Имплементација на еПроцеси во компанијата

Со свои експерти или со помош на поддржувачи на PANTHEON, компанијата може да обликува еПроцеси според компанијата.

Се препорачува да се следат следните чекори за успешна имплементација на еПроцеси:

1. Инвентар на процеси

Секоја компанија треба да биде свесна за своите деловни процеси. Тука не мислиме на сите процеси, туку на клучните, кои се приближно 20% во компанијата.

Компанијата и одговорните лица на компанијата мора да направи попис на сите клучни деловни и работни процеси што ќе бидат дигитализирани. Кога се наведуваат процесите, исто така мора да се дефинираат; видови процеси, засегнати страни на процеси и нишки во процесите. Засегнатите страни во процесот мора да имаат добро разбирање за нивните улоги и информации со цел успешно да ја извршуваат својата работа и во координација со другите.

Процесот мора да има јасен пат, неговата суштина/значење и определување каде завршува процесот. За секој процес што компанијата го опишува, опис и дијаграм на тек. Лошо планираниот процес е голема пречка на патот до успехот.

СОВЕТ При имплементација на еПроцес во компанија (прилагодено), клучна е поддршката на менаџментот и соработката на вработените кои ги познаваат деловните процеси на компанијата. Тие мора активно да учествуваат и да се идентификуваат со проектот.

2. Опис на процеси

Опис на процесот значи дека одговорните лица во кратки резимеа дефинираат тек во рамките на процесот и сите заинтересирани страни.

Јасно го опишуваат почетокот и крајот на процесот, неговото значење или централна цел, како и клучните личности и задачите што ги извршуваат.

Исто така го специфицираат протокот на стоки/услуги и информации. На пример, кога се извршува одредена задача или услуга, кога одреден документ се прегледува или приложува, кога се носи одредена одлука (потврда, одбивање,...) и слично.

Подолу можете да видите пример на опис на процес подготвен од компанија за процесот на дојдовни фактури што е специфичен за нивната компанија.

3. Создавање дијаграм на тек

Компанијата може, „рачно“ или со користење на алатки за цртање, да го поддржи описот на работниот процес со цртање дијаграм на тек. Со цртање дијаграм на тек, јасно ги дефинира засегнатите страни и текот во процесот.

Колку подобро е дефиниран процесот, толку подобро и побрзо процесот на крајот се дигитализира и се трансформира во еПроцес.

На сликата подолу, има пример за цртање дијаграм на тек на процесот на компанијата, за обработка на дојдовни/примени фактури.

4. Оптимизација и интеграција на процесите

Оптимизација и интеграција на работни процеси значи дека во работните процеси ги наоѓаме спојниците на поединечните процеси и со тоа комбинираме неколку чекори или дури комбинираме неколку работни процеси во еден.

На пример, претходно подготвени еПроцеси преку веб-услугата, комбинирани со прилагодени еПроцеси (како што е прикажано во следната точка).

5. Интеграција

Интеграцијата на еПроцеси значи дека одговорното лице на компанијата или PANTHEON експертот, користејќи го формуларот Обликување на бизнис процеси ги претвора процесите на компанијата на купувачот во еПроцеси. Така, ги дигитализира и дизајнира според барањата на купувачот и ги интегрира во PANTHEON.

Во примерите подолу, PANTHEON консултантот ја користел комбинацијата на претходно подготвени еПроцеси (веќе интегрирани) и еПроцеси што беа формирани според компанијата (од описот на процесот, видете точка 2).:

1. Скенирање и увоз на документи

Претходно подготвениот еПроцес Скенирање и увоз на документи што ги исполнува барањата на купувачот:

1. ПОЧЕТОК - Примена фактура.
2. Добавувачот испраќа фактура (PDF или физичка).
3. Секретаријатот прима и увезува, скенира примени фактури;

1. Скенира:

• секоја сметка посебно
• избор на класификација,
• го избира партнерот.

Од левата страна на горната слика, барањето од клиентскиот процес, а од десната страна однапред подготвениот еПроцес.

2. Преглед и потврда на фактура

По увозот на документот (примената фактура), во зависност од избраната класификација, се активира прилагоден еПроцес (подолу) за преглед и потврдување на фактурата.

Ги следи барањата на купувачите:

2.1 Внесување на фактурата добиена од секретаријатот во книгата на примени пошти – Документација.

а. Се дефинираат метаподатоци:

• Датум на прием,
• Вредност.

б. Се одредува валидатор од списокот:

• Секогаш личноста што ја нарачала.
• Се избира рачно, од секретаријатот.

Лево од сликата, барање од клиентскиот процес и десно, прилагоден еПроцес, за одредување метаподатоци и избор на валидатор:

2.2 Потврда

1. Документот се пренасочува до првиот одобрувач.
2. Доколку е потребно, првиот одобрувач го пренасочува кон вториот одобрувач.
3. По конечната потврда оди на одобрување кај директорот.

2.3 По завршувањето на потврдата, фактурата оди кај директорот за конечна потврда (добива задача за преглед).

Лево од сликата е барање од клиентскиот процес, а десно извадок од прилагодениот еПроцес, за процесот на одобрување документи од првиот одобрувач до директорот.

3. Отфрлање на документот

Доколку одговорното лице го одбие документот во текот на процесот на потврда, се започнува посебен еПроцес (прилагоден) за отфрлање на документот.

Лево на сликата барањето од клиентскиот процес и десно прилагодено еПроцес, за одбивање на фактурата.

4. Создавање сметка

Доколку документот (во процесот на потврда) е конечно одобрен, последен чекор е да се започне еПроцесот за креирање нов запис во PANTHEON.

Лево на сликата е барањето од процесот на купувачите, а десно е шемата еПроцес Креирање PANTHEON документ од скениран документ.