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Die Eingabe einer Bestellung beginnt mit der Auswahl des Betreffs. Beim Eingeben des Lieferanten oder Dritten, der die Bestellung aufgegeben hat, überträgt das Programm automatisch vordefinierte Werte, die Sie im Betreffregister festgelegt haben | Lieferant Panel, d. h. Adresse des Lieferanten, Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Durch dieses Verfahren können Sie Bestellungen schneller erstellen, da die meisten Felder mit vordefinierten Werten ausgefüllt werden, die nicht geändert werden müssen. Anstatt 13 Felder einzugeben, reicht es in den meisten Fällen aus, nur zwei Felder einzugeben (den Namen des Betreffs und den Kontakt).
| Lieferant |
Wählen Sie aus dem Lieferantenregister den Lieferanten aus, bei dem Sie Waren bestellen. Nach der Übertragung in die ausstellende Rechnung und nach der automatischen Buchung dieser Rechnung wird dies auch die Person sein, der die Forderungen im Betreffkonto/Hauptbuch zugeordnet werden. Das Programm gibt automatisch die Adresse, den Ort, das Postgebiet, die Telefon- und Faxnummer ein.
Sie können die Namen der Felder (Empfänger, Kunde usw.) im Dokumenttypenregister. |
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Wenn der Lieferant bereits im Betreffregistereingetragen ist, geben Sie einfach seinen Namen ein, falls nicht, muss der Lieferant zuerst im Betreffregister eingetragen werden. Sie können einen neuen Betreff eingeben, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Eintrag  im Abschnitt Lieferant der Bestellung klicken. Wenn Sie die Schaltfläche anklicken, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe eines neuen Betreffs im Betreffregister. |
| Kontakt |
Name der Kontaktperson, die die Bestellung aufgegeben hat. Standardmäßig bietet das Programm den ersten Kontakt aus dem Betreffregister an. Falls erforderlich, können Sie stattdessen einen anderen Kontakt auswählen oder die Informationen manuell aus der Auswahlliste eingeben.
In der Auswahlliste sind nur Kontakte mit dem ausgewählten Aktiv Status verfügbar. |
| Spediteur |
Die dritte Partei (z. B. Spediteur, Empfänger) ist standardmäßig dieselbe wie die erste Person (Lieferant, Kunde).
Falls wir den Spediteur ändern möchten, erscheint eine Nachricht:
Wenn wir Ja wählen, wird der Lieferant ebenfalls geändert.
Wenn wir Nein wählen, bleibt der Lieferant und seine Kontaktperson gleich.
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| Kontakt |
Wie im Kontakt Feld des Lieferanten können Sie in diesem Feld einen Kontakt zur dritten Partei (Spediteur) auswählen oder eingeben. |
| Datum |
Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde (standardmäßig: aktuelles Datum).
Wenn Sie das Bestelldatum ändern, bietet das Programm Ihnen die Möglichkeit, das Gültigkeitsdatum der Bestellung basierend auf der Anzahl der Tage im Feld Bestellgültigkeit neu zu berechnen (siehe Möchten Sie die Bestellgültigkeit entsprechend aktualisieren?). |
| Nummer |
Die eindeutige Nummer des Dokuments: ein zweistelliger Code für das Jahr, ein Code für die Art des Dokuments (identisch mit dem in den Dokumenttyp-Einstellungen gefundenen) und die sechsstellige Seriennummer des Dokuments.
Die Nummer wird automatisch generiert und kann nicht geändert werden. Um ein gelöschtes Dokument einzufügen und einen Nummernzähler festzulegen, verwenden Sie die Dokument einfügen Funktion.
Wenn Sie auf ein Dokument doppelklicken, öffnen sich die Dokumenttyp Einstellungen für den Dokumenttyp, in dem das aktuelle Dokument erstellt wurde. |
| Status |
Wählen Sie den Status der Bestellung aus. Jede Bestellung kann beliebig viele Status haben. Status enthalten drei Kategorien: Verfügbarer Bestand, Limit prüfen und Abgeschlossen (siehe das Kapitel über Bestell Dokumenttypen). Die Funktion Limit prüfen und Ausgabemethoden bei nicht bestätigtem Status werden nur bei Verkaufsbestellungen verwendet!
Drei Status sind vordefiniert, jedoch können bei Bedarf neue zusätzliche Status definiert werden:
1 - Erstellt - Dieser Status stellt Informationen dar, die aus Lieferantenanfragen erhalten wurden, und beeinflusst nicht den verfügbaren Bestand.
