Читање на PDF документи детално по ставки (line-item-invoice)

Оптичкото читање на еКнижење (OCR) е подготвено за неколку начини на читање PDF документи односно фактури. Стандардната функционалност на еКнижење овозможува два начини за читање PDF документи.

Еден од нив е читање на PDF документ Детално по ставки (line-item-invoice).

За да може полесно да се замисли горенаведеното, да објасниме користејќи го примерот на сметководител кој обработува документ добиен од добавувач. Документот има 4 позиции. Резултатот од деталното читање на PDF документот по позиција ќе биде фактура добиена во PANTHEON, која ќе има 4 позиции како изворен документ на добавувачот.

Во примерот подолу, ви покажуваме како ќе дојдеме до овој резултат.

Опис на случајот Одговорното лице сака да увезе фактура за субјектот Електрична енергија МК, поточно детално по позиции. Постапката се изведува во следните чекори: Поставување/проверување на режимот за читање PDF документи Започнување на еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење Увоз на добиена еФактура Пополнување податоци што недостасуваат и учење еКнижење Прием на фактура во PANTHEON

1. Поставување/проверување на режимот за читање PDF документи

Одговорното лице прво поставува односно го проверува режимот на читање PDF документи во Шифрарникот на партнери.

Во нашиот пример, треба да биде поставено на: Детално по ставки (line-item-invoice), како што е прикажано на сликата подолу.

СОВЕТ Подетални упатства за поставките на режимот за читање може да се најдат во поглавјето Поставки за читање PDF документи.

Продолжува со увоз на фактурата.

2. Започнување на еПроцесот Оптичко читање (OCR) за еКнижење

Документот го увезува во еДокументација како што е прикажано на сликата подолу.

За да конвертира податоци од PDF документ во еФактура во лентата со алатки на Документацијата, кликнува на копчето (Волшебници) и ја избира опцијата од паѓачката листа: еПроцес Оптичко читање (OCR) за еКнижење.

СОВЕТ За да ни го прикаже деловниот процес на одредена PANTHEON форма, како опција за избор на копчето Волшебници треба да го поставиме ова во Обликувач на бизнис процеси. Постапката можете да ја прочитате во точка 3 од поглавјето Основни поставки на деловниот процес .

Деловниот процес конвертира PDF документ во еФактура во JSON формат, кој се снима во панелот Датотеки и прегледот на датотеката во JSON формат, е прикажан на Преглед на документот.

Продолжува со увоз на еФактурата во PANTHEON.

3. Увоз на добиена еФактура

Во лентата со алатки на формата Документи, кликнува на копчето Волшебници и ја избира опцијата за започнување на саканиот деловен процес во менито: еПроцес Увоз на примена еФактура во еКнижење.

СОВЕТ Можете да го прочитате подеталниот процес на увоз на добиената еФактура во PANTHEON во поглавјето Увоз на добиена еФактура во PANTHEON преку еКнижење (OCR).

Во формата Увоз на еСлог документи за прием ги проверува и пополнува податоците што недостасуваат.

СОВЕТ Некои податоци се читаат директно од сметката, додека други зависат од логиката на PANTHEON.

4. Пополнување податоци што недостасуваат и учење еКнижење

При увоз на еФактура, некои податоци, како датумот или линијата на фактурата, може да не се читаат правилно. Имено, при увоз на фактури во PANTHEON, системот учи и ќе биде поуспешен следниот пат кога ќе го прочитате.

Во нашиот случај, системот не препозна некои датуми, надворешни кодови итн. За таа цел, одговорното лице го уреди како што е прикажано на сликата погоре и објаснуваме подолу:

• Во заглавието: OCR не го препозна датумот за ДДВ на фактурата, затоа одговорното лице ги додаде податоците рачно.
• На еФактурата е добиена надворешна шифра. Во првите две позиции на сметката, врз основа на надворешната шифра и партнер, PANTHEON ја препозна "нејзината" шифра. Поставките за ова се во шифрарникот на иденти.

Во нашиот пример, за втората и третата позиција, кодот е рачно избран од паѓачката листа (прикажана на сликата подолу).

PANTHEON кодовите/шифрите може да ги препознае програмата на различни начини. Со користење на прекинувачот Додавањето шифри на партнери што недостасуваат во шифрарникот на иденти кога при увозотнадворешните кодови автоматски ќе се додадат во шифрарникот на партнери.

СОВЕТ Кога сакаме да увеземе идент со истиот надворешен код, PANTHEON автоматски ќе го препознае неговиот внатрешен код.

Доколку не е внесена единица мерка на еФактурата, се запишува стандардната мерна единица од Шифрарникот на измени.

Продолжува со увоз. Документот го избира со штиклирање на полето за избор (прикажано на сликата подолу) и кликнува на копчето Увези.

Фактурата е креирана во Вид на документ, кој е избран во означеното поле подолу, во делот Кога датум на фактура и ДДВ се зема предвид.

Бројот на увезениот документ е видлив на картичката Врски.

Со двоен клик на бројот на документот се отвора прозорецот за фактура.

5. Прием на фактура во PANTHEON

Примената фактура, креирана со увоз на оваа еФактура, содржи онолку позиции колку што имало позиции во PDF фактурата.

СОВЕТ Ако, при увоз на еФактура во PANTHEON, видиме дека OCR системот не ги прочитал правилно сите податоци, на пример датуми и/или даночни стапки, ние рачно ги комплетираме овие податоци, односно ги менуваме. OCR системот учи од фактурите увезени во PANTHEON, така што ќе биде поуспешен следниот пат кога ќе го извршува процесот (Учење еКнижење).