Kreiranje dokumenta prevzema

Kreiranje dokumenta prevzema

1. Izbira vrste dokumenta

Najprej izberemo vrsto dokumenta, v kateri želimo kreirati prejeto fakturo. V meniju Blago -> Prevzem -> Dokument izberemo oz. kliknemo na željeni dokument.

Lahko pa dokument izberemo tudi s klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega dokumenta

V ukazni Command Bar vrstici  kliknemo na gumb nov zapis . S tem se nam odpre nov dokument, v katerem bomo kreirali prejeto fakturo.

Ker se program vedno postavi na zadnji kreirani dokument, ko odpremo vrsto dokumenta za kreiranje prejete fakture, je potrebno vsakič, ko želimo kreirati nov dokument, klikniti na gumb Nov zapis . Odpre se nov dokument, pripravljen za vnos podatkov.

3. Vnos podatkov

3.1. Vnos podatkov o dobavitelju oz. 3. osebi

Najprej vnesemo dobavitelja oz. 3. osebo. Ko vnesemo dobavitelja se le-ta prenese tudi v polje Prevoznik. Če sta dobavitelj in 3. oseba različna, moramo vnesti tudi polje Prevoznik. Nazive obeh polj (Dobavitelj, Prevoznik) nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.

Partnerja v polji Dobavitelj oz. 3. oseba vnesemo tako, da začnemo pisati prve črke partnerja, ki ga želimo vnesti. Program na ta način oži izbor partnerjev, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant subjektov.

Partnerja lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Iskanje partnerjev (Ctrl+S).

Če želimo vnesti partnerja, ki ga v Šifrantu subjektov še ni, kliknemo na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov, kamor lahko vnesemo nov subjekt.

V primeru, da v šifrantu subjektov nimamo vnešenega subjekta, ki ga želimo izbrati na dokumentu, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo s klikom na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov za vnos novega subjekta.

3.2. Številka prejetega dokumenta, vnos datumov in potrjevanje dokumenta

Številko izdanega dokumenta kreira program avtomatično. Pojavi se kot dvomestna oznaka letnice, oznaka vrste dokumenta (enaka kot v Šifrantu vrst dokumentov) in niz vprašajev, ki jih program ob potrditvi računa spremeni v zaporedno številko dokumenta. Dolžino formata števike dokumenta nastavimo v Administratorski konzoli.

Vnesemo datume. Datum lahko vnašamo ročno tako, da se z miško postavimo v datumsko polje in ga vpišemo oz. ga izberemo iz koledarja, ki se prikaže s klikom na jeziček.

• Prevzem: datum, s katerim prejememo idente na skladišče in s tem obremenimo zalogo na tem skladišču;
• Prejem rač.: datum prejema fakture;
• DDV: datum za uvrstitev dokumenta v davčne evidence. Privzeto se polni z datumom prejema računa, lahko pa ga tudi naknadno popravimo.

Program privzeto napolni vse tri datume z današnjim datumom.

Ko je dokument kreiran ga s kljukico tudi potrdimo. Dokument je tako pripravljen na nadaljnjo obdelavo v glavni knjigi in davčnih evidencah. Z avtorizacijami lahko ostalim uporabnikom tudi preprečimo spreminjanje že potrjenih dokumentov.

3.3. Vnos podatkov v glavi dokumenta

Oddelek izberemo iz Šifranta subjektov (na enak način kot dobavitelja oz. 3. osebo); lahko pa ga kot privzetega nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov. V glavi vnešeni oddelek se privzeto polni v pozicije dokumenta. Podatek o oddelku ni obvezen podatek.

Način nabave, Valuta, Dnevi oz. Datum zapadlosti, Tekst, Dostava, Pariteta in Kraj paritete, Država pošiljatelja in Način plačila se prenesejo iz Šifranta subjektov. Tečaj BS pa se prenese iz tečajnice Banke Slovenije - srednji glede na datum, vnešen v Administratorski konzoli - Način Administration Panel - Exchange Rate Date iskanja tečaja. Tristranski posel se privzeto napolni z vrednostjo 0. ni tristranski posel. Vse te podatke lahko spremenimo oz. vnesemo tudi na samem dokumentu.

V vezni dokument 1 oz. 2 napišemo številke in datum povezanih dokumentov s prejeto fakturo, ki jo kreiramo. Nazive polj veznih dokumentov nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.

Določimo Odgovorno osebo, medtem ko Referenta ne moremo spreminjati.

3.4. Vnos prejemnega skladišča

Prejemno skladišče je na samem dokumentu prevzema pomemben podatek, saj tu določimo skladišče, na katerega prejmemo blago in material. Prejemno skladišče lahko kot privzeto skladišče nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov, lahko pa ga na samem dokumentu prevzema tudi popravimo oz. zamenjamo.

4. Vnos pozicij

Z miško se postavimo na kolono Ident ali Naziv, odvisno od tega, ali želimo idente iskati po identu ali po nazivu. Idente po identu oz. nazivu iščemo tako, da začnemo pisati prve čkre identa oz. naziva identa, ki ga želimo vnesti v pozicijo. Program na ta način oži izbor identov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant identov.

Ident lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Išči ident (Ctrl+F).

V primeru, da v Šifrantu Asset setting identov nimamo vnešenega identa, ki ga želimo izbrati na poziciji dokumenta, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo z dvoklikom na polje Koda ali Naziv, s katerim odpremo Šifrant identov za vnos novega identa.

Ko izberemo željen ident, vpišemo še količino identa v kolono Količina. Vse ostale podatke na poziciji program polni avtomatsko glede na vnešene parametre v Šifrantu Asset identov oz. jih izračuna. Seveda lahko posamezne parametre na sami poziciji tudi popravimo.

Na poziciji se med kolonami sprehajamo s tipko , za prehod v novo vrstico pa uporabimo kurzorsko tipko dol .

Kadar želimo poleg blagovnih identov dodati v pozicije tudi storitveni ident in s tem povečati nabavno vrednost materiala oziroma blaga, se ravnamo po postopku, ki je opisan v poglavju Kreiranje prejema iz EU - Storitev na prejemu iz EU.

5. Vrednostna vrstica

5.1. Opomba na dokumentu

Polje Opomba na dokumentu je namenjeno vnosu opombe dokumenta. Tukaj vnešen tekst se izpiše na samem dokumentu prejema.

5.2. Podatki o vrednosti

Polja, označena s sivo barvo, program izračuna sam in jih ne moremo spreminjati.

6. Izpis dokumenta prevzema

Ko smo zaključili s kreiranjem dokumenta prevzema, ga lahko izpišemo s klikom na gumb Prevzemnica, Prevzemni list oz. Kalkulacija nabave. Privzeto se bo izpisala zadnja izpisana oblika računa.

V primeru, če želimo izpisati neko drugo obliko izpisa, na gumbu Prevzemnica, Prevzemni list oz. Kalkulacija nabave kliknemo desni gumb miške in izberemo željeni izpis.

Splošen opis funkcije:

• Prevzem
• Dokument prevzema

Povezane teme:

• Vnos serijskih številk
• Vnos identa s čitalcem
• Kreiranje blagajniškega izdatka