2 - Bestätigt - Dieser Status stellt Bestellungen dar, die für Kunden oder Lieferanten verbindlich sind und den verfügbaren Bestandbeeinflussen.
Z - Abgeschlossen - Dieser Status wird für Bestellungen verwendet, die nicht vollständig geliefert wurden. Die verbleibende nicht versandte Menge wird zurückgesetzt. Bestellungen dieser Art beeinflussen den verfügbaren Bestand nicht und zählen nicht zum Wert des Kreditlimits eines Kunden. Das Programm verwendet diese Informationen bei der Berechnung von Bestellungen oder wenn Bestellungen zu einem Dokument hinzugefügt werden.
Beim Eingeben einer neuen Bestellung wird standardmäßig der Status mit dem niedrigsten alphanumerischen Wert verwendet (so erscheint der vordefinierte Status 1 - Erstellt standardmäßig)!
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| Bestellgültigkeit (Tage) |
Die Anzahl der Tage, für die die Bestellung gültig ist. Eine Standardgültigkeitsdauer kann in den Programmeinstellungeneingegeben werden. Solange eine Bestellung gültig ist, gilt im Allgemeinen, dass die darin aufgeführten Preise nicht geändert werden, auch wenn sich die Preisrichtlinie in dieser Zeit ändert. Beim Überprüfen des verfügbaren Bestands wählen Sie aus, ob Bestellungen mit abgelaufener Bestellgültigkeit in die Berechnung des verfügbaren Bestands einbezogen werden sollen oder nicht. |
| Bestellgültigkeit (Datum) |
Das Gültigkeitsdatum der Bestellung. Diese Information ist mit der Information im angrenzenden Feld (Bestellgültigkeit – Tage) verknüpft. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, ändert sich der Wert des anderen Feldes ebenfalls. Geben Sie daher entweder die Anzahl der Tage ein, für die die Bestellung gültig ist, oder das Gültigkeitsdatum. Das andere Feld wird automatisch berechnet. |
 Abteilung |
Es ist möglich, die Abteilung zu definieren, die Waren erhalten hat. Dadurch können Sie Bestellungen nach Abteilungen verfolgen. Die Abteilung kann aus dem Betreffregister ausgewählt werden (siehe Abteilung).
- Standardmäßig gibt das Programm die Abteilung ein, zu der der Benutzer des Systems/Angestellte gehört, der die Bestellung erstellt hat (siehe unten).
- Wenn die Abteilung ausgewählt und in den Dokumenttyp-Einstellungen festgelegt ist, werden die festgelegten Informationen für die Abteilung verwendet.
Die hier eingegebene Abteilung wird automatisch in die Dokumentzeilen eingetragen.
Wenn die Abteilung geändert wurde, erscheint eine Nachricht Möchten Sie die Abteilung auf allen Positionen ändern?
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| Einkauf von |
Das Programm sucht im Lieferantenregister nach Informationen über die Erwerbsarten, die zum betreffenden Lieferanten passen. Beim Erstellen der Eingangsrechnung ist es von entscheidender Bedeutung für die korrekte Mehrwertsteuer , dass Sie die richtige Verkaufsart auswählen!
- Inland - steuerpflichtig (Einkauf von Waren von Steuerpflichtigen auf dem Inlandsmarkt. Die von ihnen angewandte Mehrwertsteuer können Sie als Forderung gegenüber dem Land als Vorsteuer geltend machen. Beim Erstellen der Eingangsrechnung bietet das Programm einen Standard-Steuertyp an, der im Artikelregister eingetragen ist.)
- Andere (Einkauf von Waren von inländischen Betreffs, die nicht steuerpflichtig sind und Ihnen keine Mehrwertsteuer berechnen können, weshalb Sie die Vorsteuer nicht geltend machen können. Beim Erstellen der Eingangsrechnung bietet das Programm automatisch den Steuertyp 0 % Mehrwertsteuer an, den Sie im Abschnitt "Steuertyp, Mehrwertsteuer ausgeschlossen),
- Import - (Waren/Dienstleistungen aus dem Import. Beim Erstellen der Eingangsrechnung bietet das Programm einen Standard-Steuertyp an, der im Artikelregister eingetragen ist.) oder
- Nichtansässig - (wenn Sie Waren von einem Nichtansässigen Ihres Landes kaufen).
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| Währung |
Standardmäßig gibt das Programm die vordefinierte Währung aus den Einstellungen (Programmeinstellungen | Firma | Allgemein) ein, jedoch, wenn Sie die Währung für den betreffenden Kunden im Betreffregister | Kunden vordefiniert haben, gibt das Programm diese Währung ein. Sie können die Währung anschließend auch ändern, indem Sie sie aus der Auswahlliste des Währungsregisters auswählen. Es wird empfohlen, die Währung auszuwählen, bevor Sie mit der Eingabe von Zeilen beginnen!
