Erstellung einer neuen Inventur

Eine Inventur wird am Ende des Jahres oder für einen kürzeren Abrechnungszeitraum durchgeführt. Nachdem eine Inventur durchgeführt und in das (Computer-)System eingegeben wurde, muss die Bestandsaufnahme mit dem Bestand in den (Computer-)Systemaufzeichnungen verglichen werden. Der Vergleich erfolgt zwischen dem neuen, tatsächlich gezählten Bestand und dem in den Bestandskarten angegebenen Bestand.

Dieses Kapitel zeigt, wie man eine Inventur in PANTHEON Web Light erstellt.

FAZIT Wenn die Geschäftsführung von Tecta beschließt, am Ende des Jahres eine Inventur des Lagergroßhandels durchzuführen, wird diese Aufgabe dem Lagerleiter zugewiesen. Der Lagerleiter erfasst zunächst den tatsächlichen Bestand im Lager und gibt dann die Daten in das Programm ein. Dies geschieht wie folgt: Öffnen des Fensters Neue Inventur Daten in den Dokumentenkopf eingeben Allgemeine Daten in das Inventurdokument eingeben Daten des Inventurdokuments überprüfen

1. Öffnen des Fensters Neue Inventur

Der tatsächliche Bestand im Lager wird von der verantwortlichen Person, in diesem Fall dem Lagerleiter, in das Programm eingegeben.

Aus dem Hauptmenü wählt die verantwortliche Person das Modul Inventur und das Untermodul Neue Inventur.

Ein leeres Fenster zum Eingeben der Details der Inventur öffnet sich.

2. Daten in den Dokumentenkopf eingeben

Im Kopf des neuen Inventurdokuments gibt die verantwortliche Person die folgenden Daten ein:

• Dokumenttyp (vordefiniert)
• Lager
• Abteilung

Das Programm füllt das Feld Dokumenttyp automatisch mit dem entsprechenden Typ: 9A00 – Inventur.

Die verantwortliche Person gibt dann das Lager ein, in dem die Inventur durchgeführt wird, indem sie Lagergroßhandel aus der Dropdown-Liste der Tecta-Lagerauswählt.

Sobald die Inventur bestätigt wurde, werden Dokumente erstellt, die auf einen Überschuss oder Mangel im Lager hinweisen.

WARNUNG Der Name des Lagers ist eine Pflichtangabe im neuen Inventurdokument.

Als nächstes wählt die verantwortliche Person aus, für welche Abteilung der während der Inventur festgestellte Überschuss oder Mangel erfasst werden soll. Die Standardabteilung, die automatisch beim Eingeben eines neuen Inventurdokuments ausgefüllt wird, ist die Abteilung, die dem Benutzer zugewiesen ist, der das neue Inventurdokument erstellt hat.

In diesem Fall wählt die verantwortliche Person die Abteilung: Großhandel.

HINWEIS Wenn die Abteilung bereits durch die Standardeinstellung des Dokumenttyps definiert ist, wird das Feld Abteilung automatisch ausgefüllt.

Das Feld Status bleibt unverändert, da es sich automatisch in Genehmigt ändert, wenn das Dokument von der zuständigen Person genehmigt wird.

WARNUNG Für das Inventurdokument bedeutet der Status Genehmigt , dass die Inventurlinien nicht mehr geändert werden können, weshalb der Status nur geändert wird, wenn die Inventur abgeschlossen ist.

Das letzte Feld des Kopfes des Inventurdokuments zeigt die Dokumentennummer an, die automatisch generiert wird, wenn das Dokument gespeichert wird.

HINWEIS Die Dokumentennummer besteht aus dem aktuellen Kalenderjahr, der Dokumenttypnummer und der fortlaufenden Nummer des Dokuments.

In diesem Fall ist die generierte Dokumentennummer 22-9A00-000005.

3. Allgemeine Daten in das Inventurdokument eingeben

Durch Klicken auf die rechte Pfeiltaste (Anzeigen) wird der Abschnitt Allgemeinangezeigt.

Im Abschnitt Allgemein des Inventurdokuments gibt die verantwortliche Person das gewünschte Datum der Inventur an und aktiviert die gewünschten Umschaltknöpfe.

In diesem Fall gibt die verantwortliche Person das Datum ein: 03.01.2022.

Wenn der Umschaltknopf Artikel ohne Bestand anzeigen aktiviert ist, werden auch Artikel mit null Bestand angezeigt, wenn Status in der Funktion Assistenten ausgewählt wird. Standardmäßig ist der Umschaltknopf deaktiviert.

Wenn der Umschaltknopf Auch Verpackungen und zusammengesetzte Waren berücksichtigen aktiviert ist, werden die Artikel der verpackten oder zusammengesetzten Waren bei der Suche nach der Inventur (Vollbestand oder Teilbestand) oder beim Eingeben von Zeilen berücksichtigt. Dieser Umschaltknopf ist ebenfalls standardmäßig deaktiviert.

Als nächstes benennt die verantwortliche Person die für die Inventur verantwortliche Person, in diesem Fall die Leiterin des Großhandels, Sally Sales.

HINWEIS Das Feld Verantwortliche Person wird standardmäßig mit dem aktuell angemeldeten Benutzer ausgefüllt, kann jedoch bei Bedarf geändert werden.

Das Feld Angestellter wird automatisch mit dem aktuell angemeldeten Benutzer ausgefüllt und kann nicht geändert werden.

4. Überprüfung der Daten des Inventurdokuments

Schließlich kann die verantwortliche Person im Fußbereich der Inventurden Gesamtwert der Verkaufs- und Einzelhandelspreise aller Zeilen im Inventurdokument sowie den Gesamtwert der Inventurlinien überprüfen und bei Bedarf eine Notiz hinzufügen.