Überprüfung der Dokumenthistorie

 Dateien Historie Das Formular zur Dateihistorie ermöglicht es Ihnen, Änderungen an Dokumentdateien zu überprüfen. Es kann durch Klicken auf die Historie Schaltfläche im Dateien Tab des Dokumente Formulars aufgerufen werden.

Das Formular ermöglicht es Ihnen, zu sehen, wann die Änderungen vorgenommen wurden und den Zustand der Dateien des Dokuments bei jeder Änderung.

Warnung Die Historienverfolgung kann nur für Dokumente eingestellt werden, die in eDokumentation Speicher abgelegt sind.   Sie wird im Allgemeine Informationen Abschnitt des Klassifikationsschemasaktiviert. Siehe Anwendungsfall zur Einrichtung der Historienverfolgung im Kapitel Einrichtung der Historienverfolgung.

Dieses Kapitel präsentiert einen Anwendungsfall, wie Änderungen an Dokumentdateien überprüft werden können.

Fallzusammenfassung Die verantwortliche Person möchte eine falsche Datei aus Dokument 24-DMS0-000031 löschen, das Kundenreklamationsbilder für die Abteilung Services enthält. Nachdem eine Datei gelöscht wurde, kann sie weiterhin im Formular Dateihistorie überprüft werden. Sie gehen dabei wie folgt vor: Öffnen des Dokumente-Formulars Suche nach dem Dokument Überprüfung der Dateien Löschen der Datei

 1. Öffnen des Dokumente-Formulars

Die verantwortliche Person öffnet das Dokumente Formular, indem sie Einstellungen | Dokumentation | Dokumente aus dem Menü auswählt.

Sie fahren fort, das richtige Dokument zu suchen.

2. Suche nach dem Dokument

Sie suchen das Dokument mithilfe von Filtern.

Im Feld Abteilung geben sie Services ein und klicken auf  (Dokumente filtern) Schaltfläche.

Dokument 24-DMS0-000031 wird in der Dokumente-Tabelleangezeigt.

Sie fahren fort, die Dateien zu überprüfen.

3. Überprüfung der Dateien

Sie klicken auf die Historie Schaltfläche, um zu überprüfen, ob Änderungen vorgenommen wurden.

Die Warnung wird angezeigt, dass keine Historien-Daten gefunden wurden, was bedeutet, dass keine Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.

Dann überprüfen sie die Dateien und stellen fest, dass die Datei broken_pole_1.png überflüssig ist.

Sie fahren fort, die Datei zu löschen.

4. Löschen der Datei

Sie löschen die Datei, indem sie sie auswählen und Strg + Entf auf der Tastatur drücken. Sie klicken OK im Bestätigungsfenster.

Die Datei wird aus dem Dateien Tab gelöscht.

Dann klicken sie auf die Historie Schaltfläche, um das Dateihistorie Formular zu öffnen.

Im Formular wird die vorgenommene Änderung mit Datum und Uhrzeit der Änderung aufgezeichnet. 

Der Zustand der Dateien vor der Änderung ist sichtbar zusammen mit der gelöschten Datei broken_pole_1.png.

Durch Klicken auf einen Dateinamen wird die Datei in der Vorschau angezeigt.