Erstellung einer neuen Bestandsaufnahme

An Bestandsaufnahme wird am Ende des Jahres oder für einen kürzeren Abrechnungszeitraum durchgeführt. Nach der Durchführung einer Bestandsaufnahme und der Eingabe in das (Computer-)System muss die Bestandsaufnahme mit dem Bestand in den (Computer-)Systemaufzeichnungen verglichen werden. Der Vergleich erfolgt zwischen dem neuen, tatsächlich gezählten Bestand und dem in den Bestandskarten angegebenen Bestand.

Dieses Kapitel zeigt, wie man eine Bestandsaufnahme in PANTHEON Web erstellt.

FALLZUSAMMENFASSUNG Wenn die Geschäftsführung von Tecta beschließt, am Ende des Jahres eine Bestandsaufnahme des Lagergroßhandels durchzuführen, wird diese Aufgabe dem Lagerleiter zugewiesen. Der Lagerleiter erfasst zunächst den tatsächlichen Bestand im Lager und gibt dann die Daten in das Programm ein. Dies geschieht wie folgt: Öffnen des Fensters Neue Bestandsaufnahme Eingabe von Daten in den Dokumentenkopf Eingabe allgemeiner Daten in das Bestandsaufnahme-Dokument Überprüfung der Daten des Bestandsaufnahme-Dokuments

1. Öffnen des Fensters Neue Bestandsaufnahme

Der tatsächliche Bestand im Lager wird von der verantwortlichen Person, in diesem Fall dem Lagerleiter, in das Programm eingegeben.

Aus dem Hauptmenü wählt die verantwortliche Person Waren | Bestandsaufnahme. 

Ein leeres Fenster zur Eingabe der Einzelheiten der Bestandsaufnahme öffnet sich.

2. Eingabe von Daten in den Dokumentenkopf

Im Kopf des neuen Bestandsaufnahme-Dokuments gibt die verantwortliche Person die folgenden Daten ein:

• Dokumenttyp (vordefiniert)
• Lager
• Abteilung

Das Programm füllt das Feld Dokumenttyp automatisch mit dem entsprechenden Typ: 9A00 – Bestandsaufnahme.

Die verantwortliche Person gibt dann das Lager ein, in dem die Bestandsaufnahme durchgeführt wird, indem sie Lager Großhandel aus der Dropdown-Liste der Tecta-Lagerwählt.

Sobald die Bestandsaufnahme bestätigt wurde, werden Dokumente erstellt, die einen Überschuss oder Mangel im Lager anzeigen.

WARNUNG Der Name des Lagers ist eine Pflichtangabe im neuen Bestandsaufnahme-Dokument.

Als nächstes wählt die verantwortliche Person aus, für welche Abteilung der während der Bestandsaufnahme festgestellte Überschuss oder Mangel erfasst werden soll. Die Standardabteilung, die automatisch beim Eingeben eines neuen Bestandsaufnahme-Dokuments ausgefüllt wird, ist die Abteilung, die dem Benutzer zugewiesen ist, der das neue Bestandsaufnahme-Dokument erstellt hat.

In diesem Fall wählt die verantwortliche Person die Abteilung: Großhandel.

HINWEIS Wenn die Abteilung bereits durch die Standardeinstellung des Dokumenttyps definiert ist, wird das Feld Abteilung automatisch ausgefüllt.

Das Feld Status bleibt unverändert, da es sich automatisch in Genehmigt ändert, wenn das Dokument von der zuständigen Person genehmigt wird.

WARNUNG Für das Bestandsaufnahme-Dokument bedeutet der Status Genehmigt , dass die Bestandszeilen nicht mehr geändert werden können, weshalb der Status nur geändert wird, wenn die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist.

Das letzte Feld des Kopfes des Bestandsaufnahme-Dokuments zeigt die Dokumentennummer an, die automatisch generiert wird, wenn das Dokument gespeichert wird.

HINWEIS Die Dokumentennummer besteht aus dem aktuellen Kalenderjahr, der Dokumenttypnummer und der fortlaufenden Nummer des Dokuments.

3. Eingabe allgemeiner Daten in das Bestandsaufnahme-Dokument

Im Abschnitt Allgemein des Bestandsaufnahme-Dokuments gibt die verantwortliche Person das gewünschte Datum der Bestandsaufnahme an und aktiviert die gewünschten Umschaltknöpfe.

Wenn der Umschaltknopf Artikel ohne Lagerbestand anzeigen aktiviert ist, werden auch Artikel mit null Lagerbestand angezeigt, wenn Status in der Funktion Assistenten ausgewählt wird. Standardmäßig ist der Umschaltknopf deaktiviert.

Wenn der Umschaltknopf Berücksichtigen Sie auch Verpackungs- und Verbundwaren aktiviert ist, werden die Artikel der verpackten oder Verbundwaren bei der Suche nach der Bestandsaufnahme (Vollbestand oder Teilbestand) oder beim Eingeben von Zeilen berücksichtigt. Dieser Umschaltknopf ist ebenfalls standardmäßig deaktiviert.

Als nächstes benennt die verantwortliche Person die für die Bestandsaufnahme verantwortliche Person, in diesem Fall die Leiterin des Großhandels, Sally Sales.

HINWEIS Das Feld Verantwortliche Person wird standardmäßig mit dem aktuell angemeldeten Benutzer ausgefüllt, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.

Das Feld Angestellter wird automatisch mit dem aktuell angemeldeten Benutzer ausgefüllt und kann nicht geändert werden.

4. Überprüfung der Daten des Bestandsaufnahme-Dokuments

Schließlich kann die verantwortliche Person im Fußbereich der Bestandsaufnahmeden Gesamtwert der Verkaufs- und Einzelhandelspreise aller Zeilen im Bestandsaufnahme-Dokument sowie den Gesamtwert der Bestandsaufnahme-Zeilen überprüfen und bei Bedarf eine Notiz hinzufügen.