Kreiranje i uređivanje klasifikacija

Klasifikacija se najlakše može predstaviti kao mapa u kojoj odlažemo dokumente istog tipa. Danas elektroničku dokumentaciju razvrstavamo pomoću klasifikacija i klasifikacijskog plana.

Klasifikacija dokumenata omogućava sortiranje i grupiranje dokumenata prema njihovim svojstvima i ukazuje na grupu dokumenata kojoj dokumenti pripadaju. Kada se klasifikacije definiraju, dokumente je lakše razvrstati i pronaći.

Osim razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje s dokumentima. Dakle, određuje u kojoj Pohrani će se dokumenti čuvati (eDokumentacija, Lokalna eDokumentacija, Bez pohrane), koliko dugo će se čuvati i sl.

Ako želimo koristiti određenu klasifikaciju (mapu) i u nju slagati dokumente, možemo, ili prilagoditi postojeću, ili na osnovu vlastitih potreba, kreirati novu klasifikaciju i podesiti njezine postavke. U nastavku možete pronaći uputstva za kreiranje i uređivanje klasifikacija.

SAVJET Nakon uspješnog prijenosa unaprijed pripremljenog klasifikacijskog plana preko Web servisa, u šifrantu možete kreirati i uređivati klasifikacije shodno potrebama Vaše tvrtke. Tehnička uputstva i opise polja možete pronaći i pročitati u poglavlju Klasifikacijski plan.

Opis primjera Tvrtka Tecta izvodi projekte montaže šatora. Projektnu dokumentaciju želi uredno voditi jer je projektna dokumentacija temelj za fakturiranje. U tu svrhu izradila je interni akt za vođenje projektne dokumentacije te sukladno tome dopunila Klasifikacijski plan. Odgovorna osoba izradila je nove dodatne klasifikacije i definirala odgovarajuće postavke sljedećim koracima: Kreiranje nove klasifikacije Unos osnovnih podataka klasifikacije Metapodaci

SAVJET Za pohranu projektne dokumentacije vrijede rokovi koje je financijaš odredio u natječaju, kao i rokovi utvrđeni važećim zakonskim propisima. Ukoliko financijaš, na primjer, određuje da se pojedina dokumentacija mora čuvati 8 godina, ali zakon za iste dokumente određuje rok čuvanja od 10 godina, dokumentacija se mora čuvati 10 godina. Više informacija možete pronaći u poglavlju Zakoni i propisi.

1. Kreiranje nove klasifikacije

Odgovorna osoba u tvrtki Tecta želi u Klasifikacijski plan, koji je prenijela putem Web servisa, dodati novu klasifikaciju koja će biti namijenjena čuvanju projektne dokumentacije.

SAVJET O potsupku prijenosa klasifikacijskog plana putem Web servisa pročitajte u korisničkom primjeru Prijenos unaprijed pripremljenog Klasifikacijskog plana.

U meniju izaberite Postavke I Dokumentacija I Klasifikacijski plan.

Za kreiranje nove klasifikacije, na traci s alatima kliknite na (Novi zapis).

U tabeli klasifikacija kreira se novi zapis.

Nastavljate s unosom podataka u unosna polja.

2. Unos osnovnih podataka klasifikacije

U Osnovne podatke klasifikacije unesite podatke.

Novu klasifikaciju unesite u klasifikacijski plan upisom šifre. U našem primjeru, u polje Šifra unesite: 5531.

Dodijelite nadređenu klasifikaciju klasifikaciji odabirom: 553 - Projekti s padajućeg popisa polja Nadređeni.

SAVJET Za lakšu navigaciju u Klasifikacijskom planu koristite Pretragu klasifikacije.

Nakon odabira nadređene klasifikacije, klasifikacija se postavlja u Klasifikacijski plan.

U skladu s internim aktom tvrtke u polje Vrsta gradiva unesite naziv klasifikacije.

U našem primjeru, za klasifikaciju će se koristiti za pohranu projektne dokumentacije instalacija unutar EU.

