Shtimi i skedarëve të dokumenteve me tërheqje dhe lëshim
Në PANTHEON DMS, është shtuar një metodë tërheqje dhe lëshim, që ju lejon të importoni ose shtoni dokumente (p.sh. lista çmimesh, kontrata, etj.) në Dokumentacion.
Duke përdorur këtë metodë, dokumentet mund të shtohen kudo në format e PANTHEON.
 |
KËSHILLË
Në përgjithësi, tërheqje dhe lëshim do të thotë që përdoruesi mund të zgjedhë një skedar duke e "kapur" dhe "tërhequr e lëshuar" atë në një vend tjetër. Për shembull, përdoruesi mund të kapë një skedar në ekranin e kompjuterit të tij dhe ta tërheqë e lëshojë atë në një vend tjetër në ekran.
|
 |
PARALAJMËRIM
Dokumentet mund të lëshohen kudo në format e PANTHEON duke përdorur metodën tërheqje dhe lëshim. Kjo do të thotë që dokumentet mund të shtohen në të gjitha format, madje edhe në ato ku Dokumentacion nuk është i integruar si parazgjedhje, për shembull, në Bilancet, Regjistrin e Llogarive, Kategoritë e Artikujve, etj. (duke lëshuar një dokument në një formë, funksionaliteti Dokumentacion integrohet automatikisht në atë formë).
Si parazgjedhje, programi shton një dokument të ri në Dokumentacion kur dokumenti lëshohet, ose shton një skedar dokumenti në një dokument ekzistues nëse kjo cilësim është zgjedhur në formën e hyrjes.
Kur të dhënat dhe dokumentet lëshohen, ato ruhen në bazën e të dhënave. Lidhja me dokumentet dhe regjistrat përkatës krijohet automatikisht.
|
Ja disa raste përdorimi që mund t'ju ndihmojnë të kuptoni se si funksionon kjo veçori.
Duke përdorur veçorinë për kërkim në Dokumentacion, personi përgjegjës kërkon dhe shënon dokumentin e shërbimit të arkivuar: 22-DMS0-000015.
Tek dokumenti i sipërpërmendur, personi përgjegjës dëshiron të shtojë një dokument të ri: formën e kërkesës së klientit.
Për ta bërë këtë, personi përgjegjës zgjedh skedën Skedarë dhe përdor metodën Dokumentacion për të transferuar dokumentin e dëshiruar në Dokumentacion.
Kjo hap formën Skano/Importo dokumente .
Në dritaren e formës, personi përgjegjës fut të dhënat e mëposhtme në fushat:
- Subjekt: personi përgjegjës zgjedh Tecta Plc., sepse dokumenti që do të shtohet është një dokument i brendshëm i Tecta.
- Klasifikimi: 33 – Dokumentacioni i shërbimit, sepse dokumenti që do të shtohet klasifikohet si dokumentacion i shërbimit.
Forma mbyllet duke klikuar butonin Konfirmo .
Pas përfundimit të procesit, personi përgjegjës mund të shohë dokumentin e shtuar me sukses në skedën Skedarë .
|
Këshillë
Skedarë të shumtë ose dosje mund të shtohen gjithashtu në të njëjtën mënyrë si skedarë të veçantë.
|
Më pas, personi përgjegjës dëshiron të shtojë kontratën e marrë nga Alianz në Dokumentacion.
Së pari, personi përgjegjës hap regjistrin Subjekte .
Personi përgjegjës mund të lëshojë skedarin e kontratës së nënshkruar kudo në formë kur shfaqet ikona e lëshimit.
|
PARALAJMËRIM
Duke përdorur metodën tërheqje dhe lëshim, dokumentet mund të lëshohen kudo në format e PANTHEON, në këtë rast kudo në formën e regjistrit të Subjekteve. Kjo kursen kohë, sepse nuk është e nevojshme të kërkoni për një blerës, furnizues, etj. specifik.
Programi klasifikon automatikisht dokumentin dhe e lidh atë me një subjekt specifik nëse kjo është përcaktuar më parë në dritaren Skano/Importo dokumente .
|
Programi hap dritaren Skano/Importo dokumente për shtimin e dokumenteve, ku shfaqet skedari i lëshuar.
Në dritare, personi përgjegjës zgjedh sa vijon:
- Subjekt: Intersport Ltd, sepse kontrata lidhet me partnerin e biznesit përkatës dhe dokumenti duhet të lidhet me të.
- Klasifikimi: 261 – Kontrata, sepse kjo është një kontratë dhe duhet të klasifikohet si e tillë.
Procesi përfundon duke klikuar butonin Konfirmo .
Kur subjekti i zgjedhur Alianz kërkohet në regjistrin Subjekte , personi përgjegjës mund të shohë dokumentin që është shtuar duke përdorur metodën tërheqje dhe lëshim në panelin Dokumentacion , siç shihet në imazhin më poshtë.
Personi përgjegjës dëshiron të shtojë dokumentin mbi rregullat e brendshme, pra Aktin e Kategorive të Artikujve në formën Kategoritë e Artikujve .
Dokumentacion nuk është i integruar në këtë formë si parazgjedhje.
Megjithatë, personi përgjegjës mund të tërheqë skedarin nga vendndodhja e dëshiruar në kompjuter dhe ta lëshojë atë kudo në formë kur shfaqet ikona e lëshimit.
Programi hap një dritare forme për të lidhur formën dhe sistemin PANTHEON DMS: Lidh formën dhe Arkivin DMS.
Në këtë dritare, personi përgjegjës përcakton sa vijon:
- Arkivi: DMS0 – Arkivi parazgjedhje për Dokumentacion.
- Klasifikimi: 011 – Rregullat e organizimit të brendshëm, sepse ky dokument i referohet rregullave të brendshme.
Procesi përfundon duke klikuar butonin Konfirmo .
Programi hap dritaren Skano/Importo dokumente për shtimin e dokumenteve në Dokumentacion, ku shfaqet skedari i lëshuar.
- Në dritare, personi përgjegjës zgjedh Subjekt: Tecta Plc., sepse ky është dokument i brendshëm i Tecta dhe duhet të lidhet me Tecta.
- Klasifikimi është përcaktuar tashmë në dritare, sepse është përcaktuar më parë në hapin e mëparshëm.
Procesi përfundon duke klikuar butonin Konfirmo .
Dritarja shikuesi i dokumenteve shfaqet në ekran në mënyrë që personi përgjegjës të shohë që dokumenti është shtuar në Dokumentacion.
Nëse personi përgjegjës mbyll regjistrin Kategoritë e Artikujve dhe dëshiron të kontrollojë dokumentet e lidhura në Dokumentacion në një fazë të mëvonshme, personi përgjegjës mund ta bëjë këtë duke klikuar butonin Importimi/Eksportimi i të Dhënave dhe opsionin Shfaq Dokumentet .
|
KËSHILLË
Në format ku Dokumentacion nuk është i integruar, e njëjta veçori është e disponueshme duke përdorur shikuesin e dokumenteve. Për më shumë informacion mbi veçorinë Info , e cila shfaq informacion mbi dokumentet, si lidhjet, metadata, skedarët, regjistrin e bisedave, shihni kapitullin  Informacioni i dokumentit .TEMA TË LIDHURA:
|