des Geschäfts von juristischen und natürlichen Personen erstellt oder empfangen wurden, die gesetzlich nicht als Archivmaterial gelten, aber eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist haben
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Gültigkeit
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Zeigt den Zeitraum an, für den das Dokument aufbewahrt werden muss.
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Gültigkeitstyp
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Das Feld enthält die Zeiteinheit der Gültigkeit der in einer bestimmten Klassifikationgespeicherten Dokumente. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- (Keine) – ohne Tag
- Tage
- Monate
- Jahre
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Verantwortliche Person
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Im Feld aus der Dropdown-Liste des Subjekte Registers wird die verantwortliche Person, d.h. der Klassifikationsadministrator, ausgewählt. Sie können zwischen Kontaktpersonen des Unternehmens wählen. Aktive und inaktive Kontakte werden angezeigt.
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Übergeordnete
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Im Feld geben wir die übergeordnete Klassifikation an und ordnen sie damit in die Hierarchie der Klassifikationen ein. Zum Beispiel ist die untergeordnete Klassifikation Mitglieder der CZ-Einheiten die übergeordnete Klassifikation CZ – Nationalgarde.
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Eskalation (Tage)
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Im Feld geben Sie die Anzahl der Tage ein, die der verantwortlichen Person zur Verfügung stehen, um das Dokument zu bestätigen, zu bearbeiten oder zu unterschreiben. Wenn die verantwortliche Person das Dokument innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht genehmigt, wird es zur Genehmigung an eine übergeordnete Person weitergeleitet, die in der Hierarchie der Stellen Registers angegeben ist. Der Standardwert beträgt 8 Tage.
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Workflow (eWorkflow)
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Im Feld aus der Dropdown-Liste wählen Sie einen Workflow aus, der gestartet wird, wenn Sie ein Dokument in diese Klassifikation einfügen. Zum Beispiel wird im Fall von Dokumenten mit der Klassifikation eRechnung der Geschäftsprozess Import eRechnung gestartet.
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Speicherung
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Im Feld geben Sie die Speicherung oder den Ort an, an dem das Dokument gespeichert wird. Sie können wählen zwischen:
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| Verlauf speichern |
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden alle Änderungen an Dateien eines Dokuments gespeichert. Änderungen können im Dateien Tab von Dokumenten Formular überprüft werden, indem Sie auf die Verlauf Schaltfläche klicken.
Diese Funktion ist nur für Klassifikationen verfügbar, die eDocumentation als Speicher verwenden.
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Notiz
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Das Feld ist für die Eingabe einer beliebigen Notiz zur Klassifikation vorgesehen. Sie können darin Lesezeichen notieren, die das Ablegen von Dokumenten in die entsprechende Klassifikation erleichtern.
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