Ein Dokument per E-Mail senden

Dokumente wie ausgestellte Rechnungen, ausgestellte Lieferscheine, ausgestellte Bestellungen usw. können per E-Mail an Ihre Geschäftspartner gesendet werden.

Dieses Kapitel präsentiert einen Anwendungsfall zur Vorbereitung, Überprüfung und zum Versand von Dokumenten per E-Mail.

Per E-Mail senden Die Funktion ist in der Druckvorschau-Toolbar verfügbar.

HINWEIS Um Dokumente erfolgreich per E-Mail aus PANTHEON zu senden, siehe die Anweisungen im Kapitel E-Mail für eWorkflows einrichten. Im Druckdokumentbereich Feature, im Druckwaren-Dokumentbereich Formular, können Sie auch auf das E-Mail Formular zugreifen, indem Sie auf die E-Mail (Keine Empfänger-E-Mail-Einstellungen verwendet).

Unten sehen Sie einen Anwendungsfall zum Versenden von Dokumenten per E-Mail aus der Druckvorschau.

FALLZUSAMMENFASSUNG Die verantwortliche Person möchte eine ausgestellte Rechnung an einen Kunden aus der Druckvorschau senden. Die Rechnung wird auf dem Verkaufsdokumenttyp mit der Nummer 23-3000-000004 erstellt. Das Dokument wird wie folgt gesendet: Ein Dokument per E-Mail senden E-Mail Anzeige der empfangenen E-Mail eines Kunden

1. Ein Dokument per E-Mail senden

Die verantwortliche Person möchte ein Dokument aus der Druckvorschau per E-Mail an einen Kunden senden.

Im Menü wählt die verantwortliche Person Waren | Ausgabe | Dokument, dann wählt sie den richtigen Dokumenttyp: 3000 – Verkauf.

Die verantwortliche Person geht zu dem Dokument, das per E-Mail gesendet werden soll. In diesem Fall: 23-3000-000004.

HINWEIS Ein PDF der per E-Mail gesendeten Rechnung ist keine E-Rechnung. Um E-Rechnungen zu senden, siehe das Kapitel E-Rechnung senden.

Die verantwortliche Person klickt auf die Rechnung Schaltfläche im Formular.

Eine Vorschau des Rechnungsberichts öffnet sich, mit dem zuletzt ausgewählten Berichtstyp.

HINWEIS Die verantwortliche Person kann den Drucktyp in der Toolbar im Bericht: Feld auswählen.

In der Toolbar des Berichtsfensters, klickt die verantwortliche Person auf die Per E-Mail senden Schaltfläche.

Ein Formular zum Versenden von E-Mails öffnet sich.

2. E-Mail

E-Mail Formular wird automatisch mit Daten über den Absender und den Empfänger der E-Mail, Betreff und Anhänge (im Bild unten markiert) ausgefüllt.

Daten zur E-Mail-Adresse des Absenders werden in das Von Feld aus dem Administrationspanel | Einstellungen | Internet, aus dem E-Mail-Absender (u) Feld.

In diesem Fall: demo@datalab.eu.

Daten zur E-Mail-Adresse des Empfängers werden in das An Feld aus dem Betreffsregister | Allgemein aus Kontakte.

In das Text Feld gibt die verantwortliche Person benutzerdefinierten Text ein und klickt auf die Send Schaltfläche.

HINWEIS Der Standardtext der E-Mail kann für bestimmte Benutzer des Programms eingegeben werden (siehe Persönliche Einstellungen) und wird als Standardtext für alle Nachrichten verwendet, die der Benutzer sendet.

Wenn die E-Mail gesendet wird, schließt sich das Formular automatisch.

3. Anzeige der empfangenen E-Mail des Kunden

An die eingegebene E-Mail-Adresse erhält der Kunde den Text und die angehängte PDF-Rechnung per E-Mail.

WARNUNG Um den Text in PDF-Berichten korrekt anzuzeigen, müssen Sie das Berichte als PDF/A exportieren Kontrollkästchen im Administrationspanel Einstellungen in PANTHEON aktivieren.