Prema internom dokumentu tvrtke, klasifikacija određuje koja je vrsta gradiva i njegova valjanost zadržavanja.

U polju Vrsta gradiva iz padajućeg popisa odaberite opciju: Arhivsko gradivo, jer je riječ o gradivu koje ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka.

SAVJET Više o razlikama dokumentacijskih i arhivskih materijala pročitajte u članku Što je arhivsko gradivo. Pravila arhiviranja, odnosno, čuvanja materijala za pojedinu djelatnost ili vrstu materijala uređuje Zakon o zaštiti dokumentacijskog i arhivskog gradiva i arhive.

Odredite Valjanost: 10 i u polju Vrsta odaberite opciju: Godine s padajućeg popisa, obzirom da ovo želite zadržati 10 godina.

Osoba odgovorna za klasifikaciju bit će Adela Administrator.

U tu svrhu u polju Odgovorna osoba, iz padajućeg popisa odaberite korisnika: Adela Administraotr što olakšava pretragu u eDokumentaciji.

Broj dana eskalacije u polju Eskalacija (dani) postavljen je na 8, budući da želi da se zadatak obradi tijekom tog vremena, ako se ne premjesti drugom korisniku.

U polju Poslovni proces navodimo zadani eProces, koji se automatski pokreće kada se arhivira novi dokument s ovom klasifikacijom. Ako nemamo definirani eProces, polje ostavljamo prazno.

U našem primjeru želimo da te dokumente odobri voditelj projekta, pa on odabire eProces za odobravanje dokumenta.

Budući da ovakva projektna dokumentacija ne zahtijeva posebnu zakonom propisanu pohranu, već je unos u digitalnu arhivu prvenstveno namijenjen bržem pristupu, u polju Pohrana za ovu klasifikaciju navodimo jeftiniju uobičajenu pohranu (eDokumentacija).

Odgovorna osoba potvrđuje promjene podešavanja klasifikacije klikom na gumb (Sačuvaj promjene) na traci sa alatima.

Sukladno internom aktu za čuvanje projektne dokumentacije, na isti način se izrađuje i Klasifikacija: Projektna dokumentacija montaže izvan EU.

Nastavlja unos metapodataka.

3. Meatpodaci

U trećem koraku postavite ključne podatke, odnosno, Metapodatke za klasifikaciju. Ovaj posljednji korak olakšava pronalaženje i rad sa dokumentacijom. Također, postavlja obvezni unos metapodataka.

Želi kopirati metapodatke iz stvorene klasifikacije >>Bez klasifikacije<<, koju odabire u polju Klasifikacija.

Klikom na gumb Kopiraj metapodaci se prekopiraju.

Na klasifikaciji želi koristiti metapodatke iz polja predmeta i klasifikacijskog dokumenta.

U tu svrhu na popisu metapodataka u stupcu Vidljivo označite potvrdno polje na pozicijama odabranih metapodataka ili Ime za prikaz: Predmet i Klasifikacija.

Također, ako želite učiniti unos metapodataka za Predmet i Klasifikaciju obveznim. U tu svrhu, Obavezno zadržite označene potvredne okvire za pozicije Predmet i Klasifikacija.

Ukoliko želite dodati nove metapodatke u klasifikaciju, za ručni unos podataka: Br. projektni ugovori.

Birajte posljednji red i pritisnite strelicu prema dolje na tipkovnici.

U polju Prikazani naziv i Variable name upisujete: Br. projektni ugovori.

SAVJET Prikazan naziv i Variable name (naziv varijable) su obavezna polja

Označava polje za potvrdu Obavezno i Vidljivo.

Promjene potvrdite klikom na (Sačuvaj promjene) na traci s alatima.

SAVJET Kartica Dokumenti na klasifikaciji omogućava brži pregled sačuvanih dokumenata izabrane klasifikacije. Do dokumenata u dokumentaciji dolazimo putem menija Postavke I Dokumentacija I Dokumenti.