Wenn die Bestellung in einer Fremdwährung erstellt wird, konvertiert das Programm die Währung automatisch gemäß dem ausgewählten Wechselkurs. Durch diese Funktion können Sie Dokumente in jeder Währung erstellen, und die Funktion ermöglicht es Ihnen auch, die Preisliste in einer Fremdwährung zu verwenden und sie in die Inlandswährung umzuwandeln. Siehe auch: Überwachung von Wechselkursen. |
| Zahlungsmethode |
Standardmäßig gibt das Programm die vordefinierte Zahlungsmethode aus dem Betreffregister | Lieferant ein, aber Sie können sie anschließend ändern, indem Sie die Zahlungsmethode aus dem Zahlungsmethodenregister auswählen. |
| Zahlungstage |
Anzahl der Tage, in denen die fakturierte Bestellung (Rechnung für den Wareneingang) fällig ist. Standardmäßig füllt das Programm den Wert aus dem Betreffregister | Lieferant aus, aber er kann anschließend geändert werden. |
| Lieferfrist |
In diesem Feld geben Sie die Lieferfrist ein, die Sie für den Lieferanten festgelegt haben. Die eingegebene Lieferfrist wird standardmäßig in die Zeilen der Bestellung übertragen. Sie können die Lieferfrist jedoch anschließend in den Bestellzeilenändern!
Wenn Sie die Lieferfrist im Kopfbereich ändern, nachdem mindestens eine der Bestellzeilen eingegeben wurde, bietet das Programm Ihnen die Möglichkeit, dieses neue Datum auch in die Dokumentzeilen einzugeben (siehe Möchten Sie das Lieferdatum in allen Zeilen aktualisieren?).
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| Text |
Aus dem Register der Lieferantentexte wählen Sie einen Text aus, der am unteren Rand der Bestellung/Fußzeile der Bestellung angezeigt wird. Die Standardtext-ID kann im Betreffregister Lieferantausgewählt werden. |
| Lieferart |
Standardmäßig gibt das Programm die vordefinierte Lieferart aus dem Betreffregister | Lieferantein, oder Sie können sie anschließend ändern, indem Sie sie aus dem Liefermethode-Register auswählen. |
| Bedingungen und Ort |
- Für Exportbestellungen wählen Sie auch die Bedingungen-ID aus dem Lieferbedingungenregister ;
- Für Exportbestellungen wählen Sie auch das Ziel oder den Versandort (abhängig von der Art der Bedingungen) aus dem Postzonenregister aus. Im Bericht wird die Beschreibung verwendet und nicht die Nummer des Ortes!
Beim Hinzufügen einer Bestellung zur Eingangsrechnung wird dieses Datum auch auf die Eingangsrechnung übertragen.
Informationen zu Bedingungen und Ort werden standardmäßig aus dem Betreffregister | Lieferantausgefüllt.
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| Angestellter |
Gemäß den Einstellungen bietet das Programm als Angestellten den Benutzer an, der im Programm angemeldet ist, oder den Angestellten, der im Betreffregister | Kunde eingetragen ist.
Ob Sie den Wert in diesem Feld ändern möchten (ob Sie den Angestellten auswählen können) oder nicht, kann in den Programmeinstellungenfestgelegt werden. |
| Erstellt von |
Standardmäßig füllt das Programm die angemeldete Person aus. Dieser Wert kann nicht geändert werden. |
| Verknüpftes Dokument 1 |
Es ist möglich, zwei verknüpfte Dokumente in den Dokumenttyp-Einstellungen zu definieren oder zu benennen. Wenn Sie sie definieren (benennen), werden zwei Felder in der Verkaufsbestellung angezeigt, um den Namen und das Datum des verknüpften Dokuments einzugeben (z. B. Vertragsnummer usw.). |
| Datum |
In diesem Feld steht das Datum des verknüpften Dokuments 1. |
| Verknüpftes Dokument 2 |
Die Eingabeart und die Verwendung sind dieselben wie bei der Eingabe des verknüpften Dokuments 1. |
| Datum |
In diesem Feld steht das Datum des verknüpften Dokuments 2. |
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Obwohl die meisten Felder standardmäßig mit Werten aus dem Betreffregisterausgefüllt werden, können Sie sie anschließend bei Bedarf für jede Bestellung ändern. |
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