Kreiranje dobavnice ali fakture kupcu iz OL

Kreiranje dobavnice ali fakture kupcu iz OL

1. Izdelava dobavnice ali fakture kupcu 

Izdaja blaga iz odpremne liste poteka podobno kot izdaja blaga iz naročila kupca. Vendar pa se oba postopka med seboj izključujeta - če uporabljamo odpremno listo, je ne moremo kombinirati s postopkom dodajanja naročila (glej dodajanja naročila), ker odpremna lista prevzame funkcijo naročila v fazi izdobave blaga (glej shemo Povezava z odpremami in spremljanje back-orderjev).

Ali se za skladišče uporablja odpremna lista ali ne določa preklopnik "Izdaja preko odpremne liste" v šifrantu subjektov - panel skladišče.

Blago iz odpremne liste lahko izdajamo na dva načina:

1. s pomočjo funkcije za dodajanje naročila (glej Dodajanje naročila preko odpremne liste)
2. neposredno iz odpremne liste iz panela "Kreiranje dokumenta" (glej Izdaja blaga iz odpremne liste)

Možno pa je seveda tudi ročno dodajanje pozicij fakture brez povezave z naročilom ali odpremno listo.

1.1.Kreiranje izdajnega dokumenta iz OL s pomočjo funkcije za dodajanje naročila preko OL

Funkcija omogoča prenos pozicij odpremne liste na izdano fakturo. S tem omogočimo tudi povezavo med naročilom in izdajo (gumb Odpreme v naročilu kupca) in tako kontrolo dobav glede na naročila.

Najprej odpremo novo glavo dokumenta ter vnesemo naziv kupca in izdajno skladišče.

Nato s klikom na gumb    na opravilni vrstici prikličemo pregled pozicij odpremne liste, filtrirano na naslednji način:

• vse neizdane ali delno izdane pozicije odpremne liste
• samo za izbranega kupca
• samo za pozicije, kjer je označeno trenutno izbrano skladišče ALI kjer je podatek o skladišču prazen

Panel za izbiro naročil je pri uporabi odpremne liste nekoliko drugačen, saj je na njem aktivnih le nekaj opcij: ponovno iskanje cen, ponovno iskanje davčnih tarif in izbira baze podatkov (za podroben opis naštetih funkcij glej Dodaj | Preklopniki).

POZOR: Za prenos na fakturo so privzeto označene samo tiste od zgoraj naštetih pozicij, ki imajo rok dobave manjši ali enak datumu izdaje blaga iz glave izdane fakture.

O. označeno za odpremo. Privzeto so za odpremo označene samo tiste pozicije odpremne liste, ki imajo rok dobave manjši ali datumu izdaje blaga. (glej tudi Časovno planiranje izdaj ). Posamezno pozicijo lahko tudi dodatno obkljukamo in s tem vključimo v seznam za dodajanje npr. pozicije, ki jim rok dobave še ni dospel, tako, da dvokliknemo v to polje. Posamezno pozicijo lahko tudi odkljukamo in s tem izključimo iz seznama za dodajanje (če npr. nimamo zadostne zaloge) tako, da dvokliknemo to polje.

Naročilo je številka naročila kupca iz odpremne liste, Poz. pa številka pozicije naročila kupca iz odpremne liste. Ident je koda identa iz pozicije odpremne liste. Naziv je naziv identa.

Količina je neodpremljena količina oz. količina za dobavo. Količino za prenos v dokument izdaje lahko na tem mestu tudi spremenimo in odpremimo količino, ki pa je lahko KVEČJEMU MANJŠA od količine za odpremo. Izdano količino lahko spremenimo tudi naknadno tako, da na dobavnico dodamo celotno neodpremljeno količino in jo nato zmanjšamo na poziciji dobavnice (glej OL in popravljanje količin na izdaji ).

Zaloga - je trenutna dejanska zaloga identa na skladišču, izbranem v glavi dokumenta izdaje. Trenutna dejanska zaloga je podatek, ki NE upošteva morebitnih izdobav iz tega panela. Zato je v primeru, ko imamo za izdobavo ponujenih več pozicij za enak ident, trenutna zaloga enaka (glej primer zgoraj). EM je enota mere iz pozicije naročila. Rok dob. je rok dobave iz pozicije odpremne liste.

S klikom na gumb   se izvede dodajanje vseh obkljukanih (označenih) pozicij odpremne liste v dokument izdaje, ki ga trenutno izdelujemo. S tem se v glavo dokumenta prepišejo podatki o kupcu ter izdelajo pozicije dokumenta izdaje.

Tako ponujene pozicije odpremne liste lahko tudi filtriramo na posamezno kodo identa (glej primer v poglavju Pozicije za prenos).

Na skladiščih, za katere smo izbrali uporabo odpremne liste, dodajanje naročila torej pomeni dodajanje pozicij iz odpremne liste, ki je nastala na podlagi naročil. Možno pa je seveda tudi ročno dodajanje pozicij fakture brez povezave z naročilom ali odpremno listo.

Če blago izdajamo iz skladišča, za katerega NI izbrana izdaja iz odpremne liste, je izgled in pomen panela za dodajanje naročila nekoliko drugačen! Za podroben opis glej poglavje Dodajanje naročila kupca - izdaja .

	Pozicij odpremne liste, ki se nanašajo na isto pozicijo naročila, program ob dodajanju na fakturo NE ZDRUŽI, ampak doda vsako posebej. To je nujno zaradi zagotavljanja povezljivosti in preglednosti med odpremno listo in dobavnico.
	Posamezne pozicije tako izdelane fakture lahko tudi spreminjamo (količine, cene...) vendar tako, da je izdana količina kvečjemu manjša od količine na OL. Če poskušamo izdati količino, ki presega količino za odpremo iz odpremne liste, program javi napako (glej Ne moreš izdati več kot je na odpremni listi! Največja količina je (x)!).

V primeru, da je izdana količina manjša od količine na OL, program pri shranjevanju dokumenta kreira novo pozicijo odpremne liste z razliko količine in datumom izdaje, kot ga je imela originalna pozicija OL (glej OL in popravljanje količin na izdajii).

1.2. Kreiranje izdajnega dokumenta neposredno iz Ol iz zavihka Kreiranje dokumenta

Blago iz odpremne liste lahko izdajamo tudi neposredno iz odpremne liste in sicer iz panela "Kreiranje dokumenta".

Najprej izberemo Skladišče saj lahko kreiranje dokumenta omejimo na posamezno skladišče iz odpremne liste.  Prejemnik - obvezno izberemo prejemnika iz odpremne liste, kateremu dobavljamo blago. Če podatka ne vnesemo, program javi napako(glej Prejemnika moraš obvezno vnesti!). Vrsta dokumenta - obvezno moramo izbrati vrsto dokumenta izdaje, kjer naj se kreira izdana faktura ali dobavnica. Če podatka ne vnesemo, program javi napako (glej Nastavi vrsto dokumenta!).

s klikom na gumb  sprožimo kreiranje fakture za izbranega prejemnika in v izbrani vrsti dokumenta. Avtomatsko se izdela nova glava izdanega dokumenta, datirana s trenutnim datumom. Program pa nas postavi na pozicije odpremne liste za izbranega prejemnika tako, kot če bi na novem dokumentu uporabili funkcijo dodajanja naročila:

Program javi:

Od tu naprej je postopek tak, kot je podrobno opisan v poglavju Dodajanje naročila preko odpremne liste.