PDF-Dokumentenverarbeitung zusammengefasst nach Steuersatz

OCR für ePosting ermöglicht mehrere Möglichkeiten zum Lesen von PDF-Dokumenten oder Rechnungen. Die Standard-ePosting-Funktionalität unterstützt derzeit zwei Methoden zum Lesen von PDF-Dokumenten.

Eine der beiden Methoden zum Lesen eines PDF-Dokuments ist nach Steuersatz zusammengefasst (umsatzsteuer-satz-rechnung).

Um Ihnen dies zu verdeutlichen, wurde ein Anwendungsfall vorbereitet, in dem ein Buchhalter ein Dokument verarbeitet, das vom Lieferanten erhalten wurde. Am Ende des Dokuments befindet sich eine Steuerzusammenfassung basierend auf zwei Steuersätzen. Das Lesen des PDF-Dokuments, das nach Steuersatz zusammengefasst ist, führt zu einer in PANTHEON erhaltenen Rechnung, die zwei Zeilen hat. Dies entspricht den beiden Steuersätzen, die aus dem Quelldokument des Lieferanten gelesen wurden.

Das folgende Beispiel beschreibt den oben genannten Prozess im Detail.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person möchte eine Rechnung für das Thema Post SLO Ltd. mit der PDF-Verarbeitungsmethode nach Steuersatz zusammengefasstimportieren. Dies geschieht wie folgt: Definieren/Überprüfen der PDF-Dokumentenverarbeitungsmethode Ausführen des eWorkflow OCR für ePosting Importieren der erhaltenen e-Rechnung Vervollständigen der fehlenden Daten für das ePosting-Maschinenlernen Überprüfen der erhaltenen Rechnung in PANTHEON

1. Definieren/Überprüfen der PDF-Dokumentenverarbeitungsmethode

Zuerst definiert oder überprüft die verantwortliche Person die PDF-Verarbeitungsmethodeinstellung für das ausgewählte Thema im Fächer register.

In diesem Fall muss die umsatzsteuer-satz-rechnung Option in der Daten Spalte ausgewählt werden, wie im Bild unten gezeigt.

HINWEIS Für detailliertere Anweisungen zur Einrichtung der Verarbeitungsmethode (Lesemethode) siehe das Kapitel Einrichten der Methode zur PDF-Verarbeitung.

Als nächstes importiert die verantwortliche Person die erhaltene Rechnung.

2. Ausführen des eWorkflow OCR für ePosting

Die verantwortliche Person importiert das Dokument in eDokumentation, wie im Bild unten gezeigt.

Um die Daten aus dem PDF-Dokument in das e-Rechnungsformat zu konvertieren, klickt die verantwortliche Person in der Werkzeugleiste des Dokumente Fensters auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt die OCR für ePosting Option aus dem Dropdown-Menü aus.

HINWEIS Um den eWorkflow als Option im Assistenten Menü im angegebenen PANTHEON-Formular anzuzeigen, müssen Sie dies in Workflow-Designaktivieren. Für weitere Informationen siehe Abschnitt 3 des Kapitels Definieren grundlegender Einstellungen für eWorkflows.

Der eWorkflow konvertiert das PDF-Dokument in eine e-Rechnung im JSON-Format, die im Dateien Tab angezeigt wird, während die Vorschau der JSON-Datei in Dokumentenvorschauangezeigt wird.

Als nächstes importiert die verantwortliche Person die e-Rechnung in PANTHEON.

3. Importieren der erhaltenen e-Rechnung

In der Werkzeugleiste des Dokumente Fensters klickt die verantwortliche Person auf die (Assistenten) Schaltfläche und wählt den auszuführenden eWorkflow: Importieren der erhaltenen e-Rechnung in ePosting.

HINWEIS Für ein detailliertes Verfahren, das beschreibt, wie die erhaltene e-Rechnung in PANTHEON importiert wird, siehe das Kapitel Importieren der erhaltenen e-Rechnung in PANTHEON mit ePosting (OCR).

Das Import eDocument Receiving Documents Formular wird angezeigt.

4. Vervollständigen der fehlenden Daten für das ePosting-Maschinenlernen

Beim Importieren einer e-Rechnung können einige Daten, wie z.B. ein Datum oder eine Rechnungszeile, möglicherweise nicht korrekt gelesen werden. Das System lernt mit jedem Import und wird beim nächsten Mal erfolgreicher sein.

In diesem Fall hat das System einige der Umsatzsteuerdaten nicht erkannt. Daher gibt die verantwortliche Person die erforderlichen Korrekturen ein, wie im Bild unten gezeigt.

Die verantwortliche Person überprüft die importierten Daten und definiert die anderen erforderlichen Einstellungen:

1. Externe ID: In diesem Fall importiert PANTHEON die Zeilen nur nach Steuersatz zusammengefasst. Der Steuersatzprozentsatz wird aus dem Feld übernommen, das die externe ID enthält.

Es gibt zwei Steuersätze auf der Rechnung: 22% und 0%, weshalb zwei Zeilen importiert werden.

2. ID (Code): Es gibt verschiedene Möglichkeiten für das Programm, die IDs/Codes der Artikel zu verstehen:
   • Nur externe IDs
   • Suche nach externen IDs und Artikel-ID
   • Suche nach externen IDs
   • Finden im vorherigen Import

In diesem Fall hat die verantwortliche Person die Radiobutton-Option Nur externe IDsausgewählt, weshalb die ID nur nach (externer) Fach-ID gesucht wird.

Die relevante Einstellung findet sich im Artikel register, wie im Bild unten gezeigt.

HINWEIS Wenn im Artikel register keine speziellen Einstellungen zuvor definiert wurden, kann die ID manuell ausgewählt werden. Basierend auf den im Bild unten gezeigten Einstellungen wird das Artikel register automatisch mit den externen IDs gefüllt.

Schließlich klickt die verantwortliche Person auf die Importieren Schaltfläche, um die erhaltene Rechnung zu erstellen.

Die Rechnung wird basierend auf dem Dokumenttyp erstellt, der im Kontrollkästchen im Abschnitt Als Rechnungsdatum, Umsatzsteuer wird angewendet unten ausgewählt ist.

Die Nummer des importierten Dokuments wird im Links Tab des Dokumente Fensters angezeigt.

Ein Doppelklick auf die Dokumentnummer öffnet das Rechnungsfenster.

5. Überprüfen der erhaltenen Rechnung in PANTHEON

Die erhaltene Rechnung, die durch den Import dieser e-Rechnung in PANTHEON erstellt wurde, enthält so viele Zeilen, wie es Steuersätze in der PDF-Rechnung gab.

HINWEIS Nachdem eine e-Rechnung in PANTHEON importiert wurde, wenn Sie feststellen, dass das OCR-System nicht alle Daten korrekt gelesen hat, z.B. Daten und/oder Steuersätze, können Sie solche Daten manuell aktualisieren oder ändern. Das OCR-System lernt aus dem Feedback, das beim Importieren der Rechnungen in PANTHEON eingereicht wird. Das bedeutet, dass es beim nächsten Mal erfolgreicher sein wird, wenn es sie liest (ePosting-Maschinenlernen).